Vevői rendelési e-mailekből automatikusan árajánlatok (Estimates) a QuickBooks Online-ban

🎯 „Hogyan kerül egy vevői rendelés a QuickBooksba újragépelés nélkül?”

Ez az egyik leggyakoribb kérdés a QuickBooks Online-t használó kis disztribútoroktól és kereskedelmi vállalkozásoktól. A rendelések PDF-ként érkeznek a vevő beszerzési rendszeréből, táblázatként vagy listaként az e-mail szövegében. Maga a QuickBooks csak akkor kezd dolgozni, ha valaki begépelte az árajánlatot.

• Kézi árajánlatok: a PDF megnyitása, a vevő megkeresése, minden terméksor hozzáadása, a mennyiségek ellenőrzése, a vevő rendelésszámának felvétele — majd ugyanez a következő e-mailnél.
• Nincs vevői rendelés, amelyben a rendelést tárolni lehetne: a QuickBooks Online árajánlatokat használ az árajánlatokra és a visszaigazolt rendelésekre is, így könnyű elveszíteni a fonalat, mely árajánlatok valódi rendelések.
• A hibák a számlán bukkannak fel: egy elgépelt mennyiségből vagy termékből hibás számla, később pedig javítás lesz.
• Az árajánlatok későn mennek ki: a nap végéig váró ajánlatkérésből gyakran nem lesz rendelés.

🔍 Amit a QuickBooks-felhasználók általában először kipróbálnak

Az árajánlat kézi begépelése

Kis mennyiségnél pontos, nagynál teljes munkaidős feladat. Ráadásul egyetlen emberen múlik, aki ismeri minden vevő sajátosságait.

Általános automatizálási receptek

Az eseményindító-művelet típusú eszközök létre tudnak hozni egy árajánlatot, amikor e-mail érkezik, de már strukturált adatokra van szükségük. Egy ismeretlen PDF-elrendezés elolvasása, a megfelelő termékek megtalálása és annak eldöntése, hogy az e-mail ajánlatkérés vagy rendelés, a nehéz rész — és ez Önre marad.

Dokumentumelemzők

Az elemzők mezőket nyernek ki egy dokumentumból, miután betanította őket egy elrendezésre. Az eredmény QuickBooks-vevőkhöz és -termékekhez rendelése továbbra is az Ön feladata. Részletesebben: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Hogyan működik a Mail2ERP a QuickBooks Online-nal

Egyetlen bizonylattípus: az árajánlat (estimate)

A QuickBooks Online vevői rendelések és szállítások nélküli könyvelőszoftver, ezért a Mail2ERP árajánlatokkal (estimates) dolgozik:

• Az ajánlatkérésből függőben lévő árajánlat lesz.
• A végleges rendelésből ugyanilyen árajánlat lesz, rendelésként megjelölve: a vevőnek szóló üzenet és a belső megjegyzés is ezt tartalmazza: „Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. A Mail2ERP soha nem fogadja el. Ön ellenőrzi a rendelést, és a QuickBooksban Accepted állapotúra állítja — ez az Ön jóváhagyása.

Mi kerül az árajánlatra

• Vevő: a feladó e-mail-címének egy aktív QuickBooks-vevőhöz kell tartoznia. A QuickBooks API-jában nincsenek külön kapcsolattartók, ezért a vevő saját e-mail-címeit használja. A Mail2ERP soha nem hoz létre vevőt.
• Termékek és szolgáltatások: az e-mailben szereplő kódokat a tételek SKU-jával párosítja, vagy a tétel nevével, ha a tételnek nincs SKU-ja. A QuickBooks-tételek az API-ban nem hordoznak vonalkódot, szállítói kódot vagy vevői kódot, ezért ezeket nem használja. A Mail2ERP soha nem hoz létre tételt.
• Árak és adók: a sor ára a tétel QuickBooks-beli eladási árából származik; az e-mailben szereplő árat csak akkor használja, ha a tételnek nincs ilyen ára. A QuickBooks a saját adóit alkalmazza. Vevőspecifikus árlisták nem érhetők el a QuickBooks API-jában.
• A vevő hivatkozása: a rendelésszáma megjelenik a vevőnek szóló üzenetben („Your reference: …”) és a belső megjegyzésben. A QuickBooks megtartja a saját árajánlatszámát.
• Szállítási dátum és cím: rendelés esetén a kért dátumból szállítási dátum lesz; a vevő saját szállítási címe marad.
• Maga az e-mail: az e-mail szövege a belső megjegyzésbe kerül, az eredeti fájlokat pedig az árajánlathoz csatolja.

Amikor a vevő az Ön árajánlata alapján rendel

Az RFQ-felismerés bekapcsolásával az a válasz, amely hivatkozik az árajánlata számára, és egyértelműen „rendelést” ad le, vevői rendelésként jelöli meg az árajánlatot. Ha a vevő egyes sorok mennyiségét módosítja, amíg az árajánlat még függőben van, ezeket a mennyiségeket frissíti; egyébként a teljes árajánlatot rendeli meg, a csapatának szóló megjegyzéssel. Továbbra is az Ön elfogadására vár.

Nem egyértelmű e-mailek és duplikátumok

Az az e-mail, amelyet a Mail2ERP nem tud importálni — ismeretlen feladó, egyetlen tétellel sem egyező kód —, az INBOX-ban marad, olvasatlanul, az okkal a naplóban. A biztosan ki nem olvasható mennyiséget kihagyja, nem találgatja, és Önt megkéri a pótlására. Minden árajánlat Mail2ERP-jelölőt hordoz a belső megjegyzésben, és minden létrehozás kérésazonosítóval megy ki, így egy megszakadt futás vagy egy továbbított másolat soha nem hoz létre második árajánlatot.

🛠️ Beállítás lépésről lépésre

• 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Mail2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket. Bankkártya nem szükséges.
• 2. lépés — Csatlakoztassa a postafiókját: Beállítások → Mail2ERP → Access Manager → Forrás hozzáadása. A Gmail és a Microsoft 365 Secure Quick Connecttel csatlakozik; más szolgáltatók IMAP-on, alkalmazásjelszóval. Minden szolgáltatót lefed: A csatlakozás lépései. Ehelyett a rendeléseket a mail2erp@bots4.me címre is továbbíthatja.
• 3. lépés — Csatlakoztassa a QuickBooks Online-t: Célhely hozzáadása → QuickBooks csempe → Bejelentkezés QuickBooksszal. Jelentkezzen be a vállalata rendszergazda-felhasználójával; ha a bejelentkezéséhez több vállalat tartozik, a QuickBooks megkérdezi, melyiket csatlakoztassa. Semmilyen jelszót vagy API-kulcsot nem tárolunk.
• 4. lépés — Ellenőrizze a tételeit: győződjön meg arról, hogy a vevők által használt kódok szerepelnek a termékek és szolgáltatások SKU mezőjében, vagy hogy a tételnevek megegyeznek azzal, amit a vevők írnak.
• 5. lépés — Futtassa DEMO módban, majd váltson LIVE-ra: a Mail2ERP DEMO módban indul, és e-mailben elküldi az árajánlatot, amelyet létrehozott volna. Ha a jelentések rendben vannak, állítsa a Mód értékét LIVE-ra a Vezérlés fülön.

Csak QuickBooks Online — a QuickBooks Desktopnak nincs felhős API-ja, és nem csatlakoztatható.

🧭 Az első hét a Discovery-hónapban

• Mód: a DEMO az e-mailjeit és QuickBooks-adatait olvassa, és semmit nem ír; a LIVE az első DEMO-jelentés e-mailje után válik elérhetővé.
• Működési idő és hétvégék: a Mail2ERP ezen az időn belül fut, kezdetben a hétköznapi irodai időben.
• Discovery-kapcsolók: a Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak. A QuickBooksnál az RFQ-felismerés és a Külsősök elkülönítése a hasznos; a Smart Multi-Code Matching kapcsolóknak a QuickBooksban nincs mivel dolgozniuk.
• Tesztrendelés: küldjön egy vevő címéről e-mailt két-három SKU-val és mennyiséggel, majd egy második e-mailt, amely csak árakat kér. Két DEMO-jelentés mutatja, hogyan néznének ki az árajánlatok; a döntések a Naplók fülön és a _Mail2ERP/LOGS mappában is megtalálhatók.
• Tanítás: húzzon egy e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába, hogy az adott típusként újra feldolgozza, vagy a _Mail2ERP/KIHAGY mappába, hogy a jövőben kihagyja az ilyen típusú e-maileket.

🧾 Elfogadás után: számlázás az AutoERP-vel

Az árajánlat elfogadásánál a Mail2ERP munkája véget ér. Ha azt szeretné, hogy a számla is magától kövesse, az AutoERP a QuickBooksban csak számláz: minden Accepted állapotúra állított árajánlatot kiszámláz, amint minden tétele raktáron van, a BOTS4.me pedig e-mailben elküldi a számlát a vevőnek. Csak az AutoERP első LIVE futása után elfogadott árajánlatokat számlázza — a korábban elfogadottak Önnél maradnak. A QuickBooks API-jában nincsenek szállítási bizonylatok és előlegszámla, ezért nincs kiszállítási lépés, és az előleget igénylő rendelések Önnél maradnak.

• Nap mint nap: az importált e-mailek a _Mail2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerülnek; Ön megnyitja a vevői rendelésként megjelölt függőben lévő árajánlatokat, ellenőrzi és elfogadja őket.
• API-korlátok: a QuickBooks vállalatonként korlátozza az API-hívásokat. A BOTS4.me futásonként egyszer olvas be minden listát, és vár, ha a QuickBooks lassításra kéri.
• Platform: EU-ban üzemel, a GDPR-t szem előtt tartva készült, 2FA, valamint jelentések, naplók és postafiókmappák 31 nyelven.

📚 Kapcsolódó olvasmányok

• Funkciók és csomagok: Mail2ERP termékoldal és a Mail2ERP útmutató.
• Inkább Xerót használ? E-mailes rendelésekből automatikusan Xero-árajánlatok.
• Lehetőségek összehasonlítása: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP.
• Az elfogadott rendelések számlázása: az AutoERP útmutató.
• Áttekintés kisvállalkozásoknak: E-mail-automatizálás kisvállalkozásoknak.

🔗 Források és további olvasnivalók

Az útmutatóban hivatkozott hivatalos dokumentáció. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.

• QuickBooks Help — Create and send estimates in QuickBooks Online