Mail2KNOW

🔑 Öğrenme Token’ınız

Biçim: LEARN-xxxxxxxxxxxx — hesabınıza özel gizli bir kod

Nerede bulunur: Kontrol panelinizin Mail2KNOW sekmesinde, BOTS4.me/bots adresinde — pratik bir kopyalama düğmesiyle birlikte. Aboneliğinizin ilk çalıştırmasında otomatik olarak oluşturulur.

Nasıl kullanılır: Token’ı, Mail2KNOW e-posta adresinize gönderilen (veya iletilen) bir e-postanın konu satırında ya da yazdığınız metinde herhangi bir yere koyun. Mail2ERP’nin de okuduğu bir posta kutusunda konu satırına koyun — ya da LEARN klasörünü kullanın.

Kimler öğretebilir: Öğrenme materyali olarak Onaylar ve raporlar için alanındaki adreslerden ve şirketinizin kendi alan adındaki iş arkadaşlarından (doğrulanmış gönderen) gelen e-postalar kabul edilir. Alan adınız dışındaki bir adres yalnızca onu Kimler Öğretip Sorabilir alanına eklerseniz öğretebilir — token tek başına yetmez (aşağıdaki Güvenlik bölümüne bakın).

📥 _Mail2KNOW/LEARN klasörü

Bağlı her posta kutusu INBOX/_Mail2KNOW/LEARN klasörünü alır. İçine herhangi bir e-postayı sürükleyin — bir tedarikçinin fiyat listesi, bir iş arkadaşınızın yazdığı iyi bir yanıt — Mail2KNOW onu ekleriyle birlikte öğrenir. Token gerekmez.

Öğrenildikten sonra e-posta LEARN/DONE klasörüne taşınır; böylece neyin alındığını görürsünüz. Hiçbir e-posta iki kez öğrenilmez.

🔐 Token gizli kalır

Mail2KNOW öğrenme token’ınızı hiçbir e-postada göndermez — ne taslaklarda, ne [Q-xxxx] e-postalarında, ne de onaylarda. Bir [Q-xxxx] e-postasına verilen yanıt onsuz da öğretir.

Token, öğretme yetkisi olmayan birinin e-postasında görünürse hiçbir şey öğrenilmez ve token otomatik olarak değiştirilir. Bunu bildiren bir e-posta alırsınız — yeni token asla e-postada yer almaz: onu panelinizden kopyalayın.

Token’ı istediğiniz zaman değiştirmek için Mail2KNOW sekmesinde token’ın yanındaki Yeni belirteç düğmesine basın.

📎 Ne Gönderebilirsiniz

Her ek, ayrı bir belge olarak işlenir:

• Word belgeleri — kılavuzlar, ürün açıklamaları, dahili nasıl yapılır belgeleri (Personal paketi ve üstü)
• Excel / CSV — fiyat listeleri, ürün tabloları, parametre sayfaları (Personal paketi ve üstü)
• PDF — kataloglar, teknik veri sayfaları, şartlar ve koşullar, OCR ile taranmış PDF’ler dahil (Personal paketi ve üstü)
• Görseller — fotoğraflanmış belgeler, ekran görüntüleri (Personal planı ve üzeri, önce Görseller’i açın)
• HTML dosyaları — dışa aktarılmış web sayfaları (tüm planlarda)
• E-posta gövdesinin kendisi — bilgiyi doğrudan e-posta metnine yazmanız yeterlidir (tüm paketlerde)

🗂️ Otomatik Kategoriler

Nasıl çalışır: Yapay zeka, her belgeyi bir veya daha fazla bilgi makalesine dönüştürür ve her makaleyi bir kategoriye atar (örn. “Fiyatlandırma”, “Kargo”, “Ürün özellikleri”).

Kurulum gerekmez: Kategoriler otomatik olarak oluşturulur ve atanır — bilgi bankanızın düzenli kalması için en fazla 15 kategoriye kadar.

♻️ Bilgiyi Güncelleme — Yeni Sürüm Kazanır

Nasıl düzeltilir veya güncellenir: Aynı kategoride aynı başlığa sahip bir makale üreten güncellenmiş bir belge gönderin — yeni makale, eski sürümün otomatik olarak yerini alır.

Hiçbir şey kaybolmaz: Eski sürüm arşivlenerek saklanır, böylece her zaman geçmişe sahip olursunuz.

Kopyalar atlanır: Değişmemiş bir belgeyi yeniden gönderirseniz Mail2KNOW onu içerik özetiyle (hash) tanır ve atlar — bilgi bankanız düzenli kalır, yinelenen makale olmaz.

✉️ Onay E-postası

Her öğrenme e-postasından sonra tam olarak neyin öğrenildiğini listeleyen bir onay alırsınız: hangi belgelerin işlendiği, hangi makalelerin oluşturulduğu veya güncellendiği ve kategorileri.

İpucu: Her toplu işlemden sonra onayı gözden geçirin — bilgi bankanızın düşündüğünüz şeyi içerdiğini doğrulamanın en hızlı yolu budur.

🌍 Bir Dilde Öğretin, 31 Dilde Yanıtlayın

Mail2KNOW’a herhangi bir dilde öğretebilirsiniz — ve her müşteri yazdığı dilde yanıt alır, 31 desteklenen dil ile. Slovakça öğretin, Almanca yanıtlayın. İngilizce öğretin, Fransızca yanıtlayın. Bilgi otomatik olarak aktarılır. Müşterinin dili tanınamazsa yanıt Uygulama Dilinizde gelir.

📁 _Mail2KNOW Klasörü — Ona Bir E-posta Teslim Etmek

Adım 1: Mail2ERP, Supplier2ERP veya Pay2ERP’nin de okuduğu bir posta kutusunda müşterinin e-postasını INBOX/_Mail2KNOW klasörüne sürükleyin — ya da LOGS notundaki Mail2KNOW ile yanıtla düğmesine basın. Talimatın tamamı bu: “Yapay zekâ, bununla ilgilen”. Telefonda, dizüstü bilgisayarda, herhangi bir e-posta programında.

Adım 2: Birkaç dakika içinde yanıt hazırdır. LIVE modunda müşteriye gider; DEMO modunda veya yapay zekâ emin olmadığında taslak gelir: size e-posta olarak, _Mail2KNOW/LOGS içinde not olarak ve panelinizin Günlüklerinde — önerilen yanıt, düğmelerle birlikte.

Adım 3: Yanıtı gönder — tek tık ve müşteri yanıtını alır. Düzenle — metni düzelttiğiniz güvenli bir bots4.me sayfası açar; sizin sürümünüz gönderilir. Reddet — hiçbir şey gönderilmez. Yanıt o posta kutusundan asıl müşteriye, aynı yazışma içinde gider — taşıdığınız e-posta bir iş arkadaşınızın iletmesi olsa bile. Bu klasördeki bir e-posta her zaman müşteri sorusu olarak ele alınır.

Bilgi eksikse: hiçbir şey gönderilmez — bunun yerine Geri Soru Döngüsü başlar (aşağıya bakın).

🤖 Bir Yanıt Nasıl Oluşturulur

Adım 1: Yapay zeka, müşterinin sorusunu okur ve bankanızdan ilgili bilgi makalelerini seçer

Adım 2: Müşterinin yazdığı dilde bir yanıt oluşturur (31 dil desteklenir)

Adım 3: Yapay zekâ eminse yanıt gönderilmeye hazırdır — nasıl gönderileceği aşağıda açıklanan DEMO / LIVE anahtarına bağlıdır

Bilgi eksikse: Tahmin yok — bunun yerine Geri Soru Döngüsü başlar (sonraki bölüme bakın)

📝 DEMO — Her Yanıtı Siz Onaylarsınız (Varsayılan)

Varsayılan davranış: Her yeni abonelik DEMO modunda başlar — onayınız olmadan müşteriye hiçbir şey ulaşmaz: otomatik yanıt, alındı bildirimi veya yönlendirme yoktur.

Ne alırsınız: Önerilen yanıtı ve kullanılan bilgi makalelerini içeren bir [D-xxxx] taslak e-postası; ayrıca aynı taslak _Mail2KNOW/LOGS içinde not olarak ve panelinizin Günlüklerinde.

Olduğu gibi göndermek için: Yanıtı gönder düğmesine tıklayın (veya taslak e-postasını APPROVE ile yanıtlayın) — yanıt müşteriye değiştirilmeden gider.

Kendi sürümünüzü göndermek için: Düzenle düğmesine tıklayın — güvenli bir bots4.me sayfası önerilen yanıtı gösterir; düzeltip gönderin. Taslak e-postasını düzenlenmiş metninizle yanıtlamak da işe yarar.

İptal etmek için: Reddet düğmesine tıklayın (veya REJECT yanıtını verin) — taslak kapatılır ve müşteriye hiçbir şey gönderilmez. Bir taslakta yalnızca ilk basılan düğme geçerlidir.

LIVE moduna geçiş: İlk taslak demo raporunuz sayılır — ardından Mail2KNOW’u LIVE moduna alabilirsiniz.

🚀 LIVE — Otomatik Yanıtlar

Ne yapar: LIVE modunda, bilgi makalelerinize dayanan emin yanıtlar müşterilere hemen gönderilir — taslak yok, sizi beklemek yok. Yapay zekâ emin olmadığında, hiçbir bilgi makalesine atıf yapmadığında veya canlı ERP verilerini doğrulayamadığında ve diğer botlarınızın da okuduğu bir posta kutusunda Yanıtlara fiyat ekle kapalıyken fiyat taleplerinde yine taslak alırsınız.

Nerede: BOTS4.me/bots adresindeki Mail2KNOW Kontrol sekmesinde bulunan DEMO / LIVE anahtarı. DEMO modunda gördüğünüz taslaklara güvendiğinizde LIVE moduna geçin.

Öneri: İlk günlerde DEMO modunda kalın, birkaç taslak gönderin, ardından LIVE moduna geçin.

✍️ Yanıtları şirket adınızla imzala (Personal planı ve üzeri)

Profesyonel yanıtlar: Yanıtları şirket adınızla imzala açıkken, giden yanıtlar şirket adınızla (Mail2KNOW ayarlarında belirlenir) biter — müşteriler bir bottan değil, şirketinizden gelen bir yanıt görür.

ℹ️ Asla Yanıtlanmayanlar

Otomatik oluşturulan e-postalar tespit edilir ve yoksayılır: yanıtsız adresler, teslim edilemeyen postalar, e-posta listeleri ve bültenler. Mail2KNOW asla bir posta döngüsünde takılmaz ve robotları asla yanıtlamaz.

🏢 Kimler İş Arkadaşı Sayılır

• Şirketinizin kendi alan adı — şirketinizin alan adına ait bir adres
• Listelenen iş arkadaşları — Kimler Öğretip Sorabilir alanındaki her adres
• Doğrulanmış gönderen — alıcı posta sunucusu e-postanın gerçekten o adresten geldiğini doğruladı (DKIM, SPF veya DMARC). Sahte bir gönderene güvenilmez.
• Mail2KNOW’a gönderilmiş — Mail2KNOW posta kutusu yalnızca Bilgi veya Gizli alanında değil, Kime alanında olmalıdır

⚡ Bir İş Arkadaşı Ne Alır

• Yanıt doğrudan — taslak yok, alındı bildirimi yok, yönlendirme yok. Yanıtın altında: dayandığı bilgi makaleleri.
• Şirket içi bilgiler — Güncel ERP verileriyle yanıtla açıkken iş arkadaşları yoldaki ve sipariş edilmiş miktarlar dahil stok rakamlarını ve herhangi bir müşterinin siparişinin durumunu sipariş numarasına göre de alır.
• Bilgi eksik olduğunda — [Q-xxxx] e-postası size değil, soruyu soran iş arkadaşına gider. Onun yanıtı Mail2KNOW’a öğretir ve yanıtı kendisi alır. Hâlâ yeterli değil mi? [Q-xxxx] e-postası şimdi eksik olanla birlikte yeniden gelir. 1 gün sonra bir hatırlatma; ardından soru başka kimseye mesaj gönderilmeden kapanır.
• Döngü koruması — iş arkadaşı başına günde en fazla 30 otomatik yanıt.

📋 Dört Durum Bir Bakışta

ℹ️ Diğer Botlarınızın da Okuduğu Bir Posta Kutusunda

Orada yalnızca birinin _Mail2KNOW klasörüne taşıdığı e-postalar yanıtlanır — ve böyle bir e-posta, bir iş arkadaşı iletmiş olsa bile her zaman müşteri sorusu olarak ele alınır. Bu durumda asıl müşteri yanıtlanır.

🙏 Adım 1 — Müşteri Bir Bilgilendirme Alır

Müşteri hemen kendi dilinde kibar bir “sorunuzu aldık” e-postası alır; böylece mesajının kaybolmadığını bilir.

📨 Adım 2 — Bir Geri Soru E-postası Alırsınız

Konu: [Q-xxxx] — müşteriyi yanıtlamak için tam olarak hangi bilginin eksik olduğunu açıklar.

Ne yapmalı: Sadece Yanıtla’ya basın ve bilgiyi sade bir dille yazın — ya da onu içeren belgeleri ekleyin. Yanıtınız Mail2KNOW’a token olmadan da öğretir. Ya da Düzenle’ye (Öğret ve yanıtla) tıklayıp yanıtı güvenli bir bots4.me sayfasına yazın. Kapat, müşteriye nazik yönlendirmeyi hemen gönderir.

⚡ Adım 3 — Otomatik Olarak Hem Öğrenir HEM DE Yanıtlar

Yanıtınız bilgi makalelerine dönüştürülür ve bekleyen müşteri yanıtını otomatik olarak alır — müşteriye kendiniz yazmanıza asla gerek kalmaz.

Kalıcı etki: Aynı şeyi soran bir sonraki müşteri anında yanıt alır. Her geri soru, bilgi bankanızı daha akıllı hale getirir.

⏰ Hatırlatmalar & Kibar Yönlendirme

Yanıtınız olmadan 1 gün sonra bir hatırlatma alırsınız.

2 gün sonra (Açık talepler şu süre sonra sona erer ayarıyla yapılandırılabilir) müşteri, yazdığı posta kutusu üzerinden doğrudan sizinle iletişime geçmesini öneren nazik bir devir e-postası alır — böylece hiçbir soru sonsuza dek yanıtsız kalmaz.

✅ Öğrenme Onayı (size)

Ne zaman: Gönderdiğiniz her öğrenme e-postasından sonra

İçerik: Hangi belgelerin işlendiği ve hangi bilgi makalelerinin oluşturulduğu veya güncellendiği, kategorileriyle birlikte

Gereken işlem: Yok — öğrenme sonucunu doğrulamak için gözden geçirin

📝 Taslak Yanıt [D-xxxx] (size)

Ne zaman: Bir müşteri sorusu DEMO modunda yanıtlandığında — veya LIVE modunda yapay zekâ emin olmadığında, hiçbir bilgi makalesine atıf yapmadığında ya da canlı ERP verilerini doğrulayamadığında

İçerik: Müşterinin sorusu, önerilen yanıt ve dayandığı bilgi makaleleri

Ne yapmalı: Yanıtı gönder, Düzenle veya Reddet düğmesine tıklayın — e-postada, LOGS notunda ya da panelinizde — veya APPROVE ya da düzenlenmiş metninizle yanıt verin

🤔 Geri Soru [Q-xxxx] (size)

Ne zaman: Bir müşteri sorusunu yanıtlamak için bilgi eksik olduğunda (bir iş arkadaşının sorusunda bu e-posta soruyu soran iş arkadaşına gider)

İçerik: Tam olarak hangi bilginin gerektiğinin açıklaması

Ne yapmalı: Bilgiyle yanıt verin ya da belge ekleyin veya Düzenle (Öğret ve yanıtla) düğmesine tıklayın — sistem öğrenir ve müşteriye otomatik olarak yanıt verir

⏰ Hatırlatma (size)

Ne zaman: Yanıtlamadığınız bir soru e-postasından 1 gün sonra

Gereken işlem: Bekleyen soru süresi dolmadan önce orijinal [Q-xxxx] e-postasını yanıtlayın

Taslak yanıtlar için de: Göndermediğiniz bir [D-xxxx] taslağından 1 gün sonra, aynı Yanıtı gönder, Düzenle ve Reddet düğmelerini ve aksi takdirde müşterinizden doğrudan sizinle iletişime geçmesinin isteneceği zamanı içeren bir hatırlatma alırsınız

👍 Müşteriler her yanıtı değerlendirir

Her yanıtın altında soran kişi iki bağlantı bulur, 👍 Evet ve 👎 Hayır, ve kısa bir mesaj ekleyebilir.

Her değerlendirme, posta kutunuzdaki INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK klasöründe ve panelinizin Logs bölümünde bir satır olarak görünür. 👎 satırında Düzenle ve yeniden gönder vardır: yanıtı düzeltin, müşteriye yeniden gider ve öğrenilir.

⏱️ Düğmeler birkaç dakika içinde çalışır

Herhangi bir düğmeye tıklama — Yanıtı gönder, Düzenle, Reddet, Unut, Düzenle ve yeniden gönder — Çalışma Saatleriniz dışında da birkaç dakika içinde uygulanır. Çalışma Saatleri yalnızca otomatik yanıtları sınırlar.

🙏 Onay ve Yönlendirme (müşterinize)

Alındı bildirimi: “Sorunuzu aldık”, müşterinin dilinde — yalnızca LIVE modunda: bilgi eksik olduğunda hemen, bir taslak için ise yalnızca bir saat içinde onaylamadıysanız gönderilir

Yönlendirme: Yanıtınız olmadan 2 gün geçtiğinde (ayarlanabilir) veya Kapat düğmesine tıkladığınızda müşteriden kibarca doğrudan sizinle iletişime geçmesi istenir — yalnızca LIVE modunda; DEMO modunda müşteri kendiliğinden hiçbir şey almaz

Gereken işlem: Yok — bu, siz meşgulken otomatik olarak yürütülen müşteri hizmetidir

📊 Ne olduğunu nerede görebilirsiniz

Ne zaman: Her zaman — her hafta, Mail2KNOW’un o hafta öğrendiklerini içeren ve her yeni makalede Düzenle ve Unut düğmeleri bulunan bir e-posta alırsınız; ayda bir de bilgi tabanınızın genel görünümünü (her makale kimliğiyle ve tüm taban ek dosya olarak) alırsınız. İstediğinizde almak için konu satırında [LIST] olan bir e-posta gönderin.

Nerede: Kontrol panelinizin Günlükler sekmesi, neyin öğrenildiğini, neyin yanıtlandığını ve neyin hâlâ beklemede olduğunu listeler

Ne yapmalı: Hiçbir şey — bir makaleyi kaldırmak için öğrenilmiş makaledeki Unut düğmesini ya da konu satırında [FORGET A0007] kullanın

🎯 Hızlı Kurulum Kılavuzu

Mail2KNOW’u kurmak yalnızca birkaç dakika sürer:

• Adım 1: BOTS4.me/product/mail2know adresinden Mail2KNOW’u satın alın veya etkinleştirin (ilk ay ücretsiz)
• Adım 2: E-posta hesabınızı Access Manager’da, BOTS4.me/bots adresinde ekleyin — IMAP/SMTP veya OAuth, otomatik olarak doğrulanır
• Adım 3: Mail2KNOW sekmesini açın ve Öğrenme jetonunuzu kopyalayın (ilk çalıştırmada otomatik olarak oluşturulur)
• Adım 4: Konu satırında token ve birkaç ekli belge bulunan ilk e-postayı gönderin — ya da birini _Mail2KNOW/LEARN klasörüne sürükleyin — ardından onay yanıtını kontrol edin
• Adım 5: Posta kutusuna bir deneme sorusu gönderin (veya diğer botlarınızın da okuduğu bir posta kutusunda bir deneme e-postasını _Mail2KNOW klasörüne taşıyın), taslağı açın ve Yanıtı gönder düğmesine tıklayın
• Adım 6: Yanıtlara güvendiğinizde Mail2KNOW’u Kontrol sekmesinde DEMO modundan LIVE moduna alın
• Adım 7: Adresi müşterilerinize duyurun (ör. support@your-company.com)

📧 E-posta Hesabı Yapılandırması

Kendi veya paylaşılan bilgi tabanı: Access Manager’da Mail2KNOW için eklediğiniz her e-posta hesabının kendi bilgi tabanı vardır. Mail2KNOW sekmesindeki Bilgi tabanları bölümünde birden fazla posta kutusu tek bir tabanı paylaşabilir: biri ne öğrenirse hepsi ondan yanıt verir. Katılan posta kutusu makalelerini de getirir; ayrılan posta kutusu bir kopyasını saklar. Bir posta kutusuna öğretmek için öğrenme e-postasını o posta kutusuna gönderin.

Desteklenen sağlayıcılar: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange ve herhangi bir IMAP/SMTP sağlayıcısı — bağlantılar eklendiğinde otomatik olarak doğrulanır.

Zamanlama: Birkaç dakikada bir, günün her saati, hafta sonları dahil çalışır — değiştirilecek bir çalışma sıklığı ayarı yoktur. Yalnızca çalışma saatlerinde işlem yapılmasını tercih ederseniz çalışma saatleri yapılandırılabilir.

🔧 Mail2KNOW Ayarları

Yapılandırma yeri: BOTS4.me/bots adresindeki Mail2KNOW sekmesi

• Onaylar ve raporlar için: Virgülle ayrılmış bir veya daha fazla e-posta adresi (en fazla 5). Her taslak, geri soru, onay ve rapor bu adreslerin hepsine gider ve herhangi biri taslakları onaylayabilir ve bilgi tabanına öğretebilir. Boş = hesabınızın e-posta adresi
• Kimler Öğretip Sorabilir: Yalnızca şirketinizin alan adı dışındaki adresler için gerekir (en fazla 20) — kendi alan adınızdaki iş arkadaşları zaten öğretebilir ve sorabilir. Listelenen adresler öğretebilir, taslakları onaylayabilir ve bilgiyi geri çekebilir; soruları doğrudan onlara yanıtlanır. Hesap adresiniz her zaman yetkilidir. Siz ve listelenen adresler posta kutumuza da iletebilirsiniz — aşağıdaki Bize İletin bölümüne bakın
• Şirket adı: Yanıt imzalarında kullanılır
• Açık talepler şu süre sonra sona erer: Bir taslağın veya yanıtlanmamış bir geri sorunun kapanmadan önce ne kadar süre açık kalacağı — LIVE modunda müşteri bunun ardından kibar yönlendirme mesajını alır (varsayılan 2 gün)
• DEMO / LIVE: Kontrol sekmesindeki Mod anahtarı — DEMO (varsayılan) müşterilere verilecek her yanıtı size taslak olarak gönderir, LIVE müşterileri otomatik olarak yanıtlar
• Onaylanan yanıtlardan öğrenme: Varsayılan olarak AÇIK — onayladığınız veya düzelttiğiniz her yanıt soru-yanıt makalesi olarak kaydedilir (güncel stok veya sipariş verisi içeren yanıtlar asla)
• Güncel ERP verileriyle yanıtla: Business planından itibaren varsayılan olarak AÇIK — stok ve teslimat soruları ERP’nizden yanıtlanır; sipariş durumu yalnızca o müşteriye ait olduğu kanıtlanan bir gönderene
• Yanıtlara fiyat ekle: Varsayılan olarak KAPALI — fiyat soruları size taslak olarak gelir

📨 Bize İletin — Posta Kutusu Bağlantısı Gerekmez

BOTS4.me/bots → Ayarlar → Mail2KNOW bölümünde Kaynak Ekle’ye tıklayın ve BOTS4.me Mailbox’ı ekleyin — tek tık, bağlanacak bir şey yok, şifre yok. Ardından sizin veya Kimler Öğretip Sorabilir alanında listelenen meslektaşların mail2know@bots4.me adresine ilettiği e-postalar herhangi bir posta kutusu bağlantısı olmadan işlenir. Konu satırında LEARN belirteci varsa e-posta bilgi bankasını öğretir; yoksa gönderene geri yanıtlanan bir iç sorudur — örneğin: böyle bir talebi daha önce nasıl ele almıştık? Mail2KNOW’a posta kutumuz üzerinden başka kimse ulaşamaz, bu yüzden müşterilerinizi yanıtlamak için hâlâ bağlı bir posta kutusu gerekir.

İletilen bir e-posta öğretilmeden veya yanıtlanmadan önce (DEMO ve LIVE modunda aynı şekilde) sizin adresinizden veya listelenen bir adresten geldiğini doğrularız (DKIM); posta sağlayıcınız giden postayı imzalamıyorsa, bunu tek seferlik tek tıkla onaylarsınız. İletilen her e-posta işlendikten hemen sonra posta kutumuzdan silinir — işlenemediyse en geç 7 gün içinde. İki kez iletilen aynı e-posta yalnızca bir kez işlenir.

🔒 Güvenlik — Çift Korumalı Öğrenme

• Öğretmede iki kilit: Bir öğrenme e-postası gizli token’ınızı içermeli VE ‘Onaylar ve raporlar için’ alanındaki bir adresten, kendi alan adınızdaki doğrulanmış bir iş arkadaşından ya da belirttiğiniz bir adresten gelmelidir — başka hiç kimse tabanınıza bilgi ekleyemez. Token hiçbir e-postada gönderilmez; başka birinin e-postasında görünürse otomatik olarak değiştirilir
• Şifreli depolama: Bilgileriniz şifreli olarak, her müşteri ve her posta kutusu için (ya da kurduğunuz her paylaşılan bilgi tabanı için) ayrı saklanır — asla diğer müşterilerle paylaşılmaz, asla başkalarının müşterileri için kullanılmaz
• Döngü koruması: Otomatik oluşturulan e-postalar (no-reply, geri dönenler, e-posta listeleri) asla yanıtlanmaz

💳 Planlar ve Faturalandırma

Tüm BOTS4.me uygulamalarıyla aynı sistem: Hacminize uyan planı seçin ve istediğiniz zaman daha büyük bir plana geçin.

• Öğrenme ve yanıtlama: İkisi de planınıza dahildir — ayrı bir kurulum veya eklenti gerekmez
• Kopyalar atlanır: Değiştirilmeden yeniden gönderilen belgeler içerik özetiyle (hash) tespit edilir ve yeniden işlenmez
• İlk ay ücretsiz: Her yeni müşteri ücretsiz bir Discovery ayıyla başlar

Planları Mail2KNOW ürün sayfasında bulabilirsiniz.

💡 İpuçları

• SSS’nizle başlayın: Önce mevcut SSS sayfanızı, fiyat listenizi ve koşullarınızı iletin — bunlar çoğu müşteri sorusunu kapsar
• Geri sorulara hızlı yanıt verin: Her [Q-xxxx] yanıtı sisteme kalıcı olarak bir şeyler öğretir — ilk haftadaki birkaç yanıt daha sonra saatler kazandırır
• Önce DEMO modunda kalın: LIVE moduna geçmeden önce birkaç [D-xxxx] taslağı gönderin
• Yeniden göndererek güncelleyin: Yeni fiyat listesi mi? Sadece tekrar iletin — aynı başlıklı makaleler eski sürümün otomatik olarak yerini alır
• İki bilgi tabanı mı? İkinci bir posta kutusu bağlayın — her posta kutusunun kendi bilgi tabanı vardır; örneğin biri müşteriler, biri şirket içi bilgiler için

📬 Posta Kutunuzdaki Günlükler

• Nerede: her posta kutusunda, botun kendi klasörünün içinde bir LOGS klasörü oluşur, örneğin _Mail2ERP/LOGS. Her botun kendine ait olanı vardır.
• Ne: Günlükler sekmesindeki satırların aynısı, her satır için bir mesaj. E-posta ile hiçbir şey gönderilmez — satırlar doğrudan klasöre yazılır.
• Okunmamış olan sizi bekliyor demektir: yalnızca kararınızı gerektiren satırlar okunmamış olarak gelir. Uyarılar dahil diğer tüm satırlar okunmuş olarak gelir.
• Temizlik: klasör, en son 100 satırı en fazla 30 gün boyunca saklar. Günlüğün tamamı panelinizde kalır.
• Tasarım gereği güvenli: gerçek günlük mesajları yalnızca LOGS klasörlerinin içinde bulunur, asla gelen kutunuzda değil ve onay sayfası asla şifre sormaz.
• Anahtar: Posta kutunuzdaki günlükler, Kontrol sekmesinde botun özellik listesinde. Personal planından itibaren varsayılan olarak açıktır.
• Mail2KNOW düğmeleri: taslaklarda Yanıtı gönder, Düzenle ve Reddet; açık sorularda Düzenle (Öğret ve yanıtla) ve Kapat; öğrenilmiş makalelerde Unut bulunur. Aynı düğmeler taslak e-postalarında ve panelinizin Günlüklerinde de vardır.

📋 Her Günlük Kaydı Neyi Gösterir

• Zaman Damgası: İşlemin ne zaman gerçekleştiği
• Gönderen e-postası: E-postayı kimin gönderdiği
• Gerçekleştirilen işlem: Öğrenildi, yanıtlandı, taslak oluşturuldu, geri soru gönderildi veya yok sayıldı (otomatik oluşturulur)
• Tespit edilen belgeler: Öğrenme sırasında hangi ek türlerinin işlendiği

⚠️ Hatalarda Ne Yapılmalı

• E-posta bağlantı hataları: /bots adresindeki Access Manager’da e-posta hesabınızı kontrol edin — IMAP/SMTP veya OAuth kimlik bilgilerini yeniden doğrulayın
• Öğrenme e-postası işlenmedi: Token’ın konu satırında veya metinde olduğunu (Mail2ERP’nin de okuduğu bir posta kutusunda: konu satırında) ve e-postanın ‘Onaylar ve raporlar için’ alanındaki bir adresten, kendi alan adınızdaki bir iş arkadaşından ya da Kimler Öğretip Sorabilir alanında listelenen bir adresten gönderildiğini doğrulayın. mail2know@bots4.me adresine iletiyorsanız, BOTS4.me Posta Kutusunun Mail2KNOW’a eklendiğini de kontrol edin.
• Yanıt gönderilmedi: Mail2KNOW’un DEMO modunda olup olmadığını kontrol edin — yanıt büyük olasılıkla müşteri gelen kutunuzda [D-xxxx] taslağı olarak bekliyordur. LIVE modunda yapay zekâ emin olmadığında, hiçbir bilgi makalesine atıf yapmadığında veya canlı ERP verilerini doğrulayamadığında da taslak gelir. Bir iş arkadaşının sorusu için Mail2KNOW posta kutusunun yalnızca Bilgi alanında değil, Kime alanında olması gerekir. Mail2ERP, Supplier2ERP veya Pay2ERP’nin de okuduğu bir posta kutusunda yalnızca _Mail2KNOW klasöründeki e-postalar yanıtlanır; Mail2ERP’nin içe aktarmadığı e-postaları da yanıtla açıksa bu kısıtlama geçerli olmaz.
• Sürekli sorunlar: BOTS4.me/contact üzerinden destek ile iletişime geçin

Dikkat gerektiren şeyleri hızlıca bulmak için günlükleri düzeye göre filtreleyin (başarı, bilgi, uyarı, hata).

1. Hafta — Besleme ve Eğitim

Mevcut belgelerinizi gruplar halinde iletin — SSS, fiyat listeleri, koşullar, ürün sayfaları — ve her onay e-postasına göz atın. DEMO modunda kalın: her [D-xxxx] taslağını inceleyin ve Yanıtı gönder ya da Düzenle düğmesine tıklayın. Her [Q-xxxx] sorusunu hızla yanıtlayın — her biri bir bilgi boşluğunu kalıcı olarak doldurur.

2. Hafta ve Sonrası — Otonom Mod

Taslaklar sürekli doğru görünmeye başladığında LIVE moduna geçin. Bundan sonra yalnızca yapay zekânın emin olmadığı taslakları ve gerçekten yeni sorular için geri soruları görürsünüz; geri kalan her şey panel günlüklerindedir. Bir şey değiştiğinde bilgiyi güncelleyin — yeni belgeyi token’ınızla iletmeniz yeterli.

🏆 En İyi Uygulama

Otonom mod açıldığında Mail2KNOW adresini resmî destek adresiniz olarak yayınlayın (ör. support@your-company.com). Şirket içi bilgi birikimi için ikinci bir bilgi tabanı mı gerekiyor? İkinci bir posta kutusu bağlayın — her posta kutusunun kendine ait, kesin olarak ayrılmış bir bilgi tabanı vardır.