AutoPURCHASE
Guida utente – Generazione automatica degli ordini di acquisto
🧠 Che cosa fa davvero AutoPURCHASE
Ogni esecuzione risponde a una sola domanda per ogni prodotto: quanto devo ordinare oggi? La risposta nasce da un’unica formula trasparente:
fabbisogno = (obiettivo di scorta + vendite aperte) − (giacenza + merce in arrivo)
📄 Come funziona AutoPURCHASE – flusso visivo
(AutoSTOCK o regole dell’ERP)
per prodotto
fornitore preferenziale
nel suo ERP
+ report inviato via e-mail
In Modalità demo il flusso si ferma prima del suo ERP — riceve il report di proposta completo e non viene creato alcun ordine di acquisto.
🚀 Come collegarsi
- Installi l’app BOTS4.me Connect nel suo Odoo — il connettore a un clic collega Odoo (13.0 → 19.0) all’intera suite BOTS4.me. La fa accedere con un login via e-mail protetto da 2FA e predispone un utente tecnico affinché AutoPURCHASE possa leggere i dati di scorte, vendite e fornitori e creare ordini di acquisto tramite API. Un solo connettore, un solo account, tutte le app.
- Assegni l’account ERP ad AutoPURCHASE — nell’Access Manager su BOTS4.me/bots → Impostazioni → AutoPURCHASE, assegni all’app il suo account ERP collegato. Oggi AutoPURCHASE funziona su Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 e successivi), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero e SAP Business One.
- Inizi in Modalità demo — la Modalità demo è attiva per impostazione predefinita: calcolo completo del fabbisogno e report di proposta, zero modifiche nel suo ERP.
- Imposti le sue regole d’ordine — valore minimo dell’ordine, limite di copertura, arrotondamento alla quantità minima del fornitore, la lista degli articoli da non ordinare mai e la frequenza di controllo (ogni ora, giornaliera o settimanale), tutto nella dashboard su /bots.
- Passi alla modalità LIVE — disattivi la Modalità demo. Crea ordini di acquisto è attivo per impostazione predefinita in tutti i piani, quindi le RFQ in bozza iniziano a comparire nel suo ERP, raggruppate per fornitore.
💡 Scopra di più su ciò che l’utente tecnico può e non può fare in Livelli di accesso.
🎯 Da dove arrivano gli obiettivi di scorta
Con AutoSTOCK
Se possiede AutoSTOCK e la funzione Usa gli obiettivi di AutoSTOCK è attiva, AutoPURCHASE usa gli obiettivi aggiornati dell’ultima esecuzione di AutoSTOCK che ha scritto le sue regole nel suo ERP — livelli di scorta guidati dalla domanda e calcolati dal suo storico reale delle vendite. Se i risultati di AutoSTOCK hanno più di una settimana, o AutoSTOCK ha solo prodotto un report (Modalità demo, o Scrivi le regole di riordino disattivato), AutoPURCHASE ripiega sulle regole di riordino del suo ERP. Mentre AutoPURCHASE crea gli ordini, AutoSTOCK imposta le sue regole in Odoo in modo che Odoo non ordini da solo gli stessi prodotti.
Indipendente
Niente AutoSTOCK? Nessun problema. AutoPURCHASE funziona da solo usando come obiettivi di scorta le regole di riordino che già gestisce nel suo ERP (min/max). In Odoo 14 e versioni successive, imposti queste regole su Attivazione = Manuale, così le ordina AutoPURCHASE invece dello scheduler di Odoo; le regole lasciate in automatico restano a Odoo e sono elencate nel report. I prodotti venduti su ordinazione, in dropshipping, i kit e i prodotti senza percorso Acquista vengono saltati ed elencati.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Tutte le impostazioni si trovano su BOTS4.me/bots → Controlli → AutoPURCHASE. Se un’impostazione resta fuori intervallo o è bloccata dal suo livello, AutoPURCHASE torna in sicurezza al valore predefinito.
| Impostazione | Intervallo | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|---|
| Valore minimo dell’ordine | 0 – 100.000 EUR | 50 EUR | I fornitori il cui valore d’ordine complessivo è inferiore a questo importo vengono saltati in questa esecuzione — così si evitano ordini minuscoli e antieconomici. Il fabbisogno viene semplicemente riportato a un’esecuzione successiva, una volta cresciuto. |
| Limite massimo di copertura | 1 – 36 mesi | 12 mesi | Non ordina mai oltre questo numero di mesi di domanda media per prodotto — la protegge dagli ordini in eccesso di prodotti a bassa rotazione. |
| Arrotonda alla confezione | attivo / disattivo | attivo | Arrotonda per eccesso le quantità ordinate alla quantità minima d’ordine del fornitore, in base alle informazioni fornitore del suo ERP. Tutti i piani a pagamento. |
| Lista degli articoli da non ordinare mai | codici prodotto | vuoto | Codici prodotto separati da virgole che AutoPURCHASE non deve mai ordinare (ad es. articoli fuori produzione) — una lista nera assoluta. |
| Usa gli obiettivi di AutoSTOCK | attivo / disattivo | attivo | Preferisce i risultati recenti di AutoSTOCK come obiettivi di scorta. Quando è disattivata (o quando i risultati sono obsoleti), vengono usate invece le regole di riordino del suo ERP. |
| Crea ordini di acquisto | attivo / disattivo | attivo | Crea ordini di acquisto in bozza (RFQ) nel suo ERP raggruppati per fornitore, aggiungendoli alla bozza aperta di AutoPURCHASE per quel fornitore. Se disattivato, AutoPURCHASE invia solo una proposta via e-mail. Tutti i piani. |
| Conferma automatica degli ordini | attivo / disattivo | disattivo | Conferma automaticamente gli ordini di acquisto creati invece di lasciarli come bozze da controllare — ma solo sotto i suoi tetti di valore per ordine e per esecuzione; gli ordini più grandi restano bozze e vengono segnalati nel report. L’invio della RFQ al fornitore resta nel suo ERP. Livello Family e superiori — lo attivi solo quando si fida pienamente della configurazione. |
| Report via e-mail | dopo ogni esecuzione / solo quando vengono creati ordini / riepilogo settimanale | dopo ogni esecuzione | Quando viene inviato via e-mail il report di acquisto con i dettagli degli ordini per fornitore. In Modalità demo un report viene inviato dopo ogni esecuzione, anche quando non c’è nulla da ordinare. I report che richiedono un intervento vengono sempre inviati subito. |
| Pianificazione delle esecuzioni | ogni ora / giornaliera / settimanale | giornaliera | Con quale frequenza AutoPURCHASE controlla le sue scorte e crea ordini. Tutti gli ordini vanno al magazzino principale dell’azienda collegata. |
🛡️ Funzioni di sicurezza integrate
AutoPURCHASE è progettato in modo che nemmeno un’esecuzione mal configurata possa sommergere di ordini i suoi fornitori:
📝 Bozze per impostazione predefinita
Gli ordini di acquisto vengono creati come RFQ in bozza — AutoPURCHASE non invia mai nulla a un fornitore; è Lei a inviare la RFQ dal suo ERP. La conferma automatica esiste dal livello Family, ma è disattivata per impostazione predefinita e conferma solo gli ordini sotto i suoi tetti di valore.
🔁 Una bozza aperta per fornitore
Due meccanismi lavorano insieme: una bozza per fornitore — un’esecuzione successiva aggiunge i nuovi prodotti alla bozza aperta di AutoPURCHASE per quel fornitore invece di creare un secondo ordine, e i prodotti già presenti vengono saltati; e le bozze contano come in arrivo — le quantità già ordinate riducono il fabbisogno calcolato. Le bozze create da persone o dal suo ERP non vengono mai toccate.
🏭 Minimi dei fornitori rispettati
Le quantità minime d’ordine dei fornitori presenti nel suo ERP vengono rispettate (con Arrotonda alla confezione attivo), e i fornitori sotto il suo valore minimo dell’ordine vengono saltati invece di essere disturbati con micro-ordini.
📉 Limite di copertura e lista nera
Il limite massimo di copertura garantisce che nessun prodotto venga mai ordinato oltre un numero ragionevole di mesi di domanda, e la lista degli articoli da non ordinare mai le dà un veto assoluto per ogni codice prodotto.
🔍 Modalità demo
- Solo proposta — la Modalità demo esegue il calcolo completo del fabbisogno e invia via e-mail la proposta di acquisto completa, ma non crea alcun ordine di acquisto nel suo ERP.
- Viene eseguita al massimo circa una volta al giorno — indipendentemente dalla cadenza della sua pianificazione, una nuova proposta demo viene addebitata al massimo circa una volta ogni 24 ore.
- La sua quota di utilizzo viene comunque consumata — è la proposta il lavoro fatturabile, quindi le esecuzioni demo contano come quelle reali.
- Attiva per impostazione predefinita — ogni nuova configurazione di AutoPURCHASE parte in Modalità demo. La disattivi nella scheda Controlli su BOTS4.me/bots quando è pronto per RFQ in bozza reali.
📊 Come leggere il report di proposta
Dopo ogni esecuzione — oppure solo quando vengono creati ordini, o ogni settimana, secondo quanto scelto in Report via e-mail — riceve un report di acquisto via e-mail. Ecco come leggerlo:
📋 Blocco di riepilogo
- Le impostazioni usate dall’esecuzione (valore minimo dell’ordine, limite massimo di copertura, arrotondamento)
- Quanti ordini a fornitore sono stati creati (o proposti, in Modalità demo), con il totale delle righe e il valore totale in EUR
- Quali fornitori sono stati saltati perché al di sotto del valore minimo dell’ordine
- I prodotti da ordinare che però non hanno alcun fornitore configurato nel suo ERP — corregga la scheda fornitore per includerli nell’esecuzione successiva
📄 Tabella delle righe d’ordine
Una riga per ogni riga d’ordine proposta, raggruppata per fornitore, con l’intero calcolo:
- Obiettivo, Disponibile, In arrivo, Vendite aperte — tutti i dati in ingresso della formula del fabbisogno, così può verificare da solo ogni quantità
- Qtà ordine — la quantità d’ordine risultante dopo arrotondamenti e limiti
- Prezzo e importo — prezzo del fornitore e importo della riga nella valuta della sua azienda, così vede la spesa prima di confermare
🆓 Che cosa sblocca ogni livello
- Tutti i piani, incluso il mese Discovery gratuito: Crea ordini di acquisto — le RFQ in bozza vengono create nel suo ERP, raggruppate per fornitore — e Arrotonda alla confezione.
- Livello Family e superiori: sblocca Conferma automatica degli ordini — gli ordini sotto i suoi tetti di valore vengono confermati automaticamente invece di restare in attesa come bozze (disattivata per impostazione predefinita).
- Livello Business e superiori: sblocca Blocco acquisti — non si acquista scorta per gli ordini aperti dei clienti che Lei ha messo in blocco.
Veda i piani e i prezzi attuali sulla pagina prodotto di AutoPURCHASE.
📦 Meglio insieme ad AutoSTOCK
AutoSTOCK calcola quali dovrebbero essere i suoi livelli di scorta a partire dal suo storico reale delle vendite; AutoPURCHASE trasforma quei livelli in ordini concreti ai fornitori. Pianifichi AutoSTOCK prima di AutoPURCHASE e l’intero ciclo di riassortimento — analisi della domanda → obiettivi di scorta → ordini di acquisto in bozza — funzionerà senza interventi, con lei che conferma gli ordini finali nel suo ERP.
❓ Domande frequenti
Il report dice che non è stato trovato alcun obiettivo di scorta. E adesso?
AutoPURCHASE ha bisogno di obiettivi in base ai quali ordinare. Esegua prima AutoSTOCK (con Usa gli obiettivi di AutoSTOCK attivo), oppure imposti le regole di riordino (min/max) sui suoi prodotti direttamente nel suo ERP — AutoPURCHASE le usa automaticamente quando i risultati di AutoSTOCK mancano o sono obsoleti.
Perché in questa esecuzione un fornitore è stato saltato?
Il suo valore d’ordine complessivo era inferiore alla sua impostazione Valore minimo dell’ordine (50 EUR per impostazione predefinita). È voluto — gli ordini minuscoli costano in gestione più di quanto valgano. Il fabbisogno non sparisce: quando in un’esecuzione successiva supera la soglia, il fornitore riceve la sua RFQ.
Un prodotto che chiaramente andrebbe ordinato non compare negli ordini. Perché?
Il più delle volte non ha alcun fornitore configurato nel suo ERP — AutoPURCHASE raggruppa gli ordini per fornitore preferenziale, quindi un prodotto senza una scheda fornitore non può essere inserito in nessuna RFQ. Questi prodotti sono elencati separatamente nel report sotto “prodotti senza fornitore configurato”; aggiunga un fornitore al prodotto nel suo ERP e verrà incluso nell’esecuzione successiva. Controlli inoltre che non sia nella sua lista degli articoli da non ordinare mai.
AutoPURCHASE può ordinare due volte se viene eseguito due volte?
No. Un’esecuzione successiva aggiunge alla bozza aperta di AutoPURCHASE per quel fornitore invece di creare un secondo ordine, i prodotti già presenti vengono saltati e le quantità già ordinate contano come scorta in arrivo. Rieseguire è sempre sicuro.
Ogni quanto viene eseguito AutoPURCHASE?
Ogni ora, giornaliera (impostazione predefinita) o settimanale — sceglie Lei nella scheda Controlli su BOTS4.me/bots. In Modalità demo una nuova proposta fatturata viene generata al massimo circa una volta al giorno. Se possiede anche AutoSTOCK, lo pianifichi prima di AutoPURCHASE così gli obiettivi sono sempre aggiornati.
La Modalità demo consuma davvero la mia quota di utilizzo?
Sì. Il lavoro fatturabile è il calcolo completo del fabbisogno con il report di proposta — in Modalità demo viene saltata soltanto la scrittura nell’ERP. Le esecuzioni demo sono limitate a circa una al giorno, così fare prove resta conveniente.
La Conferma automatica degli ordini è sicura?
È potente, ed è proprio per questo che è disattivata per impostazione predefinita, disponibile dal livello Family e limitata da tetti di valore: un ordine sopra il tetto per ordine o per esecuzione non viene mai confermato — resta una bozza e viene segnalato nel report. Percorso consigliato: esecuzione in Modalità demo, poi con RFQ in bozza per qualche settimana, e attivi la Conferma automatica solo quando le bozze corrispondono costantemente a ciò che avrebbe ordinato comunque.
Ho bisogno di aiuto! Come ottengo assistenza?
Controlli prima i registri di elaborazione su BOTS4.me/bots — ogni esecuzione registra che cosa ha fatto e perché. Ancora bloccato? Ci contatti tramite la pagina dei contatti e la aiuteremo.
🔧 Risoluzione dei problemi
⚠️ Nel mio ERP non compare alcun ordine di acquisto in bozza
Controlli questi punti:
- La Modalità demo è disattivata (scheda Controlli su BOTS4.me/bots)
- La funzione Crea ordini di acquisto è attiva (lo è per impostazione predefinita)
- In Odoo 14 e versioni successive, la regola di riordino del prodotto è di AutoSTOCK o è impostata su Attivazione = Manuale — le regole in automatico sono lasciate a Odoo
- In ERPNext, Auto Material Request è disattivato — finché è attivo, AutoPURCHASE si limita a proporre e il report glielo ricorda una volta al giorno
- Un account ERP è assegnato ad AutoPURCHASE nell’Access Manager
- Esiste un fabbisogno reale — se le scorte coprono gli obiettivi e le vendite aperte, non viene creato alcun ordine
- Controlli nella dashboard i registri di elaborazione per individuare errori
⚠️ Le quantità ordinate sembrano troppo grandi
Regoli questi parametri, poi ricontrolli in Modalità demo:
- Abbassi il Limite massimo di copertura — limita ogni prodotto a N mesi di domanda
- Controlli gli obiettivi di scorta stessi — se arrivano da AutoSTOCK, riveda le sue impostazioni; se arrivano dalle regole dell’ERP, riveda i minimi delle regole
- Arrotonda alla confezione può alzare le quantità fino ai minimi del fornitore — controlli la quantità minima del fornitore nel suo ERP
⚠️ Gli ordini vanno al fornitore sbagliato
AutoPURCHASE usa il fornitore preferenziale del suo ERP:
- Apra il prodotto nel suo ERP e controlli l’ordine delle sue righe fornitore — vince il fornitore preferenziale (il primo)
- Corregga la priorità dei fornitori oppure rimuova le schede fornitore obsolete
- L’esecuzione successiva raggrupperà il prodotto sotto il fornitore corretto