Tự động biến đơn hàng email thành báo giá Xero

🎯 “Mỗi email đặt hàng lại thành một báo giá tôi phải tự gõ”

Các nhà bán buôn nhỏ, nhà cung cấp thương mại và nhà sản xuất dùng Xero mô tả cùng một quy trình. Đơn hàng đến dưới dạng PDF hoặc bảng tính, hoặc vài dòng trong email. Trước khi Xero làm được gì, ai đó phải lập báo giá: tìm liên hệ, thêm từng mặt hàng, gõ số lượng, thêm số tham chiếu của khách hàng.

• Tốn thời gian mỗi ngày: một đơn hàng mười dòng là vài phút gõ cẩn thận, và công việc tăng lên với mỗi khách hàng mới.
• Lỗi lan truyền: một mã hàng sai trên báo giá trở thành một hóa đơn sai khi báo giá được chấp nhận.
• Đơn hàng và yêu cầu báo giá trông giống nhau: cả hai đều thành báo giá, và rất dễ mất dấu đâu là đơn hàng thật.
• Báo giá trễ làm mất giao dịch: một yêu cầu báo giá được trả lời vào ngày mai thường về tay nhà cung cấp đã trả lời hôm nay.

🔍 Người dùng Xero thường thử gì trước tiên

Sao chép một báo giá trước đó

Xero cho phép bạn sao chép một báo giá cũ, điều này hữu ích khi khách hàng đặt lại những thứ giống nhau. Nó không giúp được với một đơn hàng mới có các dòng nằm trong tệp PDF đính kèm — những dòng đó vẫn phải được đọc và gõ lại.

Công thức tự động hóa và trình phân tích

Các công cụ quy trình có thể tạo báo giá từ dữ liệu có cấu trúc, và trình phân tích tài liệu có thể trích xuất các trường từ một bố cục đã biết. Ở giữa là phần khó: hiểu một bố cục chưa biết, đối chiếu mã hàng và liên hệ trong Xero của bạn, và phân biệt đơn hàng với yêu cầu báo giá. Chúng tôi xem xét khoảng trống đó trong Parseur, Docparser hay Nanonets so với Mail2ERP.

⚙️ Mail2ERP hoạt động với Xero như thế nào

Bản nháp báo giá cho yêu cầu báo giá và đơn hàng

• Yêu cầu báo giá trở thành một bản nháp báo giá.
• Đơn hàng chắc chắn trở thành một bản nháp báo giá với tiêu đề Customer order và ghi chú lịch sử “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP không bao giờ chấp nhận nó: bạn xem xét và đánh dấu Accepted trong Xero.

Những gì được đưa vào báo giá

• Liên hệ: địa chỉ email của người gửi phải thuộc về một liên hệ khách hàng trong Xero hoặc một trong những người liên hệ của liên hệ đó. Mail2ERP không bao giờ tạo liên hệ.
• Mặt hàng: mã trong email được đối chiếu với Code của mặt hàng Xero; mặt hàng không có mã thì không thể đối chiếu. Mặt hàng Xero không có mã vạch, mã nhà cung cấp hay mã khách hàng, nên những mã đó không được dùng. Mail2ERP không bao giờ tạo mặt hàng.
• Giá và thuế: mỗi dòng lấy đơn giá bán của mặt hàng, với thuế suất trên mỗi dòng. Giá trong email chỉ được dùng khi mặt hàng không có giá bán. Bảng giá riêng theo khách hàng không có qua API của Xero.
• Tham chiếu: số PO của khách hàng được đưa vào trường Reference của báo giá.
• Ghi chú: lời nhắn từ khách hàng trở thành phần tóm tắt báo giá, được in trên báo giá. Nội dung email và ngày giao hàng yêu cầu được đưa vào ghi chú lịch sử của báo giá, vốn chỉ dùng nội bộ. Các tệp gốc được đính kèm vào báo giá.
• Địa chỉ: báo giá Xero lấy địa chỉ của liên hệ.

Vì sao báo giá vẫn ở dạng bản nháp

Bản nháp báo giá không được gửi cho ai cả. Điều đó là có chủ ý: đơn hàng được phần mềm đọc, và bạn nên xem nó trước khách hàng. Hãy mở các bản nháp có tiêu đề Customer order một hoặc hai lần mỗi ngày, đối chiếu các dòng với tệp gốc đính kèm, và đánh dấu báo giá là Accepted. Yêu cầu báo giá cũng ở dạng bản nháp, để bạn có thể điều chỉnh giá hoặc thêm ghi chú trước khi gửi báo giá cho khách hàng từ Xero.

Khi khách hàng đặt hàng theo báo giá của bạn

Khi bật Phát hiện RFQ, một thư trả lời trích dẫn số báo giá của bạn và đặt hàng rõ ràng sẽ đánh dấu báo giá đó là đơn đặt hàng của khách. Khi báo giá vẫn ở trạng thái nháp hoặc đã gửi, các thay đổi số lượng mà khách hàng nêu cho từng dòng cụ thể sẽ được áp dụng; nếu không, toàn bộ báo giá được đặt hàng kèm một ghi chú. Báo giá đã được chấp nhận bị khóa trong Xero, nên Mail2ERP chỉ thêm một ghi chú lịch sử vào đó.

Email chưa rõ ràng và trùng lặp

Một email không thể nhập — người gửi không xác định, mã không có mặt hàng khớp — nằm lại trong INBOX, chưa đọc, với lý do ghi trong nhật ký. Số lượng không đọc được một cách chắc chắn sẽ bị bỏ qua, không đoán, và bạn được yêu cầu thêm vào. Mỗi báo giá được tạo với một khóa idempotency, và một lần chạy bị gián đoạn sẽ tìm thấy báo giá nó đã tạo thay vì tạo báo giá thứ hai; một bản sao chuyển tiếp của cùng đơn hàng chỉ được nhập một lần.

🛠️ Thiết lập từng bước

• Bước 1 — Bắt đầu tháng Discovery miễn phí của bạn: đăng nhập tại bots4.me/bots, nhấp Bắt đầu tháng Discovery miễn phí trên thẻ Mail2ERP và chấp nhận Điều khoản một lần. Không cần thẻ.
• Bước 2 — Kết nối hộp thư của bạn: Cài đặt → Mail2ERP → Access Manager → Thêm Nguồn. Gmail và Microsoft 365 dùng Secure Quick Connect; mọi nhà cung cấp khác kết nối qua IMAP. Xem Kết nối. Hoặc chuyển tiếp đơn hàng đến mail2erp@bots4.me mà không cần kết nối hộp thư.
• Bước 3 — Kết nối Xero: Thêm Đích đến → ô Xero → Đăng nhập bằng Xero. Xero hỏi BOTS4.me được dùng tổ chức nào; hãy chọn tổ chức và nhấp Allow access. Nếu bạn đã kết nối nhiều tổ chức, hãy chọn tổ chức trên thẻ Xero. Không lưu mật khẩu hay khóa API nào.
• Bước 4 — Kiểm tra mã hàng của bạn: đảm bảo các mặt hàng khách hàng đặt có Code trong Xero khớp với những gì họ viết.
• Bước 5 — Chạy ở DEMO, rồi chuyển sang LIVE: Mail2ERP bắt đầu ở Chế độ Demo và gửi email cho bạn báo giá mà nó sẽ tạo. Khi các báo cáo trông đúng, hãy đặt Chế độ thành LIVE trên tab Điều khiển.

🧭 Tuần đầu tiên của bạn trong tháng Discovery

• Chế độ: DEMO đọc email và dữ liệu Xero của bạn mà không ghi gì; LIVE khả dụng sau email báo cáo DEMO đầu tiên.
• Giờ hoạt động và cuối tuần: Mail2ERP chạy trong khung giờ này, ban đầu là giờ hành chính các ngày trong tuần.
• Công tắc Discovery: các công tắc có nhãn Discovery được bao gồm trong tháng miễn phí và ban đầu ở trạng thái tắt. Trên Xero, các công tắc hữu ích là Phát hiện RFQ và Tách riêng Bên ngoài; các công tắc Đối chiếu đa mã thông minh không có mã nào để làm việc trong Xero.
• Đơn thử nghiệm: gửi email hai hoặc ba mã hàng kèm số lượng từ địa chỉ của một liên hệ khách hàng, rồi gửi email thứ hai chỉ hỏi giá. Các báo cáo DEMO cho thấy cả hai báo giá; các quyết định cũng có trong tab Nhật ký và thư mục _Mail2ERP/LOGS.
• Dạy nó: kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG để thử lại theo loại đó, hoặc vào _Mail2ERP/BO_QUA để bỏ qua loại email đó trong tương lai.

🧾 Sau khi bạn chấp nhận: xuất hóa đơn với AutoERP

Mail2ERP dừng lại ở bản nháp báo giá. Nếu hóa đơn cần tự động theo sau, AutoERP trên Xero chỉ làm việc xuất hóa đơn: nó xuất hóa đơn cho mọi báo giá bạn đánh dấu Accepted, khi mọi mặt hàng trên đó đều có trong kho, và BOTS4.me gửi email hóa đơn cho khách hàng của bạn. Chỉ những báo giá được chấp nhận sau lần chạy LIVE đầu tiên của AutoERP mới được xuất hóa đơn. API của Xero không có chứng từ giao hàng và hóa đơn trả trước, nên không có bước giao hàng, và các đơn hàng cần trả trước vẫn do bạn xử lý.

• Hằng ngày: email đã nhập được chuyển vào _Mail2ERP/DA_XU_LY; bạn kiểm tra các bản nháp báo giá có tiêu đề Customer order và chấp nhận chúng.
• Giới hạn API: Xero giới hạn số lệnh gọi API cho mỗi tổ chức theo phút và theo ngày. BOTS4.me chia sẻ giới hạn đó với các ứng dụng Xero khác của bạn, chậm lại khi Xero yêu cầu và tiếp tục vào ngày hôm sau khi đã dùng hết giới hạn trong ngày.
• Nền tảng: lưu trữ tại EU, xây dựng theo GDPR, 2FA, và báo cáo, nhật ký và thư mục hộp thư bằng 31 ngôn ngữ.

📚 Bài đọc liên quan

• Tính năng và gói: trang sản phẩm Mail2ERP và Hướng dẫn Mail2ERP.
• Bạn dùng QuickBooks? Biến email đặt hàng của khách thành báo giá QuickBooks Online.
• Cần tồn kho và đơn bán hàng? Cách nhập đơn hàng email vào Zoho Inventory và Zoho Books.
• So sánh các lựa chọn: Parseur, Docparser hay Nanonets so với Mail2ERP.
• Thử bảng điều khiển trước: Bản demo trực tiếp bảng điều khiển BOTS4.me.

🔗 Nguồn và tài liệu đọc thêm

Các trang chính thức được tham chiếu trong hướng dẫn này. Liên kết ngoài mở trong tab mới.

• Xero — Quotes