Automatyczne zamienianie zamówień z e-maili w oferty Xero

🎯 „Każdy e-mail z zamówieniem staje się ofertą, którą wpisuję sam”

Małe hurtownie, dostawcy branżowi i producenci pracujący na Xero opisują tę samą rutynę. Zamówienie przychodzi jako PDF lub arkusz albo jako kilka wierszy w e-mailu. Zanim Xero cokolwiek zrobi, ktoś musi przygotować ofertę: znaleźć kontakt, dodać każdą pozycję, wpisać ilości, dopisać numer referencyjny klienta.

• Codziennie zajmuje to czas: zamówienie na dziesięć wierszy to kilka minut starannego wpisywania, a praca rośnie z każdym nowym klientem.
• Błędy się przenoszą: zły kod pozycji w ofercie staje się błędną fakturą po zaakceptowaniu oferty.
• Zamówienia i zapytania ofertowe wyglądają podobnie: jedne i drugie kończą jako oferty i łatwo stracić z oczu, które z nich są prawdziwymi zamówieniami.
• Spóźnione oferty to stracone transakcje: zapytanie ofertowe obsłużone jutro często trafia do dostawcy, który odpowiedział dziś.

🔍 Co użytkownicy Xero zwykle próbują najpierw

Kopiowanie poprzedniej oferty

Xero pozwala skopiować wcześniejszą ofertę, co pomaga, gdy klient ponownie zamawia to samo. Nie pomaga przy nowym zamówieniu, którego wiersze są w załączniku PDF — te nadal trzeba przeczytać i wpisać.

Przepisy automatyzacji i parsery

Narzędzia do przepływów pracy potrafią utworzyć ofertę z danych ustrukturyzowanych, a parsery dokumentów wyciągnąć pola ze znanego układu. Pomiędzy nimi leży najtrudniejsza część: zrozumienie nieznanego układu, dopasowanie Państwa kodów pozycji i kontaktów w Xero oraz odróżnienie zamówienia od zapytania ofertowego. Tej luce przyglądamy się w artykule Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP.

⚙️ Jak Mail2ERP współpracuje z Xero

Wersje robocze ofert dla zapytań ofertowych i zamówień

• Zapytanie ofertowe staje się wersją roboczą oferty.
• Wiążące zamówienie staje się wersją roboczą oferty z tytułem Customer order i notatką w historii „Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP nigdy jej nie akceptuje: Państwo ją sprawdzają i oznaczają w Xero jako Accepted.

Co trafia do oferty

• Kontakt: adres e-mail nadawcy musi należeć do kontaktu klienta w Xero lub jednej z jego osób kontaktowych. Mail2ERP nigdy nie tworzy kontaktów.
• Pozycje: kody w e-mailu są dopasowywane do pola Code Państwa pozycji w Xero; pozycji bez kodu nie da się dopasować. Pozycje Xero nie mają kodów kreskowych, kodów dostawcy ani kodów klienta, więc nie są one używane. Mail2ERP nigdy nie tworzy pozycji.
• Ceny i podatek: każdy wiersz przyjmuje jednostkową cenę sprzedaży pozycji, ze stawką podatkową w każdym wierszu. Cena z e-maila jest używana tylko wtedy, gdy pozycja nie ma ceny sprzedaży. Cenniki dla poszczególnych klientów nie są dostępne przez API Xero.
• Numer referencyjny: numer zamówienia klienta trafia do pola Reference oferty.
• Uwagi: wiadomość od klienta staje się podsumowaniem oferty, które jest drukowane na ofercie. Treść e-maila i żądana data dostawy trafiają do notatek w historii oferty, które są wewnętrzne. Oryginalne pliki są dołączane do oferty.
• Adres: oferty w Xero przyjmują adres kontaktu.

Dlaczego oferta pozostaje wersją roboczą

Wersja robocza oferty nie jest nikomu wysyłana. To celowe: zamówienie odczytało oprogramowanie, a Państwo powinni je zobaczyć przed klientem. Raz lub dwa razy dziennie proszę otworzyć wersje robocze z tytułem Customer order, sprawdzić wiersze z dołączonym oryginałem i oznaczyć ofertę jako Accepted. Zapytania ofertowe również pozostają wersjami roboczymi, więc można poprawić cenę lub dodać uwagę, zanim wyśle się ofertę klientowi z Xero.

Gdy klient zamawia na podstawie Państwa oferty

Przy włączonym przełączniku Wykrywanie RFQ odpowiedź, która podaje numer Państwa oferty i wyraźnie ją zamawia, oznacza tę ofertę jako zamówienie klienta. Dopóki oferta jest wersją roboczą lub wysłaną, stosowane są zmiany ilości, które klient poda dla konkretnych wierszy; w przeciwnym razie zamawiana jest cała oferta z uwagą. Zaakceptowana oferta jest w Xero zamrożona, więc Mail2ERP dodaje do niej tylko notatkę w historii.

Niejasne e-maile i duplikaty

E-mail, którego nie da się zaimportować — nieznany nadawca, kod bez pasującej pozycji — pozostaje w INBOX, nieprzeczytany, z powodem w logu. Ilości, których nie da się odczytać z pewnością, są pomijane, a nie zgadywane, i otrzymują Państwo prośbę o ich uzupełnienie. Każda oferta jest tworzona z kluczem idempotencji, a przerwane uruchomienie odnajduje już utworzoną ofertę, zamiast tworzyć drugą; przekazana kopia tego samego zamówienia jest importowana raz.

🛠️ Konfiguracja krok po kroku

• Krok 1 — Proszę rozpocząć bezpłatny miesiąc Discovery: proszę zalogować się na bots4.me/bots, kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie Mail2ERP i jednorazowo zaakceptować Regulamin. Karta nie jest potrzebna.
• Krok 2 — Proszę podłączyć skrzynkę: Ustawienia → Mail2ERP → Access Manager → Dodaj źródło. Gmail i Microsoft 365 korzystają z Secure Quick Connect; każdy inny dostawca łączy się przez IMAP. Zob. Getting Connected. Albo można przekazywać zamówienia na mail2erp@bots4.me bez podłączania skrzynki.
• Krok 3 — Proszę podłączyć Xero: Dodaj miejsce docelowe → kafelek Xero → Zaloguj się przez Xero. Xero zapyta, z której organizacji BOTS4.me może korzystać; proszę ją wybrać i kliknąć Allow access. Jeśli podłączono więcej niż jedną, proszę wybrać organizację na karcie Xero. Nie są przechowywane żadne hasła ani klucze API.
• Krok 4 — Proszę sprawdzić kody pozycji: proszę upewnić się, że pozycje zamawiane przez klientów mają w Xero kod (Code) zgodny z tym, co piszą.
• Krok 5 — Proszę uruchomić w trybie DEMO, a potem przejść na LIVE: Mail2ERP startuje w trybie demo i wysyła Państwu e-mailem ofertę, którą by utworzył. Gdy raporty wyglądają poprawnie, proszę ustawić Tryb na LIVE w zakładce Sterowanie.

🧭 Pierwszy tydzień w miesiącu Discovery

• Tryb: DEMO czyta Państwa e-maile i dane Xero i niczego nie zapisuje; LIVE staje się dostępny po pierwszym e-mailu z raportem DEMO.
• Godziny pracy i weekendy: Mail2ERP działa w tych godzinach, na początek w godzinach biurowych w dni robocze.
• Przełączniki Discovery: przełączniki z oznaczeniem Discovery są zawarte w bezpłatnym miesiącu i na starcie są wyłączone. W Xero przydatne są Wykrywanie RFQ i Oddzielaj zewnętrzne; przełączniki Smart Multi-Code Matching nie mają w Xero kodów do pracy.
• Zamówienie testowe: proszę wysłać z adresu kontaktu klienta e-mail z dwoma lub trzema kodami pozycji i ilościami, a potem drugi e-mail, który pyta tylko o ceny. Raporty DEMO pokazują obie oferty; decyzje są też w zakładce Logi i w folderze _Mail2ERP/LOGS.
• Nauka: przeciągnięcie e-maila do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA ponawia go jako ten typ, a do _Mail2ERP/POMIN — pomija ten rodzaj e-maili w przyszłości.

🧾 Po akceptacji: fakturowanie z AutoERP

Mail2ERP kończy na wersji roboczej oferty. Jeśli faktura ma pojawiać się sama, AutoERP w Xero tylko fakturuje: fakturuje każdą ofertę oznaczoną jako Accepted, gdy tylko każda jej pozycja jest na stanie, a BOTS4.me wysyła fakturę e-mailem do klienta. Fakturowane są tylko oferty zaakceptowane po pierwszym uruchomieniu AutoERP w trybie LIVE. Xero nie ma w API dokumentów dostawy ani faktury zaliczkowej, więc nie ma kroku wysyłki, a zamówienia wymagające przedpłaty pozostają po Państwa stronie.

• Na co dzień: zaimportowane e-maile trafiają do _Mail2ERP/PRZETWORZONE; Państwo sprawdzają wersje robocze ofert z tytułem Customer order i je akceptują.
• Limity API: Xero ogranicza wywołania API na organizację na minutę i na dzień. BOTS4.me dzieli ten limit z innymi aplikacjami Xero, zwalnia, gdy Xero o to prosi, i kontynuuje następnego dnia, gdy dzienny limit zostanie wykorzystany.
• Platforma: hostowana w UE, zaprojektowana z myślą o RODO, 2FA oraz raporty, logi i foldery skrzynki w 31 językach.

📚 Powiązane artykuły

• Funkcje i plany: strona produktu Mail2ERP i przewodnik Mail2ERP.
• Korzystają Państwo z QuickBooks? Zamienianie e-maili z zamówieniami klientów w oferty w QuickBooks Online.
• Potrzebują Państwo magazynu i zamówień sprzedaży? Jak importować zamówienia z e-maili do Zoho Inventory i Zoho Books.
• Porównanie opcji: Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP.
• Najpierw warto wypróbować panel: demo na żywo panelu BOTS4.me.

🔗 Źródła i dalsza lektura

Oficjalne strony, do których odwołuje się ten przewodnik. Linki zewnętrzne otwierają się w nowej karcie.

• Xero — Quotes