AutoPURCHASE
Guía del usuario – generación automatizada de órdenes de compra
🧠 Qué hace realmente AutoPURCHASE
Cada ejecución responde a una única pregunta para cada producto: ¿cuánto necesito pedir hoy? La respuesta procede de una sola fórmula transparente:
necesidad = (objetivo de stock + ventas abiertas) − (en stock + entrante)
📄 Cómo funciona AutoPURCHASE – flujo visual
(AutoSTOCK o reglas del ERP)
por producto
proveedor preferente
en su ERP
+ informe por correo
En Modo demo el flujo se detiene antes de llegar a su ERP — usted recibe el informe de propuesta completo y no se crea ninguna orden de compra.
🚀 Cómo conectarse
- Instale la aplicación BOTS4.me Connect en su Odoo — el conector de un solo clic enlaza Odoo (13.0 → 19.0) con toda la suite de BOTS4.me. Le autentica mediante un inicio de sesión por correo protegido con 2FA y crea un usuario técnico para que AutoPURCHASE pueda leer los datos de stock, ventas y proveedores y crear órdenes de compra a través de la API. Un solo conector, una sola cuenta, todas las aplicaciones.
- Asigne la cuenta de ERP a AutoPURCHASE — en el Access Manager de BOTS4.me/bots → Configuración → AutoPURCHASE, asigne su cuenta de ERP conectada a la aplicación. AutoPURCHASE funciona hoy con Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 y posteriores), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero y SAP Business One.
- Empiece en Modo demo — el Modo demo está activado por defecto: cálculo completo de la necesidad e informe de propuesta, sin ningún cambio en su ERP.
- Defina sus reglas de pedido — valor mínimo de pedido, límite de cobertura, redondeo a la cantidad mínima del proveedor, la lista de nunca pedir y la frecuencia de comprobación (cada hora, diaria o semanal), todo en el panel de /bots.
- Pase a real — desactive el Modo demo. Crear órdenes de compra está activado por defecto en todos los planes, así que empiezan a aparecer RFQ en borrador en su ERP, agrupadas por proveedor.
💡 Descubra qué puede y qué no puede hacer el usuario técnico en Niveles de acceso.
🎯 De dónde salen los objetivos de stock
Con AutoSTOCK
Si tiene AutoSTOCK y la función Usar objetivos de AutoSTOCK está activada, AutoPURCHASE usa los objetivos actualizados de la ejecución más reciente de AutoSTOCK que escribió sus reglas en su ERP — niveles de stock guiados por la demanda y calculados a partir de su historial de ventas real. Si los resultados de AutoSTOCK tienen más de una semana, o AutoSTOCK solo generó informes (Modo demo, o Escribir reglas de reposición desactivado), AutoPURCHASE recurre en su lugar a las reglas de reposición de su ERP. Mientras AutoPURCHASE crea los pedidos, AutoSTOCK configura sus reglas en Odoo para que Odoo no pida los mismos productos por su cuenta.
De forma independiente
¿Sin AutoSTOCK? No hay problema. AutoPURCHASE funciona por sí solo usando como objetivos de stock las reglas de reposición que ya mantiene en su propio ERP (mín./máx.). En Odoo 14 y posteriores, configure esas reglas con Activador = Manual para que las pida AutoPURCHASE en lugar del planificador de Odoo; las reglas que se quedan en automático siguen con Odoo y aparecen en el informe. Los productos vendidos bajo pedido, con envío directo, los kits y los productos sin ruta Comprar se omiten y se enumeran.
⚙️ Referencia de la Configuración del Panel
Todas las opciones se encuentran en BOTS4.me/bots → Control → AutoPURCHASE. Si una opción queda fuera de rango o está bloqueada por su plan, AutoPURCHASE recurre de forma segura al valor por defecto.
| Opción | Rango | Valor por defecto | Qué hace |
|---|---|---|---|
| Mín. valor de la orden | 0 – 100.000 EUR | 50 EUR | Los proveedores cuyo valor total de pedido queda por debajo de este importe se omiten en esta ejecución — así se evitan pedidos minúsculos y poco rentables. La necesidad simplemente se traslada a una ejecución posterior, cuando haya crecido. |
| Máx. límite de cobertura | 1 – 36 meses | 12 meses | Nunca se pide más allá de este número de meses de demanda media por producto — le protege de pedir en exceso los artículos de baja rotación. |
| Redondear al embalaje | activado / desactivado | activado | Redondea las cantidades pedidas al alza hasta la cantidad mínima de pedido del proveedor según la información de proveedores de su ERP. Todos los planes de pago. |
| Lista de nunca pedir | códigos de producto | vacía | Códigos de producto separados por comas que AutoPURCHASE nunca debe pedir (por ejemplo, artículos descatalogados) — una lista negra estricta. |
| Usar objetivos de AutoSTOCK | activado / desactivado | activado | Da preferencia a los resultados recientes de AutoSTOCK como objetivos de stock. Si está desactivada (o si los resultados están desfasados), se utilizan en su lugar las reglas de reposición de su ERP. |
| Crear órdenes de compra | activado / desactivado | activado | Crea órdenes de compra en borrador (RFQ) en su ERP agrupadas por proveedor, añadiéndolas al borrador abierto propio de AutoPURCHASE para ese proveedor. Si está desactivado, AutoPURCHASE solo envía una propuesta por correo. Todos los planes. |
| Confirmar órdenes automáticamente | activado / desactivado | desactivado | Confirma automáticamente las órdenes de compra creadas en lugar de dejarlas como borradores para revisión — pero solo por debajo de sus límites de valor por pedido y por ejecución; los pedidos mayores siguen como borradores y se señalan en el informe. El envío de la RFQ al proveedor se hace en su ERP. Nivel Family y superiores — actívelo solo cuando confíe plenamente en la configuración. |
| Informes por correo | tras cada ejecución / solo cuando se crean pedidos / resumen semanal | tras cada ejecución | Cuándo se envía por correo el informe de compras con el detalle de pedidos por proveedor. En Modo demo se envía un informe tras cada ejecución, también cuando no hay nada que pedir. Los informes que requieren intervención se envían siempre de inmediato. |
| Programación de ejecución | cada hora / diaria / semanal | diaria | Con qué frecuencia AutoPURCHASE comprueba su stock y crea pedidos. Todos los pedidos van al almacén principal de su empresa conectada. |
🛡️ Mecanismos de seguridad integrados
AutoPURCHASE está diseñado para que ni siquiera una ejecución mal configurada pueda inundar de pedidos a sus proveedores:
📝 Borradores por defecto
Las órdenes de compra se crean como RFQ en borrador — AutoPURCHASE nunca envía nada a un proveedor; usted envía la RFQ desde su ERP. La confirmación automática existe a partir del nivel Family, pero está desactivada por defecto y solo confirma pedidos por debajo de sus límites de valor.
🔁 Un borrador abierto por proveedor
Dos mecanismos trabajan juntos: un borrador por proveedor — una ejecución posterior añade los productos nuevos al borrador abierto propio de AutoPURCHASE para ese proveedor en lugar de crear una segunda orden, y los productos que ya figuran en él se omiten; y los borradores cuentan como entrantes — las cantidades ya pedidas reducen la necesidad calculada. Los borradores creados por personas o por su ERP nunca se tocan.
🏭 Se respetan los mínimos del proveedor
Se respetan las cantidades mínimas de pedido de los proveedores de su ERP (con Redondear al embalaje activado), y los proveedores por debajo de su valor mínimo de pedido se omiten en lugar de molestarlos con micropedidos.
📉 Límite de cobertura y lista negra
El límite máximo de cobertura garantiza que ningún producto se pida por encima de un número razonable de meses de demanda, y la lista de nunca pedir le otorga un veto absoluto por código de producto.
🔍 Modo demo
- Solo propuesta — el Modo demo ejecuta el cálculo completo de la necesidad y envía por correo la propuesta de compra completa, pero no crea ninguna orden de compra en su ERP.
- Se ejecuta como mucho una vez al día — con independencia de la frecuencia que haya programado, una nueva propuesta de demo se factura como mucho una vez cada 24 horas aproximadamente.
- Su cuota de uso se consume igualmente — la propuesta es el trabajo facturable, así que las ejecuciones demo cuentan igual que las reales.
- Activado por defecto — toda configuración nueva de AutoPURCHASE empieza en Modo demo. Desactívelo en la pestaña Control de BOTS4.me/bots cuando esté listo para obtener RFQ en borrador reales.
📊 Cómo leer el informe de propuesta
Tras cada ejecución — o solo cuando se crean pedidos, o cada semana, según lo que haya elegido en Informes por correo — recibe un informe de compras por correo. Así se lee:
📋 Bloque de resumen
- Las opciones utilizadas en la ejecución (valor mínimo de la orden, límite de cobertura, redondeo)
- Cuántos pedidos a proveedores se crearon (o se propusieron, en Modo demo), con el total de líneas y el importe total en EUR
- Qué proveedores se omitieron por no alcanzar el valor mínimo de la orden
- Productos que hay que pedir pero que no tienen proveedor configurado en su ERP — corrija la ficha de proveedor para incluirlos en la siguiente ejecución
📄 Tabla de líneas de pedido
Una fila por cada línea de pedido propuesta, agrupada por proveedor, que muestra todo el cálculo:
- Objetivo, En stock, Entrante, Ventas abiertas — todas las entradas de la fórmula de la necesidad, para que pueda verificar usted mismo cada cantidad
- Cant. pedida — la cantidad de pedido resultante tras aplicar el redondeo y los límites
- Precio e importe — precio del proveedor e importe de la línea en la moneda de su empresa, para que vea el dinero antes de confirmar
🆓 Qué desbloquea cada plan
- Todos los planes, incluido el mes Discovery gratuito: Crear órdenes de compra — se crean RFQ en borrador en su ERP, agrupadas por proveedor — y Redondear al embalaje.
- Nivel Family y superiores: desbloquea Confirmación automática de pedidos — los pedidos por debajo de sus límites de valor se confirman automáticamente en lugar de esperar como borradores (desactivada por defecto).
- Nivel Business y superiores: desbloquea Retención de compras — no se compra stock para los pedidos abiertos de los clientes que usted ponga en retención.
Consulte los planes y precios actuales en la página de producto de AutoPURCHASE.
📦 Mejor juntos con AutoSTOCK
AutoSTOCK calcula cuáles deberían ser sus niveles de stock a partir de su historial real de ventas; AutoPURCHASE convierte esos niveles en pedidos concretos a proveedores. Programe AutoSTOCK para que se ejecute antes que AutoPURCHASE y todo el ciclo de reposición — análisis de la demanda → objetivos de stock → órdenes de compra en borrador — funcionará solo, y usted únicamente confirmará los pedidos finales en su ERP.
❓ Preguntas frecuentes
El informe dice que no se encontraron objetivos de stock. ¿Qué hago?
AutoPURCHASE necesita objetivos con los que comparar para pedir. Ejecute primero AutoSTOCK (con Usar objetivos de AutoSTOCK activado) o configure reglas de reposición (mín./máx.) en sus productos directamente en su ERP — AutoPURCHASE las utiliza automáticamente cuando faltan los resultados de AutoSTOCK o están desfasados.
¿Por qué se omitió un proveedor en esta ejecución?
Su valor total de pedido quedó por debajo de la opción Mín. valor de la orden (50 EUR por defecto). Es intencionado — los pedidos minúsculos cuestan más en gestión de lo que valen. La necesidad no desaparece: en cuanto supere el umbral en una ejecución posterior, ese proveedor recibirá su RFQ.
Un producto que claramente hay que pedir no aparece en los pedidos. ¿Por qué?
Lo más habitual es que no tenga proveedor configurado en su ERP — AutoPURCHASE agrupa los pedidos por proveedor preferente, así que un producto sin ficha de proveedor no puede incluirse en ninguna RFQ. Esos productos aparecen por separado en el informe, bajo “productos sin proveedor configurado”; añada un proveedor al producto en su ERP y se incluirá en la siguiente ejecución. Compruebe también que no esté en su lista de nunca pedir.
¿Puede AutoPURCHASE pedir dos veces lo mismo si se ejecuta dos veces?
No. Una ejecución posterior añade al borrador abierto propio de AutoPURCHASE para ese proveedor en lugar de crear una segunda orden, los productos que ya figuran en él se omiten y las cantidades ya pedidas cuentan como stock entrante. Volver a ejecutar es siempre seguro.
¿Con qué frecuencia se ejecuta AutoPURCHASE?
Cada hora, diaria (por defecto) o semanal — lo elige en la pestaña Control de BOTS4.me/bots. En Modo demo se genera como máximo una nueva propuesta facturada aproximadamente una vez al día. Si también tiene AutoSTOCK, prográmelo para que se ejecute antes que AutoPURCHASE, de modo que los objetivos estén siempre actualizados.
¿De verdad el Modo demo consume mi cuota de uso?
Sí. El cálculo completo de la necesidad y el informe de propuesta constituyen el trabajo facturable — en Modo demo solo se omite la escritura en el ERP. Las ejecuciones en demo están limitadas a una al día aproximadamente, de modo que probar sigue siendo asequible.
¿Es segura la confirmación automática?
Es potente, y precisamente por eso está desactivada por defecto, disponible a partir del nivel Family y limitada por límites de valor: un pedido por encima del límite por pedido o por ejecución nunca se confirma — sigue como borrador y se señala en el informe. Camino recomendado: ejecute en Modo demo, después con RFQ en borrador durante unas semanas, y active la Confirmación automática solo cuando los borradores coincidan de forma constante con lo que usted habría pedido de todos modos.
Necesito ayuda. ¿Cómo consigo soporte?
Consulte primero los Registros de procesamiento en BOTS4.me/bots — cada ejecución registra qué hizo y por qué. ¿Sigue atascado? Escríbanos desde la página de contacto y le ayudaremos.
🔧 Resolución de problemas
⚠️ No aparece ninguna orden de compra en borrador en mi ERP
Compruebe lo siguiente:
- Que el Modo demo esté desactivado (pestaña Control en BOTS4.me/bots)
- La función Crear órdenes de compra está activada (lo está por defecto)
- En Odoo 14 y posteriores, la regla de reposición del producto es de AutoSTOCK o está configurada con Activador = Manual — las reglas en automático se dejan a Odoo
- En ERPNext, Auto Material Request está desactivado — mientras esté activado, AutoPURCHASE solo propone y el informe se lo recuerda una vez al día
- Que haya una cuenta de ERP asignada a AutoPURCHASE en el Access Manager
- Que exista una necesidad real — si el stock cubre los objetivos y las ventas abiertas, no se crea ningún pedido
- Revise los Registros de procesamiento del Panel por si hubiera errores
⚠️ Las cantidades pedidas parecen demasiado grandes
Ajuste lo siguiente y vuelva a comprobarlo en Modo demo:
- Reduzca el Máx. límite de cobertura — limita cada producto a N meses de demanda
- Revise los propios objetivos de stock — si proceden de AutoSTOCK, revise su configuración; si proceden de las reglas del ERP, revise los mínimos de esas reglas
- Redondear al embalaje puede elevar las cantidades hasta los mínimos del proveedor — compruebe la cantidad mínima del proveedor en su ERP
⚠️ Los pedidos van al proveedor equivocado
AutoPURCHASE utiliza el proveedor preferente de su ERP:
- Abra el producto en su ERP y compruebe el orden de sus líneas de proveedor — gana el proveedor preferente (el primero)
- Corrija la prioridad de los proveedores o elimine las fichas de proveedor obsoletas
- La siguiente ejecución agrupará el producto bajo el proveedor corregido