E-mailes rendelésekből automatikusan Xero-árajánlatok
A rendelések és ajánlatkérések e-mailben érkeznek — az árajánlat-piszkozat már várja a Xeróban
A Xeróban vannak árajánlatok (quotes) és számlák, de vevői rendelések nincsenek, így egy vevő e-mailben küldött rendeléséből általában olyan árajánlat lesz, amelyet valaki kézzel gépel be. Ez az útmutató bemutatja, hogyan végzi el ezt a gépelést a Mail2ERP: elolvassa az e-mailt és a mellékletét, megkeresi a kapcsolatot és a készletcikkeit a Xeróban, és árajánlat-piszkozatot hoz létre — „Customer order” címmel, ha végleges rendelésről van szó —, amelyet Ön ellenőriz és Accepted állapotúra állít. DEMO módban indul, és az első hónap ingyenes Discovery-hónap.
🎯 „Minden rendelési e-mailből olyan árajánlat lesz, amelyet magam gépelek be”
A Xerót használó kis nagykereskedők, szakmai beszállítók és gyártók ugyanazt a rutint írják le. A rendelés PDF-ként vagy táblázatként érkezik, esetleg néhány sorként az e-mailben. Mielőtt a Xero bármit tehetne, valakinek össze kell állítania az árajánlatot: megkeresni a kapcsolatot, felvenni minden cikket, begépelni a mennyiségeket, hozzáadni a vevő hivatkozását.
- Minden nap időt visz el: egy tízsoros rendelés több perc gondos gépelés, és a munka minden új vevővel nő.
- A hibák továbbvándorolnak: az árajánlaton szereplő rossz cikkkódból az árajánlat elfogadása után hibás számla lesz.
- A rendelések és az ajánlatkérések hasonlóak: mindkettőből árajánlat lesz, és könnyű szem elől téveszteni, melyek a valódi rendelések.
- A késői árajánlatok üzleteket veszítenek: a holnap megválaszolt ajánlatkérés gyakran ahhoz a beszállítóhoz kerül, amelyik ma válaszolt.
🔍 Amit a Xero-felhasználók általában először kipróbálnak
Egy korábbi árajánlat másolása
A Xero lehetővé teszi egy korábbi árajánlat másolását, ami segít, ha a vevő ugyanazokat a dolgokat rendeli újra. Nem segít azonban egy új rendelésnél, amelynek sorai egy PDF-mellékletben vannak — ezeket továbbra is el kell olvasni és be kell gépelni.
Automatizálási receptek és elemzők
A munkafolyamat-eszközök strukturált adatokból tudnak árajánlatot létrehozni, a dokumentumelemzők pedig ismert elrendezésből tudnak mezőket kinyerni. A kettő között van a nehéz rész: egy ismeretlen elrendezés megértése, a Xero-cikkkódok és -kapcsolatok párosítása, és a rendelés megkülönböztetése az ajánlatkéréstől. Ezt a rést itt vizsgáljuk: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP.
⚠️ Amire a feladathoz valóban szükség van
Olvasson el bármilyen elrendezést sablonok nélkül, találja meg a kapcsolatot és a cikkkódokat a Xeróban, használja a Xero-árait és -adókulcsait, jelölje meg, mely árajánlatok valódi rendelések — az elfogadásukat pedig hagyja Önre.
⚙️ Hogyan működik a Mail2ERP a Xeróval
Megérkezik a vevő e-mailje
A Mail2ERP olvas és párosít
Árajánlat-piszkozat a Xeróban
Ön Accepted állapotúra állítja
Árajánlat-piszkozatok ajánlatkérésekhez és rendelésekhez
- Az ajánlatkérésből árajánlat-piszkozat lesz.
- A végleges rendelésből árajánlat-piszkozat lesz Customer order címmel és „Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)” előzményjegyzettel. A Mail2ERP soha nem fogadja el: Ön ellenőrzi, és a Xeróban Accepted állapotúra állítja.
Mi kerül az árajánlatra
- Kapcsolat: a feladó e-mail-címének egy Xero-beli vevői kapcsolathoz vagy annak egyik kapcsolattartójához kell tartoznia. A Mail2ERP soha nem hoz létre kapcsolatot.
- Cikkek: az e-mailben szereplő kódokat a Xero-cikkek Code mezőjével párosítja; kód nélküli cikkek nem párosíthatók. A Xero-cikkek nem hordoznak vonalkódot, szállítói kódot vagy vevői kódot, ezért ezeket nem használja. A Mail2ERP soha nem hoz létre cikket.
- Árak és adó: minden sor a cikk eladási egységárát kapja, minden soron adókulccsal. Az e-mailben szereplő árat csak akkor használja, ha a cikknek nincs eladási ára. Vevőspecifikus árlisták nem érhetők el a Xero API-ján keresztül.
- Hivatkozás: a vevő rendelésszáma az árajánlat Reference mezőjébe kerül.
- Megjegyzések: a vevő üzenetéből az árajánlat összefoglalója lesz, amely rákerül a nyomtatott árajánlatra. Az e-mail szövege és a kért szállítási dátum az árajánlat belső előzményjegyzeteibe kerül. Az eredeti fájlokat az árajánlathoz csatolja.
- Cím: a Xero-árajánlatok a kapcsolat címét veszik át.
Miért marad piszkozat az árajánlat
Az árajánlat-piszkozatot senkinek nem küldi el. Ez szándékos: a rendelést szoftver olvasta el, és Önnek előbb kell látnia, mint a vevőjének. Naponta egyszer-kétszer nyissa meg a Customer order című piszkozatokat, vesse össze a sorokat a csatolt eredetivel, és állítsa az árajánlatot Accepted állapotúra. Az ajánlatkérések is piszkozatok maradnak, így módosíthat egy árat vagy hozzáadhat megjegyzést, mielőtt a Xeróból elküldi az árajánlatot a vevőnek.
Amikor a vevő az Ön árajánlata alapján rendel
Az RFQ-felismerés bekapcsolásával az a válasz, amely hivatkozik az árajánlata számára, és egyértelműen megrendeli azt, vevői rendelésként jelöli meg az árajánlatot. Amíg az árajánlat piszkozat vagy elküldött állapotú, a vevő által egyes sorokra megadott mennyiségváltozásokat alkalmazza; egyébként a teljes árajánlatot rendeli meg, megjegyzéssel. Az elfogadott árajánlat a Xeróban zárolt, ezért a Mail2ERP csak előzményjegyzetet fűz hozzá.
Nem egyértelmű e-mailek és duplikátumok
Az az e-mail, amely nem importálható — ismeretlen feladó, egyező cikk nélküli kód —, az INBOX-ban marad, olvasatlanul, az okkal a naplóban. A biztosan ki nem olvasható mennyiségeket kihagyja, nem találgatja, és Önt megkéri a pótlásukra. Minden árajánlat idempotenciakulccsal jön létre, és egy megszakadt futás megtalálja a már létrehozott árajánlatot, ahelyett hogy egy másodikat hozna létre; ugyanannak a rendelésnek a továbbított másolatát egyszer importálja.
🛠️ Beállítás lépésről lépésre
- 1. lépés — Indítsa el az ingyenes Discovery-hónapot: jelentkezzen be a bots4.me/bots oldalon, kattintson a Mail2ERP kártyán az Ingyenes Discovery-hónap indítása gombra, és egyszer fogadja el a Felhasználási feltételeket. Bankkártya nem szükséges.
- 2. lépés — Csatlakoztassa a postafiókját: Beállítások → Mail2ERP → Access Manager → Forrás hozzáadása. A Gmail és a Microsoft 365 Secure Quick Connectet használ; minden más szolgáltató IMAP-on csatlakozik. Lásd: A csatlakozás lépései. Vagy postafiók csatlakoztatása nélkül továbbítsa a rendeléseket a mail2erp@bots4.me címre.
- 3. lépés — Csatlakoztassa a Xerót: Célhely hozzáadása → Xero csempe → Bejelentkezés Xeróval. A Xero megkérdezi, melyik szervezetet használhatja a BOTS4.me; válassza ki, és kattintson az Allow access gombra. Ha több szervezetet csatlakoztatott, válassza ki a szervezetet a Xero kártyán. Semmilyen jelszót vagy API-kulcsot nem tárolunk.
- 4. lépés — Ellenőrizze a cikkkódokat: győződjön meg arról, hogy a vevők által rendelt cikkeknek van olyan kódja (Code) a Xeróban, amely megegyezik azzal, amit írnak.
- 5. lépés — Futtassa DEMO módban, majd váltson LIVE-ra: a Mail2ERP DEMO módban indul, és e-mailben elküldi az árajánlatot, amelyet létrehozott volna. Ha a jelentések rendben vannak, állítsa a Mód értékét LIVE-ra a Vezérlés fülön.
🧪 Próbálja ki a Xero Demo Company-n
A Xero Demo Company alkalmas a BOTS4.me kipróbálására. A Xero időnként visszaállítja — ilyenkor jelentkezzen be újra —, és nem küld belőle e-maileket.
🧭 Az első hét a Discovery-hónapban
- Mód: a DEMO az e-mailjeit és Xero-adatait olvassa, és semmit nem ír; a LIVE az első DEMO-jelentés e-mailje után válik elérhetővé.
- Működési idő és hétvégék: a Mail2ERP ezen az időn belül fut, kezdetben a hétköznapi irodai időben.
- Discovery-kapcsolók: a Discovery jelölésű kapcsolók benne vannak az ingyenes hónapban, és kikapcsolva indulnak. A Xerónál az RFQ-felismerés és a Külsősök elkülönítése a hasznos; a Smart Multi-Code Matching kapcsolóknak a Xeróban nincs mivel dolgozniuk.
- Tesztrendelés: küldjön egy vevői kapcsolat címéről e-mailt két-három cikkkóddal és mennyiséggel, majd egy második e-mailt, amely csak árakat kér. A DEMO-jelentések mindkét árajánlatot megmutatják; a döntések a Naplók fülön és a _Mail2ERP/LOGS mappában is megtalálhatók.
- Tanítás: húzzon egy e-mailt a _Mail2ERP/ARAJANLAT vagy a _Mail2ERP/RENDELESEK mappába, hogy az adott típusként újra feldolgozza, vagy a _Mail2ERP/KIHAGY mappába, hogy a jövőben kihagyja az ilyen típusú e-maileket.
📅 Amikor a Discovery-hónap véget ér
Amikor a hónap véget ér, a Mail2ERP magától az ingyenes csomagon folytatja, kis havi kerettel: ha elfogy, az új tételek a következő hónapig várnak, vagy amíg nem választ csomagot, és egy már megkezdett tétel mindig befejeződik. Ha minden funkciót meg szeretne tartani, válasszon csomagot — a csomagtáblázatot a Mail2ERP termékoldalán találja.
Az ingyenes csomag az e-mail-szöveget, a PDF-et, a CSV-t és a HTML-t olvassa; a beszkennelt PDF-ekhez, képekhez, az Excelhez, a Wordhöz és a Discovery-kapcsolókhoz csomag szükséges. Semmi nem vész el abból, amit már importált.
🧾 Elfogadás után: számlázás az AutoERP-vel
A Mail2ERP az árajánlat-piszkozatnál megáll. Ha a számlának magától kell követnie, az AutoERP a Xeróban csak számláz: minden Accepted állapotúra állított árajánlatot kiszámláz, amint minden tétele raktáron van, a BOTS4.me pedig e-mailben elküldi a számlát a vevőnek. Csak az AutoERP első LIVE futása után elfogadott árajánlatokat számlázza. A Xero API-jában nincsenek szállítási bizonylatok és előlegszámla, ezért nincs kiszállítási lépés, és az előleget igénylő rendelések Önnél maradnak.
- Nap mint nap: az importált e-mailek a _Mail2ERP/FELDOLGOZOTT mappába kerülnek; Ön ellenőrzi a Customer order című árajánlat-piszkozatokat, és elfogadja őket.
- API-korlátok: a Xero szervezetenként percenként és naponta korlátozza az API-hívásokat. A BOTS4.me ezt a korlátot megosztja a többi Xero-alkalmazásával, lassít, ha a Xero kéri, és másnap folytatja, ha a napi korlát elfogyott.
- Platform: EU-ban üzemel, a GDPR-t szem előtt tartva készült, 2FA, valamint jelentések, naplók és postafiókmappák 31 nyelven.
❓ Gyakran ismételt kérdések
Létre tud hozni a Xero automatikusan árajánlatot egy e-mailben küldött rendelésből?
Magától nem. A Mail2ERP elolvassa az e-mailt és a PDF- vagy táblázatmellékletét, párosítja a kapcsolatot és a cikkkódjait, és árajánlat-piszkozatot hoz létre a Xeróban — Customer order címmel, ha végleges rendelésről van szó.
A Mail2ERP elküldi vagy elfogadja az árajánlatot?
Nem. Az árajánlat piszkozat marad. Ön dönti el, hogy elküldi-e a vevőnek, és mikor állítja Accepted állapotúra.
Miért árajánlat, és miért nem vevői rendelés?
A Xeróban nincsenek vevői rendelések. A Customer order című árajánlat-piszkozat a legközelebbi bizonylat, és az elfogadása a Xeróban az Ön jóváhagyása a számlázáshoz.
Milyen árakat használ?
Minden Xero-cikk eladási egységárát, minden soron adókulccsal. Az e-mailben írt árat csak akkor használja, ha a cikknek nincs eladási ára.
A vevőnk rendelésszáma — hová kerül?
Az árajánlat Reference mezőjébe, így Ön megtalálja, a vevő pedig felismeri.
Kimeríti a Xero API-korlátunkat?
A BOTS4.me a Xero percenkénti korlátja alatt tartja a tempóját, és a napi korlátot megosztja a többi Xero-alkalmazásával. Ha a napi korlát elfogyott, leáll, és másnap folytatja.
Kipróbálhatom, mielőtt hozzányúlna a valódi szervezetemhez?
Igen. A DEMO mód semmit nem ír a Xeróba, és először a Xero Demo Company-t is csatlakoztathatja.
📚 Kapcsolódó olvasmányok
- Funkciók és csomagok: Mail2ERP termékoldal és a Mail2ERP útmutató.
- Inkább QuickBookst használ? Vevői rendelési e-mailekből QuickBooks Online-árajánlatok.
- Készletre és vevői rendelésekre van szüksége? Hogyan importálhatók e-mailes rendelések a Zoho Inventoryba és a Zoho Booksba.
- Lehetőségek összehasonlítása: Parseur, Docparser vagy Nanonets vs. Mail2ERP.
- Először próbálja ki az irányítópultot: a BOTS4.me irányítópult élő demója.
🔗 Források és további olvasnivalók
Az útmutatóban hivatkozott hivatalos oldalak. A külső hivatkozások új lapon nyílnak meg.
Hagyja, hogy a Xero-árajánlatok maguktól elkészüljenek
Csatlakoztassa a postafiókját és a Xerót néhány perc alatt, figyelje a Mail2ERP munkáját DEMO módban, és csak akkor váltson élesre, ha már biztos benne. Az első hónap ingyenes Discovery-hónap, bankkártya nélkül.
Több folyamatot automatizálna, vagy olyan ERP-je van, amely nincs a listánkon? We build it for you: book a free call →