AutoPURCHASE
Руководство пользователя – автоматическое создание заказов на закупку
🧠 Что на самом деле делает AutoPURCHASE
Каждый запуск отвечает на один вопрос по каждому товару: сколько нужно заказать сегодня? Ответ даёт одна прозрачная формула:
потребность = (целевой запас + открытые продажи) − (остаток + ожидаемые поставки)
📄 Как работает AutoPURCHASE – наглядная схема
(AutoSTOCK или правила ERP)
по каждому товару
предпочтительному поставщику
в вашей ERP
+ отчёт на почту
В демо-режиме процесс останавливается, не доходя до вашей ERP: вы получаете полный отчёт с предложением, но заказы не создаются.
🚀 Подключение
- Установите приложение BOTS4.me Connect в своей Odoo — коннектор в один клик связывает Odoo (13.0 → 19.0) со всем набором BOTS4.me. Он выполняет вход по электронной почте с защитой 2FA и создаёт технического пользователя, чтобы AutoPURCHASE мог читать данные о запасах, продажах и поставщиках и создавать заказы на закупку через API. Один коннектор, один аккаунт, все приложения.
- Привяжите аккаунт ERP к AutoPURCHASE — в Access Manager на BOTS4.me/bots → Настройки → AutoPURCHASE привяжите подключённый аккаунт ERP к приложению. Сегодня AutoPURCHASE работает с Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 и новее), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero и SAP Business One.
- Начните с демо-режима — он включён по умолчанию: полный расчёт потребности и отчёт с предложением, ноль изменений в вашей ERP.
- Задайте правила заказа — минимальная сумма заказа, лимит покрытия, округление до минимального количества поставщика, список запрещённых к заказу и частота проверок (ежечасно, ежедневно или еженедельно) — всё в панели управления на /bots.
- Переход в рабочий режим — выключите демо-режим. «Создавать заказы на закупку» по умолчанию включено на любом тарифе, поэтому в вашей ERP начинают появляться черновики RFQ, сгруппированные по поставщикам.
💡 Подробнее о том, что технический пользователь может и чего не может, — в разделе Уровни доступа.
🎯 Откуда берутся целевые запасы
С AutoSTOCK
Если у вас есть AutoSTOCK и функция Использовать целевые уровни AutoSTOCK включена, AutoPURCHASE берёт свежие целевые уровни из последнего запуска AutoSTOCK, записавшего свои правила в вашу ERP, — уровни запасов на основе спроса, рассчитанные по вашей реальной истории продаж. Если результаты AutoSTOCK старше недели или AutoSTOCK только формировал отчёт (демо-режим или выключенное «Записывать правила пополнения запасов»), AutoPURCHASE вместо них использует правила пополнения вашей ERP. Пока заказы создаёт AutoPURCHASE, AutoSTOCK настраивает свои правила в Odoo так, чтобы Odoo не заказывал те же товары сам.
Автономно
Нет AutoSTOCK? Не проблема. AutoPURCHASE работает самостоятельно, используя в качестве целевых уровней правила пополнения, которые вы уже ведёте в своей ERP (мин./макс.). В Odoo 14 и новее переведите эти правила на Trigger = Manual, чтобы их заказывал AutoPURCHASE, а не собственный планировщик Odoo; правила в автоматическом режиме остаются за Odoo и перечисляются в отчёте. Товары под заказ (make-to-order), с прямой поставкой (dropship), комплекты и товары без маршрута «Купить» пропускаются и перечисляются.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Все настройки находятся на BOTS4.me/bots → Control → AutoPURCHASE. Если значение выходит за допустимый диапазон или недоступно на вашем тарифе, AutoPURCHASE безопасно возвращается к значению по умолчанию.
| Настройка | Диапазон | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|---|
| Мин. сумма заказа | 0 – 100,000 EUR | 50 EUR | Поставщики с суммарной стоимостью заказа ниже этого значения пропускаются в текущем запуске — так исключаются мелкие невыгодные заказы. Потребность просто переносится на следующий запуск, когда подрастёт. |
| Макс. лимит покрытия | 1 – 36 месяцев | 12 месяцев | Никогда не заказывать больше этого числа месяцев среднего спроса по товару — защищает от избыточных закупок медленно оборачиваемых позиций. |
| Округлять до упаковки | вкл. / выкл. | вкл. | Округляет количества в заказе вверх до минимального количества заказа поставщика из данных о поставщиках в вашей ERP. Любой платный тариф. |
| Список запрещённых к заказу | коды товаров | пусто | Коды товаров через запятую, которые AutoPURCHASE не должен заказывать никогда (например, снятые с производства), — жёсткий чёрный список. |
| Использовать целевые уровни AutoSTOCK | вкл. / выкл. | вкл. | Отдаёт предпочтение свежим результатам AutoSTOCK в качестве целевых запасов. Если функция выключена или результаты устарели, используются правила пополнения из вашей ERP. |
| Создавать заказы на закупку | вкл. / выкл. | вкл. | Создаёт в вашей ERP черновики заказов на закупку (RFQ) с группировкой по поставщикам, дополняя собственный открытый черновик AutoPURCHASE для этого поставщика. Когда выключено, AutoPURCHASE только отправляет предложение по электронной почте. Любой тариф. |
| Автоподтверждение заказов | вкл. / выкл. | выкл. | Автоматически подтверждает созданные заказы на закупку, вместо того чтобы оставлять их черновиками на проверку, — но только ниже ваших лимитов суммы на заказ и на запуск; более крупные заказы остаются черновиками и помечаются в отчёте. Отправка RFQ поставщику остаётся в вашей ERP. Тариф Family и выше — включайте, только когда полностью доверяете настройке. |
| Отчёты на почту | после каждого запуска / только при создании заказов / еженедельная сводка | после каждого запуска | Когда отчёт о закупках с детализацией заказов по поставщикам отправляется на почту. В демо-режиме отчёт отправляется после каждого запуска, даже если заказывать нечего. Отчёты, требующие вмешательства, всегда отправляются сразу. |
| Расписание запуска | ежечасно / ежедневно / еженедельно | ежедневно | Как часто AutoPURCHASE проверяет ваши запасы и создаёт заказы. Все заказы направляются на основной склад подключённой компании. |
🛡️ Встроенные механизмы защиты
AutoPURCHASE устроен так, что даже неверно настроенный запуск не завалит ваших поставщиков заказами:
📝 Черновики по умолчанию
Заказы на закупку создаются как черновики RFQ — AutoPURCHASE никогда ничего не отправляет поставщику; RFQ вы отправляете из своей ERP. Автоподтверждение доступно с тарифа Family, но по умолчанию выключено и подтверждает только заказы ниже ваших лимитов суммы.
🔁 Один открытый черновик на поставщика
Вместе работают два механизма: один черновик на поставщика — следующий запуск добавляет новые товары в собственный открытый черновик AutoPURCHASE для этого поставщика, а не создаёт второй заказ, а товары, которые уже в нём есть, пропускаются; и черновики считаются ожидаемым поступлением — уже заказанные количества уменьшают рассчитанную потребность. Черновики, созданные людьми или вашей ERP, никогда не затрагиваются.
🏭 Минимумы поставщиков соблюдаются
Минимальные количества заказа поставщиков из вашей ERP соблюдаются (при включённом округлении до упаковки), а поставщики ниже вашей минимальной суммы заказа пропускаются, вместо того чтобы получать микрозаказы.
📉 Лимит покрытия и чёрный список
Максимальный лимит покрытия гарантирует, что ни один товар не будет заказан больше чем на разумное число месяцев спроса, а список запрещённых к заказу даёт вам абсолютное право вето по коду товара.
🔍 Демо-режим
- Только предложение — в демо-режиме выполняется полный расчёт потребности и по почте приходит полное предложение по закупке, но заказы в вашей ERP не создаются.
- Запуск не чаще примерно раза в сутки — независимо от частоты в вашем расписании новое демо-предложение тарифицируется максимум примерно раз в 24 часа.
- Объём использования всё равно расходуется — предложение и есть оплачиваемая работа, поэтому демо-запуски учитываются так же, как рабочие.
- Включён по умолчанию — каждая новая настройка AutoPURCHASE начинается в демо-режиме. Выключите его во вкладке Control на BOTS4.me/bots, когда будете готовы к настоящим черновикам RFQ.
📊 Как читать отчёт с предложением
После каждого запуска — или только при создании заказов, или еженедельно, как вы выбрали в разделе «Отчёты на почту», — вы получаете отчёт о закупках по электронной почте. Вот как его читать:
📋 Сводный блок
- Настройки, с которыми выполнялся запуск (минимальная сумма заказа, лимит покрытия, округление)
- Сколько заказов поставщикам создано (или предложено в демо-режиме), с общим числом строк и общей суммой в EUR
- Какие поставщики были пропущены из-за суммы ниже минимальной
- Товары, которые нужно заказать, но у которых не задан поставщик в вашей ERP — исправьте запись о поставщике, и при следующем запуске они будут учтены
📄 Таблица строк заказа
По одной строке на каждую предложенную позицию заказа, с группировкой по поставщикам и полным расчётом:
- Цель, Остаток, Ожидается, Открытые продажи — все исходные величины формулы потребности, чтобы вы могли сами проверить каждую цифру
- Кол-во к заказу — итоговое количество после округления и ограничений
- Цена и сумма — цена поставщика и сумма строки в валюте вашей компании, чтобы вы видели деньги до подтверждения
🆓 Что открывает каждый тариф
- Любой тариф, включая бесплатный месяц Discovery: Создавать заказы на закупку — в вашей ERP создаются черновики RFQ, сгруппированные по поставщикам, — и Округлять до упаковки.
- Тариф Family и выше: открывает Автоподтверждение заказов — заказы ниже ваших лимитов суммы подтверждаются автоматически, а не ждут в виде черновиков (по умолчанию выключено).
- Тариф Business и выше: открывает Стоп-закупку — под открытые заказы клиентов, которых вы поставили на стоп, запасы не закупаются.
Актуальные тарифы и цены — на странице продукта AutoPURCHASE.
📦 Ещё лучше вместе с AutoSTOCK
AutoSTOCK рассчитывает, какими должны быть ваши запасы, по реальной истории продаж; AutoPURCHASE превращает эти уровни в конкретные заказы поставщикам. Поставьте AutoSTOCK в расписании перед AutoPURCHASE — и весь цикл пополнения (анализ спроса → целевые запасы → черновики заказов) пойдёт без ручного труда, а вам останется подтвердить итоговые заказы в ERP.
❓ Часто задаваемые вопросы
В отчёте сказано, что целевые запасы не найдены. Что делать?
AutoPURCHASE нужны цели, под которые он заказывает. Либо сначала запустите AutoSTOCK (с включённой функцией использования его целей), либо настройте правила пополнения (min/max) для товаров прямо в вашей ERP — AutoPURCHASE использует их автоматически, когда результаты AutoSTOCK отсутствуют или устарели.
Почему поставщик был пропущен в этом запуске?
Суммарная стоимость его заказа оказалась ниже вашей настройки Мин. сумма заказа (по умолчанию 50 EUR). Так и задумано: обработка мелких заказов обходится дороже пользы от них. Потребность никуда не исчезает — как только она перерастёт порог в одном из следующих запусков, поставщик получит свой RFQ.
Товар, который явно нужно заказать, отсутствует в заказах. Почему?
Чаще всего у товара не задан поставщик в вашей ERP — AutoPURCHASE группирует заказы по предпочтительному поставщику, поэтому товар без записи о поставщике не может попасть ни в один RFQ. Такие товары перечисляются в отчёте отдельно, в разделе «товары без заданного поставщика»; добавьте поставщика к товару в ERP, и при следующем запуске он будет учтён. Проверьте также, что товара нет в списке запрещённых к заказу.
Может ли AutoPURCHASE заказать дважды, если запустится два раза?
Нет. Следующий запуск дополняет собственный открытый черновик AutoPURCHASE для этого поставщика, а не создаёт второй заказ, товары, которые уже в нём есть, пропускаются, а уже заказанные количества считаются ожидаемым поступлением. Повторный запуск всегда безопасен.
Как часто запускается AutoPURCHASE?
Ежечасно, ежедневно (по умолчанию) или еженедельно — выбирается на вкладке «Управление» на BOTS4.me/bots. В демо-режиме новое оплачиваемое предложение формируется не чаще примерно одного раза в день. Если у вас есть и AutoSTOCK, запланируйте его запуск до AutoPURCHASE, чтобы целевые уровни всегда были свежими.
Демо-режим действительно расходует мой объём использования?
Да. Оплачивается полный расчёт потребности и подготовка отчёта — в демо-режиме пропускается лишь запись в ERP. Демо-запуски ограничены примерно одним в сутки, поэтому тестирование остаётся недорогим.
Насколько безопасно автоподтверждение?
Это мощная функция, и именно поэтому она по умолчанию выключена, доступна с тарифа Family и ограничена лимитами суммы: заказ выше лимита на заказ или на запуск никогда не подтверждается — он остаётся черновиком и помечается в отчёте. Рекомендуемый путь: работайте в демо-режиме, затем несколько недель с черновиками RFQ и включайте автоподтверждение только тогда, когда черновики стабильно совпадают с тем, что вы заказали бы и так.
Мне нужна помощь! Как получить поддержку?
Сначала посмотрите журналы обработки на BOTS4.me/bots — каждый запуск фиксирует, что и почему было сделано. Не помогло? Напишите нам через страницу контактов, и мы поможем.
🔧 Устранение неполадок
⚠️ В моей ERP не появляются черновики заказов на закупку
Проверьте следующее:
- Демо-режим выключен (вкладка Control на BOTS4.me/bots)
- Функция «Создавать заказы на закупку» включена (по умолчанию она включена)
- В Odoo 14 и новее правило пополнения товара принадлежит AutoSTOCK или переведено на Trigger = Manual — автоматические правила остаются за Odoo
- В ERPNext выключен Auto Material Request — пока он включён, AutoPURCHASE только предлагает, а отчёт раз в день напоминает вам об этом
- В Access Manager к AutoPURCHASE привязан аккаунт ERP
- Потребность действительно есть — если остатков хватает на цели и открытые продажи, заказы не создаются
- Проверьте журналы обработки в панели управления на наличие ошибок
⚠️ Количества в заказах выглядят слишком большими
Настройте это и перепроверьте в демо-режиме:
- Уменьшите максимальный лимит покрытия — он ограничивает каждый товар N месяцами спроса
- Проверьте сами целевые запасы — если они приходят из AutoSTOCK, пересмотрите его настройки; если из правил ERP, проверьте минимумы в правилах
- Округление до упаковки может поднять количество до минимума поставщика — проверьте минимальную партию поставщика в вашей ERP
⚠️ Заказы уходят не тому поставщику
AutoPURCHASE использует предпочтительного поставщика из вашей ERP:
- Откройте товар в ERP и проверьте порядок строк поставщиков — побеждает предпочтительный (первый) поставщик
- Исправьте приоритет поставщика или удалите устаревшие записи о поставщиках
- При следующем запуске товар попадёт к исправленному поставщику