AutoPURCHASE
Guide de l’utilisateur – Génération automatisée des commandes d’achat
🧠 Ce que fait réellement AutoPURCHASE
Chaque exécution répond à une seule question pour chaque produit : quelle quantité dois-je commander aujourd’hui ? La réponse découle d’une formule unique et transparente :
besoin = (objectif de stock + ventes ouvertes) − (en stock + entrant)
📄 Comment fonctionne AutoPURCHASE – Flux visuel
(AutoSTOCK ou règles de l’ERP)
par produit
fournisseur préféré
dans votre ERP
+ rapport envoyé par e-mail
En mode démo, le flux s’arrête avant votre ERP — vous recevez le rapport de proposition complet et aucune commande d’achat n’est créée.
🚀 Comment se connecter
- Installez l’application BOTS4.me Connect dans votre Odoo — ce connecteur en un clic relie Odoo (13.0 → 19.0) à toute la suite BOTS4.me. Il vous authentifie par une connexion e-mail protégée par 2FA et crée un utilisateur technique afin qu’AutoPURCHASE puisse lire les données de stock, de ventes et de fournisseurs et créer des commandes d’achat via l’API. Un seul connecteur, un seul compte, toutes les applications.
- Attribuez le compte ERP à AutoPURCHASE — dans l’Access Manager sur BOTS4.me/bots → Paramètres → AutoPURCHASE, attribuez votre compte ERP connecté à l’application. AutoPURCHASE fonctionne aujourd’hui sur Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 et versions ultérieures), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero et SAP Business One.
- Commencez en mode démo — le mode démo est activé par défaut : calcul complet du besoin et rapport de proposition, aucune modification dans votre ERP.
- Définissez vos règles de commande — valeur minimale de commande, plafond de couverture, arrondi à la quantité minimale du fournisseur, liste des articles à ne jamais commander et fréquence de vérification (toutes les heures, quotidienne ou hebdomadaire), le tout dans le tableau de bord sur /bots.
- Passez en production — désactivez le Mode démo. Créer les commandes d’achat est activé par défaut sur toutes les formules, des RFQ brouillon commencent donc à apparaître dans votre ERP, regroupées par fournisseur.
💡 Pour en savoir plus sur ce que l’utilisateur technique peut et ne peut pas faire, consultez les Niveaux d’accès.
🎯 D’où viennent les objectifs de stock
Avec AutoSTOCK
Si vous possédez AutoSTOCK et que la fonction Utiliser les objectifs AutoSTOCK est activée, AutoPURCHASE utilise les objectifs à jour de la dernière exécution d’AutoSTOCK ayant écrit ses règles dans votre ERP — des niveaux de stock pilotés par la demande et calculés à partir de votre historique réel des ventes. Si les résultats d’AutoSTOCK datent de plus d’une semaine, ou si AutoSTOCK s’est contenté d’un rapport (Mode démo, ou Écrire les règles de réapprovisionnement désactivé), AutoPURCHASE se rabat sur les règles de réapprovisionnement de votre ERP. Pendant qu’AutoPURCHASE crée les commandes, AutoSTOCK règle ses règles dans Odoo pour qu’Odoo ne commande pas lui-même les mêmes produits.
En autonomie
Pas d’AutoSTOCK ? Aucun problème. AutoPURCHASE fonctionne seul en utilisant comme objectifs de stock les règles de réapprovisionnement que vous tenez déjà dans votre propre ERP (min/max). Dans Odoo 14 et versions ultérieures, réglez ces règles sur Déclencheur = Manuel pour qu’AutoPURCHASE les commande à la place du planificateur d’Odoo ; les règles laissées en automatique restent gérées par Odoo et figurent dans le rapport. Les produits vendus à la commande, en dropshipping, les kits et les produits sans route Acheter sont ignorés et listés.
⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord
Tous les paramètres se trouvent sur BOTS4.me/bots → Contrôle → AutoPURCHASE. Si un paramètre sort de sa plage ou est verrouillé par votre formule, AutoPURCHASE revient sans risque à la valeur par défaut.
| Paramètre | Plage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|---|
| Valeur minimale de commande | 0 – 100 000 EUR | 50 EUR | Les fournisseurs dont la valeur de commande cumulée reste sous ce seuil sont ignorés lors de cette exécution — cela évite les petites commandes non rentables. Le besoin est simplement reporté à une exécution ultérieure, une fois qu’il a grandi. |
| Plafond de couverture max. | 1 – 36 mois | 12 mois | Ne jamais commander au-delà de ce nombre de mois de demande moyenne par produit — vous protège des commandes excessives sur les articles à rotation lente. |
| Arrondir au conditionnement | activé / désactivé | activé | Arrondit les quantités commandées à la quantité minimale de commande du fournisseur, d’après les informations fournisseurs de votre ERP. Toutes les formules payantes. |
| Liste des articles à ne jamais commander | codes produit | vide | Codes produit séparés par des virgules qu’AutoPURCHASE ne doit jamais commander (par exemple des articles arrêtés) — une liste noire stricte. |
| Utiliser les objectifs AutoSTOCK | activé / désactivé | activé | Privilégie les résultats récents d’AutoSTOCK comme objectifs de stock. Lorsque ce paramètre est désactivé (ou que les résultats sont périmés), ce sont les règles de réapprovisionnement de votre ERP qui sont utilisées. |
| Créer les commandes d’achat | activé / désactivé | activé | Crée des commandes d’achat brouillon (RFQ) dans votre ERP regroupées par fournisseur, en complétant le brouillon ouvert d’AutoPURCHASE pour ce fournisseur. Désactivé, AutoPURCHASE se contente d’envoyer une proposition par e-mail. Toutes les formules. |
| Confirmer automatiquement les commandes | activé / désactivé | désactivé | Confirme automatiquement les commandes d’achat créées au lieu de les laisser en brouillon pour vérification — mais uniquement sous vos plafonds de valeur par commande et par exécution ; les commandes plus importantes restent en brouillon et sont signalées dans le rapport. L’envoi de la RFQ au fournisseur reste dans votre ERP. Formule Family et au-delà — à activer seulement quand vous avez pleinement confiance dans la configuration. |
| Rapports par e-mail | après chaque exécution / uniquement quand des commandes sont créées / récapitulatif hebdomadaire | après chaque exécution | Quand le rapport d’achat avec le détail des commandes par fournisseur est envoyé par e-mail. En Mode démo, un rapport est envoyé après chaque exécution, même quand il n’y a rien à commander. Les rapports qui demandent une intervention sont toujours envoyés immédiatement. |
| Planification d’exécution | toutes les heures / quotidienne / hebdomadaire | quotidienne | À quelle fréquence AutoPURCHASE vérifie votre stock et crée des commandes. Toutes les commandes vont à l’entrepôt principal de votre société connectée. |
🛡️ Mécanismes de sécurité intégrés
AutoPURCHASE est conçu de telle sorte que même une exécution mal configurée ne puisse pas inonder vos fournisseurs de commandes :
📝 Des brouillons par défaut
Les commandes d’achat sont créées sous forme de RFQ brouillon — AutoPURCHASE n’envoie jamais rien à un fournisseur ; c’est vous qui envoyez la RFQ depuis votre ERP. La confirmation automatique existe à partir de la formule Family, mais elle est désactivée par défaut et ne confirme que les commandes sous vos plafonds de valeur.
🔁 Un brouillon ouvert par fournisseur
Deux mécanismes fonctionnent ensemble : un brouillon par fournisseur — une exécution ultérieure ajoute les nouveaux produits au brouillon ouvert d’AutoPURCHASE pour ce fournisseur au lieu de créer une deuxième commande, et les produits qui y figurent déjà sont ignorés ; et les brouillons comptent comme entrées attendues — les quantités déjà commandées réduisent le besoin calculé. Les brouillons créés par des personnes ou par votre ERP ne sont jamais touchés.
🏭 Minimums fournisseurs respectés
Les quantités minimales de commande des fournisseurs issues de votre ERP sont respectées (avec Arrondir au conditionnement activé), et les fournisseurs sous votre valeur minimale de commande sont ignorés plutôt que dérangés pour des micro-commandes.
📉 Plafond de couverture et liste noire
Le plafond de couverture maximal garantit qu’aucun produit n’est jamais commandé au-delà d’un nombre de mois de demande raisonnable, et la liste des articles à ne jamais commander vous donne un veto absolu par code produit.
🔍 Mode démo
- Proposition seulement — le mode démo exécute le calcul complet du besoin et envoie par e-mail la proposition d’achat complète, mais ne crée aucune commande d’achat dans votre ERP.
- S’exécute au plus environ une fois par jour — quelle que soit la cadence de votre planificateur, une nouvelle proposition démo est facturée au plus une fois toutes les 24 heures environ.
- Votre quota d’utilisation est quand même consommé — c’est la proposition qui est facturée, les exécutions démo comptent donc comme les exécutions réelles.
- Activé par défaut — toute nouvelle installation d’AutoPURCHASE démarre en mode démo. Désactivez-le dans l’onglet Contrôle sur BOTS4.me/bots lorsque vous êtes prêt à recevoir de vraies RFQ brouillon.
📊 Comment lire le rapport de proposition
Après chaque exécution — ou uniquement quand des commandes sont créées, ou chaque semaine, selon votre choix sous Rapports par e-mail — vous recevez un rapport d’achat par e-mail. Voici comment le lire :
📋 Bloc de synthèse
- Les paramètres utilisés par l’exécution (valeur minimale de commande, plafond de couverture, arrondi)
- Combien de commandes fournisseur ont été créées (ou proposées, en mode démo), avec le nombre total de lignes et la valeur totale en EUR
- Quels fournisseurs ont été ignorés parce qu’ils étaient sous la valeur minimale de commande
- Les produits à commander mais qui n’ont aucun fournisseur configuré dans votre ERP — corrigez la fiche fournisseur pour les inclure à la prochaine exécution
📄 Tableau des lignes de commande
Une ligne par ligne de commande proposée, regroupée par fournisseur, montrant l’intégralité du calcul :
- Objectif, En stock, Entrant, Ventes ouvertes — toutes les entrées de la formule du besoin, afin que vous puissiez vérifier chaque quantité vous-même
- Qté commandée — la quantité de commande obtenue après arrondi et plafonnement
- Prix et montant — prix fournisseur et montant de la ligne dans la devise de votre société, pour voir l’argent engagé avant de confirmer
🆓 Ce que débloque chaque formule
- Toutes les formules, y compris le mois Discovery gratuit : Créer les commandes d’achat — des RFQ brouillon sont créées dans votre ERP, regroupées par fournisseur — et Arrondir au conditionnement.
- Formule Family et au-delà : débloque Confirmer automatiquement les commandes — les commandes sous vos plafonds de valeur sont confirmées automatiquement au lieu d’attendre en brouillon (désactivé par défaut).
- Formule Business et au-delà : débloque Blocage d’achat — aucun stock n’est acheté pour les commandes ouvertes des clients que vous avez bloqués.
Consultez les offres et tarifs actuels sur la page produit AutoPURCHASE.
📦 Encore meilleur avec AutoSTOCK
AutoSTOCK calcule ce que devraient être vos niveaux de stock à partir de votre historique de ventes réel ; AutoPURCHASE transforme ces niveaux en commandes fournisseurs concrètes. Planifiez AutoSTOCK avant AutoPURCHASE et toute la boucle de réapprovisionnement — analyse de la demande → objectifs de stock → commandes d’achat brouillon — se déroule sans intervention, vous n’avez plus qu’à confirmer les commandes finales dans votre ERP.
❓ Questions fréquentes
Le rapport indique qu’aucun objectif de stock n’a été trouvé. Que faire ?
AutoPURCHASE a besoin d’objectifs pour commander. Exécutez d’abord AutoSTOCK (avec Utiliser les objectifs AutoSTOCK activé), ou définissez des règles de réapprovisionnement (min/max) sur vos produits directement dans votre ERP — AutoPURCHASE les utilise automatiquement lorsque les résultats d’AutoSTOCK sont absents ou périmés.
Pourquoi un fournisseur a-t-il été ignoré lors de cette exécution ?
Sa valeur de commande cumulée était inférieure à votre paramètre Valeur minimale de commande (50 EUR par défaut). C’est intentionnel — les commandes minuscules coûtent plus cher à traiter qu’elles ne rapportent. Le besoin ne disparaît pas : dès qu’il dépasse le seuil lors d’une exécution ultérieure, ce fournisseur reçoit sa RFQ.
Un produit qu’il faut manifestement commander n’apparaît pas dans les commandes. Pourquoi ?
Le plus souvent, il n’a aucun fournisseur configuré dans votre ERP — AutoPURCHASE regroupe les commandes par fournisseur préféré, un produit sans fiche fournisseur ne peut donc figurer sur aucune RFQ. Ces produits sont listés à part dans le rapport, sous « produits sans fournisseur configuré » ; ajoutez un fournisseur au produit dans votre ERP et il sera inclus à la prochaine exécution. Vérifiez également qu’il ne figure pas sur votre liste des articles à ne jamais commander.
AutoPURCHASE peut-il commander deux fois s’il s’exécute deux fois ?
Non. Une exécution ultérieure complète le brouillon ouvert d’AutoPURCHASE pour ce fournisseur au lieu de créer une deuxième commande, les produits qui y figurent déjà sont ignorés, et les quantités déjà commandées comptent comme stock attendu. Relancer est toujours sans risque.
À quelle fréquence AutoPURCHASE s’exécute-t-il ?
Toutes les heures, quotidienne (par défaut) ou hebdomadaire — vous choisissez dans l’onglet Contrôle sur BOTS4.me/bots. En Mode démo, une nouvelle proposition facturée est générée au maximum environ une fois par jour. Si vous possédez aussi AutoSTOCK, planifiez-le avant AutoPURCHASE pour que les objectifs soient toujours à jour.
Le Mode démo consomme-t-il vraiment mon quota d’utilisation ?
Oui. Le calcul complet du besoin et le rapport de proposition constituent le travail facturable — en mode démo, seule l’écriture dans l’ERP est omise. Les exécutions démo sont limitées à environ une par jour, les tests restent donc abordables.
La confirmation automatique est-elle sûre ?
Elle est puissante, et c’est précisément pour cela qu’elle est désactivée par défaut, disponible à partir de la formule Family et limitée par des plafonds de valeur : une commande au-dessus du plafond par commande ou par exécution n’est jamais confirmée — elle reste en brouillon et est signalée dans le rapport. Parcours recommandé : exécution en Mode démo, puis avec des RFQ brouillon pendant quelques semaines, et n’activez la confirmation automatique qu’une fois que les brouillons correspondent régulièrement à ce que vous auriez commandé de toute façon.
J’ai besoin d’aide ! Comment obtenir de l’assistance ?
Consultez d’abord les journaux de traitement sur BOTS4.me/bots — chaque exécution consigne ce qu’elle a fait et pourquoi. Toujours bloqué ? Contactez-nous via la page de contact et nous vous aiderons.
🔧 Résolution des problèmes
⚠️ Aucune commande d’achat brouillon n’apparaît dans mon ERP
Vérifiez les points suivants :
- Le mode démo est désactivé (onglet Contrôle sur BOTS4.me/bots)
- La fonction Créer les commandes d’achat est activée (elle l’est par défaut)
- Dans Odoo 14 et versions ultérieures, la règle de réapprovisionnement du produit appartient à AutoSTOCK ou est réglée sur Déclencheur = Manuel — les règles en automatique sont laissées à Odoo
- Dans ERPNext, Auto Material Request est désactivé — tant qu’il est activé, AutoPURCHASE se contente de proposer et le rapport vous le rappelle une fois par jour
- Un compte ERP est attribué à AutoPURCHASE dans l’Access Manager
- Il existe un besoin réel — si le stock couvre les objectifs et les ventes ouvertes, aucune commande n’est créée
- Consultez les journaux de traitement du tableau de bord pour y repérer des erreurs
⚠️ Les quantités commandées semblent trop importantes
Ajustez ces points, puis revérifiez en mode démo :
- Abaissez le Plafond de couverture max. — il limite chaque produit à N mois de demande
- Examinez les objectifs de stock eux-mêmes — s’ils viennent d’AutoSTOCK, revoyez ses paramètres ; s’ils viennent des règles de l’ERP, revoyez les minimums de ces règles
- Arrondir au conditionnement peut relever les quantités jusqu’aux minimums du fournisseur — vérifiez la quantité minimale du fournisseur dans votre ERP
⚠️ Les commandes partent chez le mauvais fournisseur
AutoPURCHASE utilise le fournisseur préféré de votre ERP :
- Ouvrez le produit dans votre ERP et vérifiez l’ordre de ses lignes fournisseur — le fournisseur préféré (le premier) l’emporte
- Corrigez la priorité des fournisseurs ou supprimez les fiches fournisseur obsolètes
- La prochaine exécution regroupera le produit sous le fournisseur corrigé