AutoPURCHASE
Hướng dẫn Sử dụng – Tự động Tạo Đơn Mua hàng
🧠 AutoPURCHASE Thực sự Làm gì
Mỗi lần chạy trả lời một câu hỏi cho từng sản phẩm: hôm nay tôi cần đặt bao nhiêu? Câu trả lời đến từ một công thức duy nhất, minh bạch:
nhu cầu = (mục tiêu tồn kho + đơn bán chưa hoàn tất) − (tồn kho + hàng đang về)
📄 Cách AutoPURCHASE Hoạt động – Sơ đồ Trực quan
(AutoSTOCK hoặc Quy tắc ERP)
cho từng Sản phẩm
Nhà cung cấp Ưu tiên
trong ERP của Bạn
+ Gửi Email Báo cáo
Trong Chế độ Demo, quy trình dừng lại trước khi chạm đến ERP của bạn — bạn nhận được báo cáo đề xuất đầy đủ, không có đơn mua hàng nào được tạo.
🚀 Kết nối
- Cài đặt ứng dụng BOTS4.me Connect trong Odoo của bạn — trình kết nối một chạm này liên kết Odoo (13.0 → 19.0) với toàn bộ bộ ứng dụng BOTS4.me. Nó đăng nhập cho bạn bằng đăng nhập email có xác thực 2FA và cấp một tài khoản kỹ thuật để AutoPURCHASE có thể đọc dữ liệu tồn kho, bán hàng và nhà cung cấp, đồng thời tạo đơn mua hàng qua API. Một trình kết nối, một tài khoản, tất cả ứng dụng.
- Gán tài khoản ERP cho AutoPURCHASE — trong Access Manager tại BOTS4.me/bots → Cài đặt → AutoPURCHASE, gán tài khoản ERP đã kết nối của bạn cho ứng dụng. AutoPURCHASE hiện chạy trên Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 trở lên), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero và SAP Business One.
- Bắt đầu ở Chế độ Demo — Chế độ Demo được bật theo mặc định: tính toán nhu cầu đầy đủ và báo cáo đề xuất, không có bất kỳ thay đổi nào trong ERP của bạn.
- Đặt quy tắc đặt hàng của bạn — giá trị đơn hàng tối thiểu, giới hạn độ phủ, làm tròn theo số lượng tối thiểu của nhà cung cấp, danh sách không bao giờ đặt hàng và tần suất kiểm tra (hằng giờ, hằng ngày hoặc hằng tuần), tất cả trên bảng điều khiển tại /bots.
- Chạy thật — tắt Chế độ Demo. Tạo Đơn Đặt hàng được bật mặc định trên mọi gói, nên các RFQ nháp bắt đầu xuất hiện trong ERP của bạn, được nhóm theo từng nhà cung cấp.
💡 Tìm hiểu thêm về những gì tài khoản kỹ thuật có thể và không thể làm tại Cấp độ truy cập.
🎯 Mục tiêu Tồn kho Đến từ Đâu
Với AutoSTOCK
Khi bạn sở hữu AutoSTOCK và tính năng Sử dụng Mục tiêu AutoSTOCK được bật, AutoPURCHASE dùng các mục tiêu mới nhất từ lần chạy AutoSTOCK gần nhất đã ghi quy tắc vào ERP của bạn — mức tồn kho theo nhu cầu, được tính từ lịch sử bán hàng thực tế. Nếu kết quả AutoSTOCK cũ hơn một tuần, hoặc AutoSTOCK chỉ tạo báo cáo (Chế độ Demo, hoặc Ghi Quy tắc Đặt hàng lại đang tắt), AutoPURCHASE sẽ chuyển sang dùng quy tắc đặt hàng lại của ERP. Trong khi AutoPURCHASE tạo đơn hàng, AutoSTOCK thiết lập các quy tắc của mình trong Odoo để Odoo không tự đặt cùng những sản phẩm đó.
Độc lập
Không có AutoSTOCK? Không sao. AutoPURCHASE hoạt động độc lập bằng cách dùng các quy tắc đặt hàng lại bạn đang duy trì trong chính ERP của mình (min/max) làm mục tiêu tồn kho. Trong Odoo 14 trở lên, hãy đặt các quy tắc đó thành Trigger = Manual để AutoPURCHASE đặt hàng thay cho bộ lập lịch của chính Odoo; các quy tắc để ở chế độ tự động vẫn do Odoo xử lý và được liệt kê trong báo cáo. Sản phẩm bán theo đơn đặt (make-to-order), giao thẳng (dropship), bộ sản phẩm (kit) và sản phẩm không có tuyến Buy sẽ bị bỏ qua và được liệt kê.
⚙️ Tài liệu tham khảo cài đặt bảng điều khiển
Tất cả cài đặt đều nằm tại BOTS4.me/bots → Điều khiển → AutoPURCHASE. Nếu một cài đặt bị đặt ngoài phạm vi cho phép hoặc bị khóa theo gói của bạn, AutoPURCHASE sẽ an toàn quay về giá trị mặc định.
| Cài đặt | Phạm vi | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|---|
| Giá trị đơn hàng tối thiểu | 0 – 100,000 EUR | 50 EUR | Các nhà cung cấp có tổng giá trị đơn hàng dưới mức này sẽ bị bỏ qua trong lần chạy này — tránh các đơn hàng nhỏ, không kinh tế. Nhu cầu chỉ đơn giản được chuyển sang lần chạy sau khi đã tăng đủ lớn. |
| Giới hạn độ phủ tối đa | 1 – 36 tháng | 12 tháng | Không bao giờ đặt hàng vượt quá số tháng nhu cầu trung bình này cho mỗi sản phẩm — giúp bạn tránh đặt hàng quá nhiều đối với các mặt hàng bán chậm. |
| Làm tròn theo quy cách đóng gói | bật / tắt | bật | Làm tròn số lượng đặt hàng lên đến số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp từ thông tin nhà cung cấp trong ERP của bạn. Có trên mọi gói trả phí. |
| Danh sách Không bao giờ Đặt hàng | mã sản phẩm | trống | Danh sách mã sản phẩm cách nhau bằng dấu phẩy mà AutoPURCHASE không bao giờ được đặt hàng (ví dụ: sản phẩm đã ngừng kinh doanh) — một danh sách đen bắt buộc. |
| Sử dụng Mục tiêu AutoSTOCK | bật / tắt | bật | Ưu tiên sử dụng kết quả AutoSTOCK mới nhất làm mục tiêu tồn kho. Khi tắt (hoặc khi kết quả đã cũ), các quy tắc đặt hàng lại từ ERP của bạn sẽ được sử dụng thay thế. |
| Tạo Đơn Đặt hàng | bật / tắt | bật | Tạo đơn đặt hàng nháp (RFQ) trong ERP của bạn, được nhóm theo từng nhà cung cấp, bằng cách thêm vào bản nháp đang mở của chính AutoPURCHASE cho nhà cung cấp đó. Khi tắt, AutoPURCHASE chỉ gửi đề xuất qua email. Có trên mọi gói. |
| Tự động Xác nhận Đơn hàng | bật / tắt | tắt | Tự động xác nhận các đơn đặt hàng đã tạo thay vì để chúng ở dạng nháp chờ xem xét — nhưng chỉ khi dưới mức trần giá trị của bạn cho mỗi đơn hàng và mỗi lần chạy; các đơn hàng lớn hơn vẫn ở dạng nháp và được đánh dấu trong báo cáo. Việc gửi RFQ cho nhà cung cấp vẫn diễn ra trong ERP của bạn. Gói Family trở lên — chỉ bật khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào thiết lập. |
| Báo cáo email | sau mỗi lần chạy / chỉ khi có đơn hàng được tạo / tóm tắt hằng tuần | sau mỗi lần chạy | Thời điểm gửi báo cáo mua hàng kèm chi tiết đơn hàng theo từng nhà cung cấp qua email. Ở Chế độ Demo, báo cáo được gửi sau mỗi lần chạy, kể cả khi không có gì cần đặt. Các báo cáo cần bạn xử lý luôn được gửi ngay lập tức. |
| Lịch chạy | hằng giờ / hằng ngày / hằng tuần | hằng ngày | Tần suất AutoPURCHASE kiểm tra tồn kho và tạo đơn hàng. Mọi đơn hàng đều về kho chính của công ty đã kết nối. |
🛡️ Tính năng An toàn Tích hợp
AutoPURCHASE được thiết kế để ngay cả khi một lần chạy bị cấu hình sai cũng không thể làm ngập nhà cung cấp của bạn với hàng loạt đơn hàng:
📝 Mặc định là Bản nháp
Đơn đặt hàng được tạo dưới dạng RFQ nháp — AutoPURCHASE không bao giờ gửi bất cứ thứ gì cho nhà cung cấp; bạn gửi RFQ từ ERP của mình. Tính năng tự động xác nhận có từ gói Family, nhưng tắt mặc định và chỉ xác nhận các đơn hàng dưới mức trần giá trị của bạn.
🔁 Một Bản nháp Đang mở cho Mỗi Nhà cung cấp
Hai cơ chế phối hợp với nhau: một bản nháp cho mỗi nhà cung cấp — lần chạy sau thêm sản phẩm mới vào bản nháp đang mở của chính AutoPURCHASE cho nhà cung cấp đó thay vì tạo đơn hàng thứ hai, và các sản phẩm đã có trong đó được bỏ qua; và bản nháp được tính là hàng sắp nhập — số lượng đã đặt làm giảm nhu cầu được tính. Các bản nháp do người dùng hoặc ERP của bạn tạo không bao giờ bị động đến.
🏭 Tôn trọng mức tối thiểu của nhà cung cấp
Số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp từ ERP được tôn trọng (khi bật Làm tròn theo quy cách đóng gói), và các nhà cung cấp dưới giá trị đơn hàng tối thiểu của bạn sẽ được bỏ qua thay vì bị làm phiền bằng các đơn hàng siêu nhỏ.
📉 Giới hạn Bao phủ & Danh sách đen
Giới hạn bao phủ tối đa đảm bảo không sản phẩm nào bị đặt hàng vượt quá một số tháng nhu cầu hợp lý, và danh sách không bao giờ đặt hàng cho bạn quyền phủ quyết tuyệt đối theo từng mã sản phẩm.
🔍 Chế độ Demo
- Chỉ đề xuất — Chế độ Demo thực hiện đầy đủ việc tính toán nhu cầu và gửi email đề xuất mua hàng đầy đủ, nhưng không tạo đơn mua hàng nào trong ERP của bạn.
- Chạy tối đa khoảng một lần mỗi ngày — bất kể tần suất lịch trình của bạn, một đề xuất demo mới chỉ được tính phí tối đa khoảng một lần mỗi 24 giờ.
- Hạn mức sử dụng của bạn vẫn bị trừ — bản thân đề xuất là phần công việc được tính phí, nên các lần chạy demo được tính giống như lần chạy thật.
- Bật theo mặc định — mọi cài đặt AutoPURCHASE mới đều bắt đầu ở Chế độ Demo. Hãy tắt tính năng này trong tab Điều khiển tại BOTS4.me/bots khi bạn đã sẵn sàng cho các RFQ nháp thực sự.
📊 Đọc hiểu Báo cáo Đề xuất
Sau mỗi lần chạy — hoặc chỉ khi có đơn hàng được tạo, hoặc hằng tuần, tùy theo lựa chọn của bạn trong Báo cáo qua email — bạn sẽ nhận được báo cáo mua hàng qua email. Cách đọc báo cáo như sau:
📋 Khối Tóm tắt
- Các cài đặt mà lần chạy đã sử dụng (giá trị đơn hàng tối thiểu, giới hạn bao phủ, làm tròn)
- Có bao nhiêu đơn hàng nhà cung cấp đã được tạo (hoặc đề xuất, trong Chế độ Demo), cùng tổng số dòng và tổng giá trị bằng EUR
- Những nhà cung cấp nào bị bỏ qua vì dưới giá trị đơn hàng tối thiểu
- Các sản phẩm cần đặt hàng nhưng chưa được cấu hình nhà cung cấp trong ERP của bạn — hãy sửa hồ sơ nhà cung cấp để đưa chúng vào lần chạy tiếp theo
📄 Bảng Dòng Đơn hàng
Mỗi dòng ứng với một dòng đơn hàng được đề xuất, được nhóm theo nhà cung cấp, hiển thị toàn bộ phép tính:
- Mục tiêu, Tồn kho, Hàng đang về, Đơn bán chưa hoàn tất — mọi giá trị đầu vào của công thức nhu cầu, để bạn có thể tự kiểm tra từng số lượng
- SL đặt hàng — số lượng đặt hàng cuối cùng sau khi làm tròn và áp giới hạn
- Giá và giá trị — giá của nhà cung cấp và giá trị dòng theo đơn vị tiền tệ của công ty bạn, để bạn thấy số tiền trước khi xác nhận
🆓 Mỗi Gói Mở khóa những gì
- Mọi gói, bao gồm tháng Discovery miễn phí: Tạo Đơn Đặt hàng — RFQ nháp được tạo trong ERP của bạn, nhóm theo từng nhà cung cấp — và Làm tròn theo quy cách đóng gói.
- Gói Family trở lên: mở khóa Tự động xác nhận đơn hàng — các đơn hàng dưới mức trần giá trị của bạn được xác nhận tự động thay vì chờ ở dạng nháp (tắt mặc định).
- Gói Business trở lên: mở khóa Giữ Mua hàng — không mua hàng cho các đơn hàng đang mở của khách hàng mà bạn đặt ở trạng thái giữ.
Xem các gói hiện tại và bảng giá trên trang sản phẩm AutoPURCHASE.
📦 Tốt hơn khi Kết hợp với AutoSTOCK
AutoSTOCK tính toán mức tồn kho nên có dựa trên lịch sử bán hàng thực tế của bạn; AutoPURCHASE biến các mức đó thành đơn hàng cụ thể với nhà cung cấp. Hãy lên lịch cho AutoSTOCK chạy trước AutoPURCHASE và toàn bộ vòng lặp bổ sung hàng — phân tích nhu cầu → mục tiêu tồn kho → đơn mua hàng nháp — sẽ diễn ra hoàn toàn tự động, chỉ còn bạn xác nhận đơn hàng cuối cùng trong ERP.
❓ Câu hỏi thường gặp
Báo cáo cho biết không tìm thấy mục tiêu tồn kho nào. Bây giờ phải làm gì?
AutoPURCHASE cần có mục tiêu để đặt hàng theo. Bạn có thể chạy AutoSTOCK trước (với tính năng Sử dụng Mục tiêu AutoSTOCK được bật), hoặc thiết lập quy tắc đặt hàng lại (min/max) cho sản phẩm trực tiếp trong ERP của bạn — AutoPURCHASE sẽ tự động sử dụng các quy tắc đó khi kết quả AutoSTOCK bị thiếu hoặc đã cũ.
Tại sao một nhà cung cấp bị bỏ qua trong lần chạy này?
Tổng giá trị đơn hàng của nhà cung cấp đó thấp hơn cài đặt Giá trị đơn hàng tối thiểu của bạn (mặc định 50 EUR). Đây là chủ ý — các đơn hàng nhỏ tốn chi phí xử lý nhiều hơn giá trị của chúng. Nhu cầu không biến mất; một khi nó vượt qua ngưỡng này ở lần chạy sau, nhà cung cấp sẽ nhận được RFQ.
Một sản phẩm rõ ràng cần đặt hàng lại không xuất hiện trong đơn hàng. Tại sao?
Nguyên nhân phổ biến nhất là sản phẩm chưa được cấu hình nhà cung cấp trong ERP của bạn — AutoPURCHASE nhóm đơn hàng theo nhà cung cấp ưu tiên, nên sản phẩm không có hồ sơ nhà cung cấp sẽ không thể được đưa vào bất kỳ RFQ nào. Các sản phẩm như vậy được liệt kê riêng trong báo cáo dưới mục “sản phẩm chưa có nhà cung cấp được cấu hình”; hãy thêm nhà cung cấp cho sản phẩm đó trong ERP của bạn và nó sẽ được đưa vào lần chạy tiếp theo. Cũng hãy kiểm tra xem sản phẩm đó có nằm trong danh sách không bao giờ đặt hàng của bạn hay không.
AutoPURCHASE có đặt hàng trùng lặp nếu chạy hai lần không?
Không. Lần chạy sau sẽ thêm vào bản nháp đang mở của chính AutoPURCHASE cho nhà cung cấp đó thay vì tạo đơn hàng thứ hai, các sản phẩm đã có trong đó được bỏ qua, và số lượng đã đặt được tính là hàng sắp nhập. Chạy lại luôn an toàn.
AutoPURCHASE chạy thường xuyên như thế nào?
Hằng giờ, hằng ngày (mặc định) hoặc hằng tuần — bạn chọn trong tab Điều khiển tại BOTS4.me/bots. Ở Chế độ Demo, một đề xuất mới có tính phí được tạo nhiều nhất khoảng một lần mỗi ngày. Nếu bạn cũng sở hữu AutoSTOCK, hãy lên lịch để nó chạy trước AutoPURCHASE để mục tiêu luôn mới nhất.
Chế độ Demo có thực sự trừ hạn mức sử dụng của tôi không?
Có. Việc tính toán nhu cầu đầy đủ và báo cáo đề xuất chính là công việc được tính phí — trong Chế độ Demo chỉ có bước ghi vào ERP là bị bỏ qua. Các lần chạy demo bị giới hạn khoảng một lần mỗi ngày, để việc thử nghiệm luôn có chi phí hợp lý.
Tự động Xác nhận có an toàn không?
Tính năng này rất mạnh, và chính vì vậy nó tắt mặc định, chỉ có từ gói Family và bị giới hạn bởi mức trần giá trị: đơn hàng vượt mức trần cho mỗi đơn hoặc mỗi lần chạy sẽ không bao giờ được xác nhận — nó vẫn ở dạng nháp và được đánh dấu trong báo cáo. Lộ trình khuyến nghị: chạy ở Chế độ Demo, sau đó dùng RFQ nháp trong vài tuần, và chỉ bật Tự động xác nhận khi các bản nháp luôn khớp với những gì bạn vốn sẽ đặt.
Tôi cần trợ giúp! Làm thế nào để được hỗ trợ?
Trước tiên hãy kiểm tra nhật ký xử lý tại BOTS4.me/bots — mỗi lần chạy đều ghi lại những gì đã làm và lý do. Vẫn chưa giải quyết được? Hãy liên hệ với chúng tôi qua trang liên hệ và chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.
🔧 Khắc phục sự cố
⚠️ Không có đơn mua hàng nháp nào xuất hiện trong ERP của tôi
Hãy kiểm tra những điều sau:
- Chế độ Demo đang tắt (tab Điều khiển tại BOTS4.me/bots)
- Tính năng Tạo Đơn Đặt hàng đang bật (bật mặc định)
- Trong Odoo 14 trở lên, quy tắc đặt hàng lại của sản phẩm thuộc AutoSTOCK hoặc được đặt thành Trigger = Manual — các quy tắc ở chế độ tự động được để lại cho Odoo
- Trong ERPNext, Auto Material Request đang tắt — khi nó bật, AutoPURCHASE chỉ đề xuất và báo cáo sẽ nhắc bạn mỗi ngày một lần
- Một tài khoản ERP đã được gán cho AutoPURCHASE trong Access Manager
- Có nhu cầu thực sự — nếu tồn kho đã đủ đáp ứng mục tiêu và đơn bán chưa hoàn tất, sẽ không có đơn hàng nào được tạo
- Kiểm tra nhật ký xử lý trong bảng điều khiển để tìm lỗi
⚠️ Số lượng đặt hàng trông có vẻ quá lớn
Điều chỉnh những mục sau, rồi kiểm tra lại ở Chế độ Demo:
- Giảm Giới hạn bao phủ tối đa — nó giới hạn mỗi sản phẩm ở N tháng nhu cầu
- Kiểm tra chính các mục tiêu tồn kho — nếu chúng đến từ AutoSTOCK, hãy xem lại cài đặt của nó; nếu đến từ quy tắc ERP, hãy xem lại mức tối thiểu của quy tắc
- Làm tròn theo đóng gói có thể tăng số lượng lên mức tối thiểu của nhà cung cấp — hãy kiểm tra số lượng tối thiểu của nhà cung cấp trong ERP của bạn
⚠️ Đơn hàng bị gửi sai nhà cung cấp
AutoPURCHASE sử dụng nhà cung cấp ưu tiên từ ERP của bạn:
- Mở sản phẩm trong ERP của bạn và kiểm tra thứ tự các dòng nhà cung cấp của nó — nhà cung cấp ưu tiên (đầu tiên) sẽ được chọn
- Sửa thứ tự ưu tiên nhà cung cấp hoặc xóa các hồ sơ nhà cung cấp đã lỗi thời
- Lần chạy tiếp theo sẽ nhóm sản phẩm này theo nhà cung cấp đã được sửa