Mail2KNOW

🔑 Váš učicí token

Formát: LEARN-xxxxxxxxxxxx — tajný kód jedinečný pro Váš účet

Kde jej najdete: V záložce Mail2KNOW Vašeho panelu na BOTS4.me/bots — s praktickým tlačítkem pro kopírování. Generuje se automaticky při prvním spuštění Vašeho předplatného.

Jak ho použít: Vložte token kamkoli do předmětu nebo do textu, který napíšete, v e-mailu odeslaném (nebo přeposlaném) na Vaši e-mailovou adresu Mail2KNOW. Ve schránce, kterou čte i Mail2ERP, ho dejte do předmětu — nebo použijte složku LEARN.

Kdo smí učit: Jako učební materiál se přijímají e-maily z adres v poli Schvalování a přehledy na a od kolegů z vlastní domény Vaší firmy (ověřený odesílatel). Adresa mimo Vaši doménu smí učit, jen když ji uvedete v Kdo smí učit a ptát se — samotný token nestačí (viz Zabezpečení níže).

📥 Složka _Mail2KNOW/LEARN

Každá připojená schránka dostane složku INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Přetáhněte do ní jakýkoli e-mail — ceník od dodavatele, dobrou odpověď, kterou napsal kolega — a Mail2KNOW se ho naučí i s přílohami. Token není potřeba.

Po naučení se e-mail přesune do LEARN/DONE, takže vidíte, co bylo převzato. Žádný e-mail se nenaučí dvakrát.

🔐 Token zůstává tajný

Mail2KNOW Váš učicí token nikdy neposílá v žádném e-mailu — ani v konceptech, ani v e-mailech [Q-xxxx], ani v potvrzeních. Odpověď na e-mail [Q-xxxx] učí i bez něj.

Pokud se token objeví v e-mailu od někoho, kdo nesmí učit, nic se nenaučí a token se automaticky nahradí. Dostanete o tom e-mail — nový token v e-mailu nikdy není: zkopírujte si ho ze svého dashboardu.

Stiskněte Nový token vedle tokenu na kartě Mail2KNOW a kdykoli ho nahradíte.

📎 Co můžete poslat

Každá příloha se zpracuje jako samostatný dokument:

• Dokumenty Word — manuály, popisy produktů, interní návody (od úrovně Personal)
• Excel / CSV — ceníky, tabulky produktů, parametrové listy (od úrovně Personal)
• PDF — katalogy, technické listy, obchodní podmínky, včetně naskenovaných PDF přes OCR (od úrovně Personal)
• Obrázky — vyfotografované dokumenty, snímky obrazovky (od úrovně Personal, nejprve zapněte Obrázky)
• Soubory HTML — exportované webové stránky (všechny úrovně)
• Samotné tělo e-mailu — stačí napsat znalosti přímo do textu e-mailu (všechny úrovně)

🗂️ Automatické kategorie

Jak to funguje: AI převede každý dokument na jeden nebo více znalostních článků a každý článek zařadí do kategorie (např. “Ceny”, “Doprava”, “Specifikace produktů”).

Není potřeba nic nastavovat: Kategorie se vytvářejí a přiřazují automaticky — maximálně 15 kategorií, aby Vaše znalostní báze zůstala přehledná.

♻️ Aktualizace znalostí — vítězí nová verze

Jak opravit nebo aktualizovat: Pošlete aktualizovaný dokument, z něhož vznikne článek se stejným názvem ve stejné kategorii — nový článek automaticky nahradí starší verzi.

Nic se neztratí: Stará verze zůstává archivovaná, takže máte vždy k dispozici historii.

Duplicity se přeskakují: Pokud znovu pošlete dokument, který se nezměnil, Mail2KNOW ho rozpozná podle hashe obsahu a přeskočí ho — Vaše znalostní báze zůstane přehledná, bez duplicitních článků.

✉️ Potvrzovací e-mail

Po každém učicím e-mailu obdržíte potvrzení s přesným výčtem toho, co se systém naučil: které dokumenty byly zpracovány, které články byly vytvořeny nebo aktualizovány a jejich kategorie.

Tip: Po každé dávce potvrzení zběžně projděte — je to nejrychlejší způsob, jak ověřit, že Vaše znalostní báze obsahuje to, co si myslíte.

🌍 Učte v jednom jazyce, odpovídejte v 31

Mail2KNOW můžete učit v jakémkoli jazyce — a každý zákazník dostane odpověď v jazyce, ve kterém napsal, s podporou 31 jazyků. Učte slovensky, odpovídejte německy. Učte anglicky, odpovídejte francouzsky. Znalosti se přenášejí automaticky. Když jazyk zákazníka nelze rozpoznat, odpověď přijde ve Vašem Jazyce aplikace.

📁 Složka _Mail2KNOW — jak předat e-mail

Krok 1: Ve schránce, kterou čte také Mail2ERP, Supplier2ERP nebo Pay2ERP, přesuňte e-mail zákazníka do INBOX/_Mail2KNOW — nebo stiskněte Odpovědět přes Mail2KNOW u jeho poznámky v LOGS. To je celý pokyn: „AI, vyřiď to“. V telefonu, v notebooku, v jakémkoli poštovním programu.

Krok 2: Během pár minut je odpověď hotová. V režimu LIVE odejde zákazníkovi; v režimu DEMO, nebo když si AI není jistá, přijde koncept: e-mailem Vám, jako poznámka v _Mail2KNOW/LOGS a v Záznamech ve Vašem dashboardu — navržená odpověď s tlačítky.

Krok 3: Odeslat odpověď — jedno kliknutí a zákazník má odpověď. Upravit — otevře zabezpečenou stránku na bots4.me, kde text opravíte; odešle se Vaše verze. Odmítnout — nic se neodešle. Odpověď odejde z této schránky původnímu zákazníkovi ve stejné konverzaci — i když je přesunutý e-mail přeposlaný od kolegy. E-mail v této složce se vždy zpracuje jako dotaz zákazníka.

Pokud znalost chybí: nic se neodešle — místo toho se spustí smyčka zpětných otázek (viz níže).

🤖 Jak vzniká odpověď

Krok 1: AI přečte otázku zákazníka a vybere z Vaší báze relevantní znalostní články

Krok 2: Sestaví odpověď v jazyce, ve kterém zákazník napsal (podporováno 31 jazyků)

Krok 3: Pokud si je AI jistá, odpověď je připravena k odeslání — jak se odešle, závisí na přepínači DEMO / LIVE níže

Pokud znalost chybí: Žádné vymýšlení — místo toho se spustí smyčka zpětných otázek (viz další sekce)

📝 DEMO — každou odpověď schvalujete Vy (výchozí)

Výchozí chování: Každé nové předplatné začíná v režimu DEMO — bez Vašeho souhlasu se k zákazníkovi nedostane nic: žádná automatická odpověď, žádné potvrzení, žádné předání.

Co dostanete: E-mail s konceptem [D-xxxx] s navrženou odpovědí a články, ze kterých vychází, a stejný koncept jako poznámku v _Mail2KNOW/LOGS a v Záznamech ve Vašem dashboardu.

Chcete-li ji odeslat beze změny: Klikněte na Odeslat odpověď (nebo odpovězte na e-mail s konceptem slovem APPROVE) — odpověď odejde zákazníkovi beze změny.

Chcete-li poslat svou verzi: Klikněte na Upravit — zabezpečená stránka na bots4.me ukáže navrženou odpověď; opravte ji a odešlete. Funguje i odpověď na e-mail s konceptem s Vaším upraveným textem.

Chcete-li ji zahodit: Klikněte na Odmítnout (nebo odpovězte REJECT) — koncept se uzavře a zákazníkovi se nic neodešle. U konceptu platí jen první stisknuté tlačítko.

Přechod na LIVE: První koncept se počítá jako Váš demo report — poté můžete Mail2KNOW přepnout na LIVE.

🚀 LIVE — automatické odpovědi

Co dělá: V režimu LIVE se jisté odpovědi založené na Vašich článcích znalostí odesílají zákazníkům hned — žádný koncept, žádné čekání na Vás. Koncept dostanete i tak, když si AI není jistá, necituje žádný článek znalostí nebo nemůže potvrdit aktuální data z ERP, a ve schránce, kterou čtou i Vaše další boty, také u cenových dotazů, dokud je Uvádět ceny v odpovědích vypnuto.

Kde: přepínač DEMO / LIVE na kartě Ovládání Mail2KNOW na BOTS4.me/bots. Na LIVE přepněte, jakmile důvěřujete konceptům, které vidíte v režimu DEMO.

Doporučení: První dny zůstaňte v režimu DEMO, odešlete několik konceptů a pak přepněte na LIVE.

✍️ Podepisovat odpovědi názvem vaší firmy (od úrovně Personal)

Profesionální odpovědi: se zapnutým Podepisovat odpovědi názvem vaší firmy odchozí odpovědi končí názvem Vaší firmy (nastaveno v nastavení Mail2KNOW) — zákazníci vidí odpověď od Vaší firmy, ne od bota.

ℹ️ Na co se nikdy neodpovídá

Automaticky generované e-maily jsou rozpoznány a ignorovány: adresy no-reply, vrácené zprávy, mailing listy a newslettery. Mail2KNOW se nikdy nezasekne v e-mailové smyčce a nikdy neodpovídá robotům.

🏢 Kdo je kolega

• Vlastní doména Vaší firmy — adresa z domény Vaší firmy
• Uvedení kolegové — každá adresa v Kdo smí učit a ptát se
• Ověřený odesílatel — přijímající poštovní server ověřil, že e-mail opravdu přišel z této adresy (DKIM, SPF nebo DMARC). Zfalšovanému odesílateli se nedůvěřuje.
• Adresováno Mail2KNOW — schránka Mail2KNOW musí být v poli Komu, ne jen v Kopii nebo Skryté kopii

⚡ Co kolega dostane

• Odpověď přímo zpět — žádný koncept, žádné potvrzení, žádné předání. Pod odpovědí: články znalostí, ze kterých vychází.
• Interní údaje — se zapnutým Odpovídat s aktuálními daty z ERP dostanou kolegové i stav skladu včetně množství na cestě a objednaných a stav objednávky kteréhokoli zákazníka podle čísla objednávky.
• Když chybí znalosti — e-mail [Q-xxxx] dostane kolega, který se ptal, ne Vy. Jeho odpověď naučí Mail2KNOW a on dostane odpověď. Pořád to nestačí? E-mail [Q-xxxx] přijde znovu s tím, co ještě chybí. Jedna připomínka po 1 dni; poté se dotaz uzavře bez zprávy komukoli dalšímu.
• Ochrana proti smyčkám — nejvýše 30 automatických odpovědí na kolegu za den.

📋 Čtyři případy v kostce

ℹ️ Ve schránce, kterou čtou i Vaše další boty

Odpovídá se tam jen na e-maily, které někdo přesune do _Mail2KNOW — a takový e-mail se vždy zpracuje jako dotaz zákazníka, i když ho přeposlal kolega. Pak dostane odpověď původní zákazník.

🙏 Krok 1 — zákazník obdrží potvrzení

Zákazník okamžitě dostane zdvořilý e-mail „Váš dotaz jsme přijali“ ve svém jazyce, takže ví, že se jeho zpráva neztratila.

📨 Krok 2 — obdržíte e-mail se zpětnou otázkou

Předmět: [Q-xxxx] — popisuje přesně, jaká informace chybí k odpovědi zákazníkovi.

Co udělat: Stačí kliknout na Odpovědět a napsat informaci obyčejnými slovy — nebo přiložit dokumenty, které ji obsahují. Vaše odpověď učí Mail2KNOW i bez tokenu. Nebo klikněte na Upravit (Naučit a odpovědět) a napište odpověď na zabezpečené stránce bots4.me. Uzavřít pošle zákazníkovi zdvořilé předání hned.

⚡ Krok 3 — naučit se A ZÁROVEŇ odpovědět, automaticky

Vaše odpověď se převede na znalostní články a čekající zákazník automaticky obdrží svou odpověď — nikdy nemusíte zákazníkovi psát sami.

Trvalý efekt: Další zákazník, který se zeptá na totéž, dostane okamžitou odpověď. Každá zpětná otázka dělá Vaši znalostní bázi chytřejší.

⏰ Připomínky a zdvořilé předání

Po 1 dni bez Vaší odpovědi dostanete jednu připomínku.

Po 2 dnech (nastavitelné pomocí nastavení Otevřené požadavky vyprší po) dostane zákazník zdvořilý e-mail s předáním, který mu navrhne, aby Vás kontaktoval přímo na schránce, na kterou psal — takže žádná otázka nikdy nezůstane viset navždy.

✅ Potvrzení o učení (Vám)

Kdy: Po každém učicím e-mailu, který pošlete

Obsahuje: Které dokumenty byly zpracovány a které znalostní články byly vytvořeny nebo aktualizovány, včetně jejich kategorií

Potřebná akce: Žádná — zběžně jej projděte a ověřte výsledek učení

📝 Koncept odpovědi [D-xxxx] (Vám)

Kdy: Na dotaz zákazníka byla připravena odpověď v režimu DEMO — nebo v režimu LIVE, když si AI není jistá, necituje žádný článek znalostí nebo nemůže potvrdit aktuální data z ERP

Obsahuje: Dotaz zákazníka, navrženou odpověď a články znalostní báze, ze kterých vychází

Co udělat: Klikněte na Odeslat odpověď, Upravit nebo Odmítnout — v e-mailu, u poznámky v LOGS nebo ve Vašem dashboardu — nebo odpovězte APPROVE či s Vaším upraveným textem

🤔 Zpětná otázka [Q-xxxx] (Vám)

Kdy: Chybí znalosti k zodpovězení dotazu zákazníka (u dotazu kolegy tento e-mail dostane kolega, který se ptal)

Obsahuje: Popis toho, jaká informace je přesně potřeba

Co udělat: Odpovězte s informací nebo přiložte dokumenty, případně klikněte na Upravit (Naučit a odpovědět) — systém se to naučí a automaticky odpoví zákazníkovi

⏰ Připomínka (Vám)

Kdy: 1 den po doplňujícím e-mailu, na který jste neodpověděli

Potřebná akce: Odpovězte na původní e-mail [Q-xxxx], než čekající otázka vyprší

Také u konceptů odpovědí: 1 den po konceptu [D-xxxx], který jste neodeslali, dostanete jednu připomínku se stejnými tlačítky Odeslat odpověď, Upravit a Odmítnout a s časem, kdy jinak zákazníka požádáme, aby Vás kontaktoval přímo

👍 Zákazníci hodnotí každou odpověď

Pod každou odpovědí najde tazatel dva odkazy, 👍 Ano a 👎 Ne, a může připojit krátkou zprávu.

Každé hodnocení se objeví jako řádek v INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK Vaší schránky a v Logs Vašeho dashboardu. Řádek s 👎 má tlačítko Upravit a znovu odeslat: opravte odpověď a ta odejde zákazníkovi znovu a uloží se do znalostí.

⏱️ Tlačítka fungují během několika minut

Kliknutí na jakékoli tlačítko — Odeslat odpověď, Upravit, Zamítnout, Zapomenout, Upravit a znovu odeslat — se provede během několika minut, i mimo Vaše provozní hodiny. Provozní hodiny omezují jen automatické odpovědi.

🙏 Potvrzení a předání (Vašemu zákazníkovi)

Potvrzení: „Váš dotaz jsme přijali“ v jazyce zákazníka — jen v režimu LIVE: odešle se hned, když chybí znalosti, a u konceptu jen tehdy, pokud ho do hodiny neschválíte

Předání: Po 2 dnech (nastavitelné) bez Vaší odpovědi, nebo když kliknete na Zavřít, zákazníka zdvořile požádáme, aby Vás kontaktoval přímo — jen v režimu LIVE; v režimu DEMO zákazník sám od sebe nedostane nic

Potřebná akce: Žádná — jde o automatickou péči o zákazníky, zatímco máte práci

📊 Kde uvidíte, co se stalo

Kdy: Kdykoli — každý týden dostanete e-mail s tím, co se Mail2KNOW za týden naučil, s tlačítky Upravit a Zapomenout u každého nového článku, a jednou měsíčně přehled Vaší znalostní báze (každý článek s jeho ID a celá báze jako příloha). Pošlete e-mail s [LIST] v předmětu a dostanete ho na požádání.

Kde: Záložka Logy ve Vašem panelu uvádí vše, co se systém naučil, na co odpověděl a co ještě čeká

Co udělat: Nic — článek odstraníte tlačítkem Zapomenout u naučeného článku nebo pomocí [FORGET A0007] v předmětu

🎯 Rychlý průvodce nastavením

Nastavení Mail2KNOW zabere jen několik minut:

• Krok 1: Kupte si nebo aktivujte Mail2KNOW na BOTS4.me/product/mail2know (první měsíc zdarma)
• Krok 2: Přidejte svůj e-mailový účet v Access Manageru na BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP nebo OAuth, ověřeno automaticky
• Krok 3: Otevřete záložku Mail2KNOW a zkopírujte svůj učicí token (generuje se automaticky při prvním spuštění)
• Krok 4: Pošlete první e-mail s tokenem v předmětu a několika přiloženými dokumenty — nebo jeden přetáhněte do _Mail2KNOW/LEARN — a pak zkontrolujte potvrzující odpověď
• Krok 5: Pošlete do schránky testovací dotaz (nebo ve schránce, kterou čtou také Vaši další boti, přesuňte testovací e-mail do složky _Mail2KNOW), otevřete koncept a klikněte na Odeslat odpověď
• Krok 6: Když odpovědím důvěřujete, přepněte Mail2KNOW na kartě Ovládání z DEMO na LIVE
• Krok 7: Zveřejněte adresu svým zákazníkům (např. support@your-company.com)

📧 Konfigurace e-mailového účtu

Vlastní nebo sdílená znalostní báze: každý e-mailový účet, který přidáte pro Mail2KNOW v Access Manageru, má vlastní znalostní bázi. V části Znalostní databáze na kartě Mail2KNOW může více schránek sdílet jednu: co se naučí jedna, z toho odpovídají všechny. Schránka, která se připojí, přinese své články; schránka, která odejde, si ponechá kopii. Schránku naučíte tak, že učicí e-mail pošlete právě do ní.

Podporovaní poskytovatelé: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange a jakýkoli poskytovatel IMAP/SMTP — připojení se při přidání automaticky ověřují.

Rozvrh: Běží každých pár minut, nepřetržitě, včetně víkendů — nastavení frekvence spouštění neexistuje, není co měnit. Provozní hodiny lze nastavit, pokud preferujete zpracování pouze v pracovní době.

🔧 Nastavení Mail2KNOW

Nastavíte v: záložce Mail2KNOW na BOTS4.me/bots

• Schvalování a přehledy na: Jedna nebo více e-mailových adres oddělených čárkou (nejvýše 5). Každý koncept, zpětná otázka, potvrzení i přehled jde všem z nich a kterákoli z nich smí schvalovat koncepty a učit znalostní bázi. Prázdné = e-mail Vašeho účtu
• Kdo smí učit a ptát se: Potřebné jen pro adresy mimo doménu Vaší firmy (až 20) — kolegové z vlastní domény smějí učit a ptát se už teď. Uvedené adresy smějí učit, schvalovat koncepty a odebírat znalosti; na jejich otázky přijde odpověď rovnou zpět. Adresa Vašeho účtu smí vždy. Vy a uvedené adresy můžete také přeposílat do naší schránky — viz Přeposlat nám níže
• Company name: Používá se v podpisech odpovědí
• Otevřené požadavky vyprší po: Jak dlouho zůstane koncept nebo nezodpovězený doplňující dotaz otevřený, než se uzavře — v režimu LIVE pak zákazník dostane zdvořilou zprávu o předání (výchozí 2 dny)
• DEMO / LIVE: Přepínač režimu na kartě Ovládání — DEMO (výchozí) Vám posílá každou odpověď zákazníkovi jako koncept, LIVE odpovídá zákazníkům automaticky
• Učení ze schválených odpovědí: Ve výchozím stavu zapnuto — každá odpověď, kterou schválíte nebo opravíte, se uloží jako článek otázka – odpověď (nikdy ne odpovědi s aktuálními údaji o skladu nebo objednávkách)
• Odpovídat s aktuálními daty z ERP: Ve výchozím stavu zapnuto od plánu Business — dotazy na sklad a dodání se zodpoví z Vašeho ERP; stav objednávky jen odesílateli, u kterého je prokázáno, že patří k danému zákazníkovi
• Uvádět ceny v odpovědích: Ve výchozím stavu vypnuto — dotazy na cenu Vám přijdou jako koncept

📨 Přeposlat nám — žádné propojení schránky není potřeba

V sekci BOTS4.me/bots → Nastavení → Mail2KNOW klikněte na Přidat zdroj a přidejte BOTS4.me Mailbox — jedno kliknutí, nic není třeba připojovat, žádné heslo. Poté se e-maily, které na mail2know@bots4.me přepošlete Vy nebo kolegové uvedení v poli Kdo smí učit a ptát se, zpracují bez jakéhokoli propojení schránky. S tokenem LEARN v předmětu e-mail učí znalostní bázi; bez něj jde o interní dotaz zodpovězený zpět odesílateli — například: jak jsme podobnou reklamaci řešili už dříve? Nikdo jiný se přes naši schránku k Mail2KNOW nedostane, takže odpovídání Vašim zákazníkům stále vyžaduje propojenou schránku.

Než se přeposlaný e-mail použije k učení nebo je zodpovězen (v režimu DEMO i LIVE), ověříme, že přišel z Vaší adresy nebo z uvedené adresy (DKIM); pokud Váš poskytovatel e-mailu odchozí poštu nepodepisuje, jednou ho potvrdíte jedním kliknutím. Každý přeposlaný e-mail smažeme z naší schránky hned po zpracování — nejpozději po 7 dnech, pokud se ho nepodařilo zpracovat. Tentýž e-mail přeposlaný dvakrát se zpracuje jen jednou.

🔒 Zabezpečení — dvojitě chráněné učení

• Dva zámky na učení: Učicí e-mail musí obsahovat Váš tajný token A přijít z adresy v poli Schvalování a přehledy na, od ověřeného kolegy z vlastní domény nebo z adresy, kterou jste uvedli — nikdo jiný nemůže vložit znalosti do Vaší báze. Token se nikdy neposílá v žádném e-mailu; pokud se objeví v e-mailu od kohokoli jiného, automaticky se nahradí
• Šifrované úložiště: Vaše znalosti jsou uloženy šifrovaně, odděleně pro každého klienta a každou schránku (nebo pro každou sdílenou znalostní bázi, kterou nastavíte) — nikdy se nesdílejí s jinými klienty, nikdy se nepoužijí pro cizí zákazníky
• Ochrana proti smyčkám: Na automaticky generované e-maily (no-reply, vrácené zprávy, mailing listy) se nikdy neodpovídá

💳 Plány a platby

Stejný systém jako u všech aplikací BOTS4.me: Vyberte si plán podle svého objemu a kdykoli přejděte na větší plán.

• Učení a odpovídání: Obojí je součástí Vašeho plánu — bez samostatného nastavení či doplňku
• Duplicity se přeskakují: Znovu odeslané nezměněné dokumenty se rozpoznají podle hashe obsahu a znovu se nezpracovávají
• První měsíc zdarma: Každý nový klient začíná bezplatným měsícem Discovery

Plány najdete na produktové stránce Mail2KNOW.

💡 Tipy pro pokročilé

• Začněte svým FAQ: Nejprve přepošlete svou stávající stránku FAQ, ceník a obchodní podmínky — pokrývají většinu otázek zákazníků
• Odpovídejte na zpětné otázky rychle: Každá odpověď [Q-xxxx] naučí systém natrvalo — několik odpovědí v prvním týdnu ušetří hodiny později
• Nejprve zůstaňte v režimu DEMO: Odešlete několik konceptů [D-xxxx], než přepnete na LIVE
• Aktualizujte opětovným odesláním: Nový ceník? Stačí jej znovu přeposlat — články se stejným názvem automaticky nahradí starou verzi
• Dvě znalostní báze? Připojte druhou schránku — každá schránka má vlastní znalostní bázi, například jednu pro zákazníky a jednu pro interní firemní znalosti

📬 Protokol ve vaší schránce

• Kde: každá schránka dostane složku LOGS uvnitř vlastní složky bota, například _Mail2ERP/LOGS. Každý bot má svou vlastní.
• Co: stejné řádky jako karta Záznamy, jedna zpráva na každý řádek. Nic se neposílá e-mailem — řádky se zapisují přímo do složky.
• Nepřečtené znamená, že je potřeba váš zásah: nepřečtené přicházejí jen řádky, které vyžadují vaše rozhodnutí. Všechny ostatní řádky, včetně varování, přicházejí už přečtené.
• Údržba: složka uchovává posledních 100 řádků po dobu až 30 dní. Úplný protokol zůstává na vaší nástěnce.
• Bezpečné už z principu: pravé zprávy protokolu existují jen ve složkách LOGS, nikdy ve vaší doručené poště, a potvrzovací stránka nikdy nežádá heslo.
• Přepínač: Protokol ve vaší schránce, v seznamu funkcí bota na záložce Ovládání. Od plánu Personal je zapnutý ve výchozím nastavení.
• Tlačítka Mail2KNOW: koncepty mají Odeslat odpověď, Upravit a Odmítnout; otevřené dotazy Upravit (Naučit a odpovědět) a Zavřít; naučené články Zapomenout. Stejná tlačítka jsou v e-mailech s koncepty a v Záznamech ve Vašem dashboardu.

📋 Co každý záznam v logu ukazuje

• Časové razítko: kdy zpracování proběhlo
• E-mail odesílatele: kdo e-mail poslal
• Provedená akce: Naučeno, zodpovězeno, koncept vytvořen, zpětná otázka odeslána, nebo ignorováno (automaticky generováno)
• Zjištěné dokumenty: Které typy příloh byly během učení zpracovány

⚠️ Co dělat při chybách

• Chyby připojení k e-mailu: Zkontrolujte svůj e-mailový účet v Access Manageru na /bots — znovu ověřte přihlašovací údaje IMAP/SMTP nebo OAuth
• Učicí e-mail nebyl zpracován: Ověřte, že token je v předmětu nebo v textu (ve schránce, kterou čte i Mail2ERP: v předmětu) a že e-mail byl odeslán z adresy v poli Schvalování a přehledy na, od kolegy z vlastní domény nebo z adresy uvedené v Kdo smí učit a ptát se. Když přeposíláte na mail2know@bots4.me, zkontrolujte také, že je k Mail2KNOW přidána schránka BOTS4.me.
• Odpověď se neodeslala: Zkontrolujte, zda je Mail2KNOW v režimu DEMO — odpověď pravděpodobně čeká jako koncept [D-xxxx] ve Vaší klientské schránce. V režimu LIVE přijde koncept i tehdy, když si AI není jistá, necituje žádný článek znalostí nebo nemůže potvrdit aktuální data z ERP. Dotaz kolegy potřebuje schránku Mail2KNOW v poli Komu, ne jen v Kopii. Ve schránce, kterou čte také Mail2ERP, Supplier2ERP nebo Pay2ERP, se odpovídá jen na e-maily ve složce _Mail2KNOW, pokud není zapnuto Odpovídat i na poštu, kterou Mail2ERP neimportoval.
• Přetrvávající potíže: kontaktujte podporu na BOTS4.me/contact

Filtrujte logy podle úrovně (success, info, warning, error) a rychle najdete, co vyžaduje pozornost.

Týden 1 — plnění a trénink

Posílejte stávající dokumenty po dávkách — FAQ, ceníky, podmínky, produktové listy — a projděte si každý potvrzovací e-mail. Zůstaňte v režimu DEMO: zkontrolujte každý koncept [D-xxxx] a klikněte na Odeslat odpověď nebo Upravit. Na každý doplňující dotaz [Q-xxxx] odpovězte co nejdříve — každý natrvalo zaplní mezeru ve znalostech.

Týden 2 a dále — autonomní režim

Jakmile koncepty soustavně vypadají správně, přepněte na LIVE. Od té chvíle vidíte jen koncepty, u kterých si AI není jistá, a doplňující dotazy k opravdu novým otázkám; vše ostatní je v záznamech dashboardu. Znalosti aktualizujte, kdykoli se něco změní — stačí přeposlat nový dokument s Vaším tokenem.

🏆 Osvědčený postup

Jakmile zapnete autonomní režim, zveřejněte adresu Mail2KNOW jako svou oficiální adresu podpory (např. support@your-company.com). Potřebujete druhou znalostní bázi pro interní firemní know-how? Připojte druhou schránku — každá schránka má vlastní, přísně oddělenou znalostní bázi.