AutoSTOCK
Guida utente – Ottimizzazione automatica dei livelli di scorta
🧠 Che cosa fa davvero AutoSTOCK
AutoSTOCK sostituisce le stime manuali dei livelli di scorta con un’esecuzione di ottimizzazione basata sui dati costruita su requisiti aziendali reali:
📄 Come funziona AutoSTOCK – flusso visivo
dal suo ERP
per prodotto
(prodotti occasionali esclusi)
(la modalità scelta)
+ report inviato via e-mail
In Modalità demo il flusso è identico — solo che l’ultimo passaggio si limita a segnalare ciò che verrebbe scritto, senza toccare il suo ERP.
🚀 Come collegarsi
- Installi l’app BOTS4.me Connect nel suo Odoo — il connettore a un clic collega Odoo (13.0 → 19.0) all’intera suite BOTS4.me. La fa accedere con un login via e-mail protetto da 2FA e predispone un utente tecnico affinché AutoSTOCK possa leggere lo storico delle vendite e scrivere le regole di riordino tramite API. Un solo connettore, un solo account, tutte le app.
- Assegni l’account ERP ad AutoSTOCK — nell’Access Manager su BOTS4.me/bots → Impostazioni → AutoSTOCK, assegni all’app il suo account ERP collegato. Oggi AutoSTOCK funziona su Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 e successivi), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online e Xero; su Business Central, QuickBooks Online, Xero e SAP Business One è BOTS4.me a gestire le regole di riordino per Lei.
- Inizi in Modalità demo — la Modalità demo è attiva per impostazione predefinita: analisi e report completi, zero modifiche nel suo ERP. Esamini alcuni report prima di passare in produzione.
- Scelga la modalità di ottimizzazione e le impostazioni — si configura tutto nella dashboard su /bots; i valori predefiniti sono valori di partenza collaudati in produzione.
- Passi alla modalità LIVE — disattivi la Modalità demo e attivi Scrivi le regole di riordino (tutti i piani a pagamento, incluso il mese Discovery gratuito). Dall’esecuzione successiva, le regole di riordino del suo ERP seguono la domanda reale.
💡 Scopra di più su ciò che l’utente tecnico può e non può fare in Livelli di accesso.
🎛️ Le cinque modalità di ottimizzazione
Tutte e cinque le modalità rispondono alla stessa domanda — «quanto devo tenere a scorta di questo prodotto?» — con metodi di calcolo diversi. Cambi modalità in qualsiasi momento nella dashboard. Non sa quale scegliere? Il Confronto mensile di modalità e finestre qui sotto le confronta tutte sul suo stesso storico delle vendite.
Copertura
L’impostazione predefinita. Il punto di riordino (min) è ciò che si vende durante il tempo di consegna del fornitore più un margine del 50%; il livello di reintegro (max) aggiunge la sua copertura obiettivo — 2 mesi di domanda media per impostazione predefinita. Esempio: un prodotto vende 5 pezzi al giorno e il fornitore consegna in 14 giorni, quindi il min è 105 pezzi e il max è 105 + 300 = 405 pezzi.
Quando usarla: la scelta semplice e robusta per la maggior parte delle aziende. Facile da spiegare, facile da verificare, collaudata in produzione. Inizi da qui.
Livello di servizio
Scorta di sicurezza statistica. Calcola quante scorte servono per evitare una rottura di stock durante il tempo di consegna del fornitore con una probabilità scelta (95% per impostazione predefinita, configurabile 80–99%). Usa i tempi di consegna dei fornitori presi dal suo ERP ed esclude automaticamente i prodotti con domanda irregolare e imprevedibile.
Quando usarla: cataloghi a domanda stabile in cui desidera un obiettivo di disponibilità preciso invece di una copertura fissa. Disponibile con il livello Business.
Percentile della domanda
Senza ipotesi di distribuzione. Invece di presumere che la domanda segua una bella curva a campana, prende come scorta di sicurezza un percentile scelto della sua domanda giornaliera reale (90% per impostazione predefinita, configurabile 50–99%). Nessuna ipotesi statistica — solo il suo reale andamento della domanda.
Quando usarla: domanda a picchi e irregolare, in cui le medie ingannano — grandi ordini occasionali alternati a settimane tranquille. Disponibile con il livello Business.
Ibrida
Automatica per prodotto. Classifica ogni prodotto in base alla regolarità con cui vende davvero, poi applica la matematica del Livello di servizio ai prodotti a vendita costante e quella del Percentile della domanda a quelli irregolari. I prodotti con dati troppo scarsi per entrambe vengono lasciati stare, invece di ricevere un obiettivo fuorviante.
Quando usarla: cataloghi misti in cui una sola regola non va bene per tutto — altrimenti dovrebbe suddividere il catalogo a mano. Disponibile con il livello Business.
Ponderata sul recente
Nessuna data di taglio. Stessa idea della Copertura, ma le vendite recenti contano più di quelle vecchie: una vendita conta la metà una volta trascorso un tempo di consegna, un quarto dopo due e così via. Nulla scompare mai di colpo al limite del periodo di analisi.
Quando usarla: cataloghi che cambiano — nuovi progetti che decollano, vecchie linee che si spengono. Un prodotto che inizia a vendere viene messo a scorta nel giro di settimane invece di essere diluito sull’intero periodo, e uno che smette viene esaurito invece di essere mantenuto su una domanda ormai superata. Disponibile con il livello Business.
📅 Confronto mensile di modalità e finestre — lasci che siano i dati a scegliere le sue impostazioni
Scegliere una modalità e un periodo di analisi a intuito significa tirare a indovinare. Una volta al mese AutoSTOCK può eseguire ogni modalità su ogni periodo di analisi partendo dal suo stesso storico delle vendite e inviarle il confronto via e-mail — così la decisione nasce dai suoi dati, non da una sensazione.
- Due numeri per ogni combinazione — Capitale (quanto valgono i punti di riordino al prezzo di acquisto) e Fatturato a rischio (un backtest: se si ripetesse il peggior periodo di domanda dell’ultimo anno, quanto fatturato metterebbe a rischio il suo livello di scorta). Meno capitale a parità o a fronte di un rischio minore è un guadagno netto.
- La sua impostazione attuale è evidenziata accanto a quella consigliata, così vede sempre a che cosa rinuncerebbe o che cosa guadagnerebbe.
- Le dice esattamente che cosa cambiare — l’e-mail si chiude con le impostazioni da applicare, con i nomi con cui compaiono nella sua dashboard.
- Nulla viene modificato nel suo ERP — il report è in sola lettura. Decide lei se agire di conseguenza.
🧠 Modellazione SMART della domanda — moduli intelligenti opzionali
Quattro interruttori indipendenti che affinano il dato di domanda usato dalla modalità scelta. Ognuno si attiva o disattiva per conto suo — si sommano, ma nessuno dipende dagli altri. Lasci disattivata la Correzione di tendenza con la modalità Ponderata sul recente, che segue già la domanda recente.
- Attenuazione dei valori anomali — un ordine in blocco occasionale conta solo in parte (25% per impostazione predefinita), così una singola vendita insolita non può gonfiare le sue scorte per mesi. Se quel cliente torna e continua ad acquistare, la sua domanda inizia da sola a contare per intero. La domanda ricorrente e stagionale non viene toccata.
- Correzione di tendenza — confronta le vendite recenti con lo stesso periodo dell’anno precedente e sposta gli obiettivi verso l’alto o verso il basso entro limiti sicuri. Un prodotto davvero in via di esaurimento smette di essere riassortito, senza scambiare una bassa stagione per un calo.
- Anticipo stagionale — alza gli obiettivi un intero tempo di consegna prima che inizi la sua stagione, in base all’andamento dell’anno scorso, così la merce stagionale viene ordinata abbastanza presto da arrivare davvero in tempo.
- Promemoria di acquisto stagionali — un’e-mail che elenca i prodotti che l’anno scorso hanno venduto nel periodo imminente ma che deliberatamente non verranno messi a scorta automaticamente. Decide una persona, finché c’è ancora tempo per ordinare manualmente.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Tutte le impostazioni si trovano su BOTS4.me/bots → Controlli → AutoSTOCK. Se un’impostazione resta fuori intervallo o è bloccata dal suo livello, AutoSTOCK torna in sicurezza al valore predefinito.
| Impostazione | Intervallo | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|---|
| Modalità di ottimizzazione | copertura / livello di servizio / percentile / ibrida / ponderata sul recente | copertura | Come vengono calcolati i livelli di scorta obiettivo — veda le cinque modalità qui sopra. |
| Periodo di analisi | 30 – 730 giorni | 120 giorni | Quanto indietro nel tempo viene analizzato lo storico delle vendite per misurare la domanda. Più lungo = medie più uniformi; più breve = reazione più rapida ai cambi di tendenza. |
| Copertura obiettivo | 0,5 – 24 mesi | 2 mesi | Quanti mesi di domanda media il livello di reintegro (max) aggiunge oltre il punto di riordino (min). |
| Clienti unici min. | 1 – 100 | 2 | Criterio di ammissibilità: un prodotto riceve un obiettivo di scorta solo se, nel periodo di analisi, è stato acquistato da almeno questo numero di clienti diversi. |
| Ordini min. | 1 – 1000 | 4 | Criterio di ammissibilità: un prodotto riceve un obiettivo di scorta solo se, nel periodo di analisi, è stato ordinato almeno questo numero di volte. |
| Livello di servizio | 80 – 99% | 95% | Modalità Livello di servizio: probabilità obiettivo di non esaurire le scorte durante il tempo di consegna del fornitore. |
| Percentile della domanda | 50 – 99% | 90% | Modalità Percentile: percentile della domanda giornaliera usato come scorta di sicurezza. |
| Tempo di consegna predefinito | 1 – 365 giorni | 30 giorni | Usato quando per un prodotto non è configurato alcun tempo di consegna del fornitore nel suo ERP. Modificabile dal livello Family. |
| Scrivi le regole di riordino | attivo / disattivo | disattivo | Scrive gli obiettivi di scorta calcolati nel suo ERP come regole di riordino (min/max). Se disattivato, AutoSTOCK si limita ai report. Tutti i piani a pagamento. |
| Prendi in carico le mie regole | attivo / disattivo | disattivo | Se attivo, AutoSTOCK gestisce anche le regole di riordino create da Lei. Se disattivato, restano esattamente come le ha impostate e il report le elenca. |
| Lista degli articoli da non tenere mai a scorta | codici prodotto, separati da virgola | vuoto | Prodotti a cui AutoSTOCK non assegna mai una regola. |
| Report via e-mail | dopo ogni analisi / solo quando cambiano le regole / riepilogo settimanale (lunedì) | dopo ogni analisi | Quando viene inviato via e-mail il report sulle scorte. In Modalità demo un report viene inviato dopo ogni analisi. I report che richiedono un intervento (diritti mancanti, regole che non è stato possibile scrivere, un ERP che non è stato possibile leggere) vengono sempre inviati subito. |
| Pianificazione delle esecuzioni | giornaliera / settimanale | giornaliera | Con quale frequenza AutoSTOCK analizza il suo storico delle vendite e aggiorna le regole. |
| Confronto mensile di modalità e finestre | attivo / disattivo | disattivo | Una volta al mese invia via e-mail il confronto tra modalità e periodi di analisi con una raccomandazione. In sola lettura verso il suo ERP; ogni report consuma una piccola parte della sua quota mensile. Livello Business. |
| Finestre di confronto | fino a 4 valori, in giorni | 120, 240, 365 | Quali periodi di analisi vengono messi a confronto nel Confronto mensile di modalità e finestre. |
| Attenuazione dei valori anomali | attivo / disattivo | attivo | Gli ordini una tantum di grandi quantità contano solo in parte per gli obiettivi di scorta. Tutti i piani a pagamento. |
| Peso dei valori anomali | 0 – 100% | 25% | Quanto un ordine occasionale insolito continua a contare. 0% = conta solo il livello di domanda normale; 100% = i valori anomali contano per intero. |
| Limite per acquirente occasionale | 1 – 10 giorni | 3 giorni | Un cliente che acquista al massimo in questo numero di giorni conta come occasionale ai fini dell’attenuazione; se torna più spesso, la sua domanda conta per intero. |
| Correzione di tendenza | attivo / disattivo | disattivo | Sposta gli obiettivi verso l’alto o verso il basso entro limiti sicuri in base alla domanda anno su anno. Livello Business. |
| Anticipo stagionale | attivo / disattivo | disattivo | Alza gli obiettivi un tempo di consegna prima che inizi la sua stagione, in base all’anno scorso. Livello Business. |
| Promemoria di acquisto stagionali | attivo / disattivo | disattivo | Invia via e-mail i prodotti che l’anno scorso hanno venduto nel periodo imminente ma che non verranno messi a scorta automaticamente, così può ordinarli manualmente. Livello Business. |
🚪 Criteri di ammissibilità — perché gli articoli occasionali non ricevono mai un obiettivo
L’errore di magazzino più costoso è mettere a scorta prodotti che nessuno ricomprerà. Un singolo cliente che una volta ha ordinato 500 pezzi di un articolo speciale avvelenerebbe una media ingenua — perciò AutoSTOCK pretende la prova di una domanda ricorrente prima di assegnare qualsiasi obiettivo:
- Abbastanza clienti diversi — nel periodo di analisi il prodotto deve essere stato acquistato da almeno il numero configurato di clienti unici (2 per impostazione predefinita). Un solo grande cliente non fa una tendenza.
- Abbastanza ordini distinti — il prodotto deve comparire su almeno il numero configurato di ordini (4 per impostazione predefinita). Un singolo acquisto in blocco non è domanda ricorrente.
- Solo prodotti stoccabili — i servizi e i prodotti non immagazzinabili non ricevono mai una regola di riordino.
- Acquistato da un fornitore — un prodotto deve avere un fornitore (o un percorso Acquista) nel suo ERP; kit, prodotti archiviati e prodotti nella lista degli articoli da non tenere mai a scorta non ricevono una regola.
🔍 Modalità demo
- Analisi completa, rischio zero — la Modalità demo esegue l’analisi completa e invia il report completo, ma non scrive nulla nel suo ERP. Perfetta per convalidare gli obiettivi prima di fidarsene.
- Viene eseguita al massimo circa una volta al giorno — indipendentemente dalla cadenza della sua pianificazione, una nuova analisi demo viene addebitata al massimo circa una volta ogni 24 ore.
- La sua quota di utilizzo viene comunque consumata — è l’analisi stessa il lavoro fatturabile, quindi le esecuzioni demo contano come quelle reali.
- Un report dopo ogni analisi — in Modalità demo il report viene sempre inviato, qualunque cosa abbia scelto in Report via e-mail.
- Attiva per impostazione predefinita — ogni nuova configurazione di AutoSTOCK parte in Modalità demo. La disattivi nella scheda Controlli su BOTS4.me/bots quando è pronto a passare in produzione.
📊 Come leggere il report
Dopo ogni analisi — oppure solo quando cambiano le regole, o ogni settimana, secondo quanto scelto in Report via e-mail — riceve un report sulle scorte via e-mail. Ecco come leggerlo:
📋 Blocco di riepilogo
- Le impostazioni usate dall’esecuzione (modalità, periodo di analisi, criteri di ammissibilità) e il magazzino
- Quanti prodotti sono stati analizzati, quanti ricevono una regola e perché gli altri no
- Quanti prodotti sono sotto il loro punto di riordino — vanno ordinati subito
- Quante regole di riordino sono state scritte (o, in Modalità demo, cambierebbero), più Cosa significa e Cosa fare ora
📄 Tabella dei prodotti
Una riga per ogni prodotto che riceve una regola:
- Punto di riordino (min) — quando la scorta scende a questo livello, viene riordinato
- Riordina fino a (max) — il livello fino a cui un nuovo ordine riporta la scorta
- Scorta + in arrivo — ciò che ha più ciò che è già stato ordinato
- Stato — regola nuova, aggiornata, invariata, cambierebbe (Modalità demo) o non scritta
🆓 Che cosa sblocca ogni livello
- Piano gratuito: solo report — l’analisi e il report, nessuna regola scritta.
- Livello Personal e superiori (incluso il mese Discovery gratuito): sblocca Scrivi le regole di riordino (disattivato finché non lo attiva Lei), Prendi in carico le mie regole, la Lista degli articoli da non tenere mai a scorta e l’Attenuazione dei valori anomali (attiva per impostazione predefinita).
- Livello Family e superiori: il suo Tempo di consegna predefinito.
- Livello Business e superiori: sblocca tutte le modalità di ottimizzazione tranne Copertura — Livello di servizio, Percentile della domanda, Ibrida e Ponderata sul recente — più il Confronto mensile di modalità e finestre e gli altri moduli SMART (correzione di tendenza, anticipo stagionale, promemoria di acquisto stagionali).
Veda i piani e i prezzi attuali sulla pagina prodotto di AutoSTOCK. Passare a un livello inferiore è sicuro: le regole già scritte nel suo ERP non vengono mai annullate.
🛒 Come AutoSTOCK alimenta AutoPURCHASE
AutoSTOCK risponde alla domanda «quanto devo tenere a scorta?» — AutoPURCHASE risponde a «che cosa devo ordinare oggi per arrivarci?». Ogni esecuzione di AutoSTOCK conserva gli obiettivi calcolati e AutoPURCHASE li recupera automaticamente:
- Gli obiettivi aggiornati passano direttamente — se possiede entrambe le app e “Usa gli obiettivi di AutoSTOCK” è attivo in AutoPURCHASE, gli obiettivi appena calcolati vengono usati direttamente per ordinare. Mentre AutoPURCHASE crea gli ordini di acquisto, le regole in Odoo sono impostate in modo che Odoo non ordini anche per conto suo.
- Sempre sincronizzati — pianifichi AutoSTOCK prima di AutoPURCHASE e le sue proposte di acquisto rifletteranno sempre l’analisi della domanda più recente.
- Facoltativo, non obbligatorio — AutoPURCHASE funziona anche da solo usando le regole di riordino già presenti nel suo ERP (comprese quelle scritte da AutoSTOCK).
❓ Domande frequenti
Il report è arrivato, ma non è stata scritta nessuna regola di riordino. Perché?
La sezione Cosa fare ora del report indica il motivo esatto. I più comuni, in ordine: 1) La Modalità demo è attiva — la Modalità demo non scrive mai nel suo ERP; la disattivi nella scheda Controlli su BOTS4.me/bots. 2) La funzione Scrivi le regole di riordino è disattivata — parte disattivata; la attivi in Controlli → AutoSTOCK. 3) Il suo piano — con il piano gratuito AutoSTOCK si limita ai report; tutti i piani a pagamento, incluso il mese Discovery gratuito, possono scrivere regole. 4) Diritti nel suo ERP — in Odoo l’utente BOTS4.me ha bisogno del diritto di Amministratore del magazzino. 5) Non è cambiato nulla — le regole sono già aggiornate, oppure nessun prodotto ha superato i criteri di ammissibilità.
Perché un prodotto specifico è stato saltato?
Il report indica perché alcuni prodotti non hanno ricevuto una regola. I motivi più comuni: non ha superato i criteri di ammissibilità (troppo pochi clienti diversi o troppo pochi ordini nel periodo di analisi); è un servizio o un prodotto non stoccabile; non ha alcun fornitore né percorso Acquista nel suo ERP; è un kit, è archiviato o è nella sua lista degli articoli da non tenere mai a scorta; oppure — in modalità Livello di servizio — la sua domanda era troppo irregolare o troppo scarsa per calcolare una scorta di sicurezza statistica affidabile (questi articoli vengono esclusi di proposito invece di ricevere un obiettivo fuorviante; per loro provi la modalità Copertura o Percentile).
Ogni quanto viene eseguito AutoSTOCK?
Giornaliera o settimanale — sceglie Lei nella scheda Controlli su BOTS4.me/bots. Un’analisi completa viene eseguita (e fatturata) al massimo circa una volta al giorno: gli obiettivi di scorta cambiano con la domanda, non di minuto in minuto, quindi un’analisi più frequente consumerebbe solo la sua quota.
Con quale modalità di ottimizzazione conviene iniziare?
Copertura. È la modalità predefinita per un motivo — semplice da capire e collaudata in produzione. Quando si fida dei report, sposti i cataloghi a domanda stabile su Livello di servizio per obiettivi di disponibilità precisi, usi il Percentile della domanda per una domanda a picchi e irregolare, oppure lasci decidere l’Ibrida prodotto per prodotto su un catalogo misto. Può cambiare modalità in qualsiasi momento; l’esecuzione successiva ricalcola tutto. Preferisce non tirare a indovinare? Attivi il Confronto mensile di modalità e finestre e lasci che metta a confronto tutte e cinque le modalità sul suo stesso storico.
Che cosa succede ai prodotti senza tempo di consegna del fornitore nel mio ERP?
Per loro si usa l’impostazione Tempo di consegna predefinito (30 giorni per impostazione predefinita, modificabile dal livello Family). Per risultati migliori, mantenga tempi di consegna reali nelle schede fornitore del suo ERP — il punto di riordino dipende dal tempo di consegna in ogni modalità.
La Modalità demo consuma davvero la mia quota di utilizzo?
Sì. Il lavoro fatturabile è l’analisi — in Modalità demo ottiene il calcolo completo e il report completo, viene saltata soltanto la scrittura nell’ERP. Le esecuzioni demo sono limitate a circa una al giorno, così fare prove resta conveniente.
AutoSTOCK sovrascriverà le regole di riordino che ho impostato manualmente?
No. AutoSTOCK gestisce solo le regole che ha creato e le regole vuote di Odoo (min e max a 0). Una regola impostata da Lei — o una delle nostre che ha modificato in seguito nell’ERP — resta come l’ha impostata ed è elencata nel report. Attivi Prendi in carico le mie regole se vuole che AutoSTOCK gestisca anche quelle, e metta i prodotti che devono restare manuali nella Lista degli articoli da non tenere mai a scorta. Quando un prodotto gestito da AutoSTOCK non soddisfa più i criteri, la sua regola viene impostata a 0 così non viene più riordinato nulla.
Ho bisogno di aiuto! Come ottengo assistenza?
Controlli prima i registri di elaborazione su BOTS4.me/bots — ogni esecuzione registra che cosa ha fatto e perché. Ancora bloccato? Ci contatti tramite la pagina dei contatti e la aiuteremo.
🔧 Risoluzione dei problemi
⚠️ Non arriva nessun report
Controlli questi punti:
- AutoSTOCK è attivo nella scheda Controlli su BOTS4.me/bots
- Report via e-mail non è impostato su “Solo quando cambiano le regole” o “Riepilogo settimanale” — in quel caso non viene inviato alcun report quando non è cambiato nulla
- Il suo piano è attivo e la sua quota di utilizzo non è esaurita
- Un account ERP è assegnato ad AutoSTOCK nell’Access Manager
- Controlli nella dashboard i registri di elaborazione per individuare errori
⚠️ Si sono qualificati pochissimi prodotti
Di solito sono i criteri che fanno il loro lavoro — ma se sono troppo severi:
- Abbassi Clienti unici min. e/o Ordini min. nelle impostazioni
- Estenda il Periodo di analisi, così più storico conta ai fini dell’ammissibilità
- Ricordi: i servizi e i prodotti non immagazzinabili non si qualificano mai
⚠️ Gli obiettivi sembrano troppo alti o troppo bassi
Regoli le impostazioni, poi ricontrolli in Modalità demo:
- Modalità Copertura: regoli la Copertura obiettivo (mesi di domanda da mantenere)
- Modalità Livello di servizio: abbassi o alzi la percentuale del Livello di servizio
- Modalità Percentile: abbassi o alzi il Percentile della domanda
- Controlli che i tempi di consegna dei fornitori nel suo ERP siano realistici — tempi di consegna gonfiati gonfiano la scorta di sicurezza
- Se un singolo ordine voluminoso e insolito spinge un obiettivo troppo in alto, verifichi che l’Attenuazione dei valori anomali sia attiva e abbassi il Peso dei valori anomali