Automaticky premeňte objednávky z e-mailu na ponuky v Xero

🎯 „Každý e-mail s objednávkou sa stane ponukou, ktorú píšem sám“

Malé veľkoobchody, obchodní dodávatelia a výrobcovia na Xero opisujú tú istú rutinu. Objednávka príde ako PDF alebo tabuľka, prípadne ako pár riadkov v e-maile. Skôr než Xero môže čokoľvek urobiť, musí niekto zostaviť ponuku: nájsť kontakt, pridať každú položku, napísať množstvá, doplniť referenciu zákazníka.

• Každý deň to zaberie čas: objednávka s desiatimi riadkami znamená niekoľko minút starostlivého písania a práca rastie s každým novým zákazníkom.
• Chyby sa šíria: zlý kód položky na ponuke sa po prijatí ponuky stane zlou faktúrou.
• Objednávky a dopyty vyzerajú rovnako: oboje skončí ako ponuky a ľahko sa stratí prehľad, ktoré z nich sú skutočné objednávky.
• Neskoré ponuky prehrávajú obchody: dopyt zodpovedaný zajtra často pripadne dodávateľovi, ktorý odpovedal dnes.

🔍 Čo používatelia Xero zvyčajne skúšajú najprv

Kopírovanie predchádzajúcej ponuky

Xero umožňuje skopírovať skoršiu ponuku, čo pomôže, keď zákazník znova objedná tie isté veci. Nepomôže s novou objednávkou, ktorej riadky sú v prílohe PDF — tie treba stále prečítať a napísať.

Automatizačné recepty a parsery

Nástroje na workflow dokážu vytvoriť ponuku zo štruktúrovaných dát a parsery dokumentov dokážu vytiahnuť polia zo známeho rozloženia. Medzi nimi leží tá ťažká časť: porozumieť neznámemu rozloženiu, spárovať vaše kódy položiek a kontakty v Xero a rozlíšiť objednávku od dopytu. Na túto medzeru sa pozeráme v článku Parseur, Docparser alebo Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Ako Mail2ERP spolupracuje s Xero

Koncepty ponúk pre dopyty aj objednávky

• Z dopytu sa stane koncept ponuky.
• Zo záväznej objednávky sa stane koncept ponuky s názvom Customer order a poznámkou v histórii „Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)“. Mail2ERP ju nikdy neprijme: skontrolujete ju a v Xero označíte ako Accepted.

Čo sa dostane na ponuku

• Kontakt: e-mailová adresa odosielateľa musí patriť zákazníckemu kontaktu v Xero alebo jednej z jeho kontaktných osôb. Mail2ERP nikdy nevytvára kontakty.
• Položky: kódy v e-maile sa párujú s poľom Code vašich položiek v Xero; položky bez kódu nemožno spárovať. Položky v Xero nemajú čiarové kódy, kódy dodávateľa ani kódy zákazníkov, takže sa nepoužívajú. Mail2ERP nikdy nevytvára položky.
• Ceny a daň: každý riadok preberá predajnú jednotkovú cenu položky, s daňovou sadzbou na každom riadku. Cena z e-mailu sa použije iba vtedy, keď položka nemá predajnú cenu. Cenníky pre konkrétnych zákazníkov nie sú cez API Xero k dispozícii.
• Referencia: číslo objednávky zákazníka sa zapíše do poľa Reference ponuky.
• Poznámky: správa od zákazníka sa stane súhrnom ponuky, ktorý sa na ponuke tlačí. Text e-mailu a požadovaný dátum dodania sa zapíšu do poznámok v histórii ponuky, ktoré sú interné. Pôvodné súbory sa pripoja k ponuke.
• Adresa: ponuky v Xero preberajú adresu kontaktu.

Prečo ponuka zostáva konceptom

Koncept ponuky sa nikomu neposiela. Je to zámer: objednávku prečítal softvér a vy by ste ju mali vidieť skôr ako váš zákazník. Raz alebo dvakrát denne otvorte koncepty s názvom Customer order, skontrolujte riadky voči priloženému originálu a označte ponuku ako Accepted. Konceptom zostávajú aj dopyty, takže môžete upraviť cenu alebo pridať poznámku, skôr než ponuku pošlete zákazníkovi z Xero.

Keď zákazník objedná na základe vašej ponuky

So zapnutým prepínačom Rozpoznávanie RFQ odpoveď, ktorá uvádza číslo vašej ponuky a jasne ju objednáva, označí túto ponuku ako objednávku zákazníka. Kým je ponuka ešte konceptom alebo odoslaná, uplatnia sa zmeny množstiev, ktoré zákazník uvedie pri konkrétnych riadkoch; inak sa objedná celá ponuka s poznámkou. Prijatá ponuka je v Xero zmrazená, takže k nej Mail2ERP iba pridá poznámku do histórie.

Nejasné e-maily a duplicity

E-mail, ktorý nemožno naimportovať — neznámy odosielateľ, kód bez zodpovedajúcej položky — zostane vo vašom INBOX-e, neprečítaný, s dôvodom v zázname. Množstvá, ktoré nemožno spoľahlivo prečítať, sa preskočia, nehádajú sa, a budete požiadaní o ich doplnenie. Každá ponuka sa vytvára s kľúčom idempotencie a prerušený beh nájde ponuku, ktorú už vytvoril, namiesto toho, aby vytvoril druhú; preposlaná kópia tej istej objednávky sa importuje raz.

🛠️ Nastavenie krok za krokom

• Krok 1 — Začnite bezplatný mesiac Discovery: prihláste sa na bots4.me/bots, na karte Mail2ERP kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery a raz prijmite Podmienky. Platobná karta nie je potrebná.
• Krok 2 — Pripojte svoju schránku: Nastavenia → Mail2ERP → Access Manager → Pridať zdroj. Gmail a Microsoft 365 používajú Secure Quick Connect; akýkoľvek iný poskytovateľ sa pripája cez IMAP. Pozrite sprievodcu pripojením. Alebo preposielajte objednávky na mail2erp@bots4.me bez pripojenia schránky.
• Krok 3 — Pripojte Xero: Pridať cieľové umiestnenie → dlaždica Xero → Prihlásiť sa cez Xero. Xero sa opýta, ktorú organizáciu smie BOTS4.me používať; vyberte ju a kliknite na Allow access. Ak ste pripojili viac organizácií, vyberte organizáciu na karte Xero. Neukladajú sa žiadne heslá ani kľúče API.
• Krok 4 — Skontrolujte kódy položiek: uistite sa, že položky, ktoré vaši zákazníci objednávajú, majú v Xero kód (Code), ktorý zodpovedá tomu, čo píšu.
• Krok 5 — Spustite v režime DEMO, potom prejdite na LIVE: Mail2ERP začína v Demo režime a posiela vám e-mailom ponuku, ktorú by vytvoril. Keď reporty vyzerajú správne, nastavte na karte Ovládanie Režim na LIVE.

🧭 Váš prvý týždeň v mesiaci Discovery

• Režim: DEMO číta vaše e-maily a dáta Xero a nič nezapisuje; LIVE je k dispozícii po prvom e-maile s DEMO reportom.
• Prevádzkové hodiny a víkendy: Mail2ERP beží v týchto hodinách, na začiatku v pracovných hodinách v pracovné dni.
• Prepínače Discovery: prepínače so štítkom Discovery sú súčasťou bezplatného mesiaca a na začiatku sú vypnuté. V Xero sú užitočné Rozpoznávanie RFQ a Oddeliť externé; prepínače Smart Multi-Code Matching nemajú v Xero s akými kódmi pracovať.
• Testovacia objednávka: pošlite z adresy zákazníckeho kontaktu e-mail s dvoma alebo tromi kódmi položiek a množstvami, potom druhý e-mail, ktorý sa pýta iba na ceny. DEMO reporty ukážu obe ponuky; rozhodnutia sú aj na karte Záznamy a v priečinku _Mail2ERP/LOGS.
• Naučte ho: presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA a skúsi sa znova ako daný typ, alebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takýto druh e-mailu sa bude v budúcnosti preskakovať.

🧾 Po prijatí: fakturácia s AutoERP

Mail2ERP končí pri koncepte ponuky. Ak má faktúra nasledovať sama, AutoERP v Xero iba fakturuje: vyfakturuje každú ponuku, ktorú označíte ako Accepted, hneď ako je každá položka na nej na sklade, a BOTS4.me pošle faktúru e-mailom vášmu zákazníkovi. Fakturujú sa iba ponuky prijaté po prvom behu AutoERP v režime LIVE. Xero nemá vo svojom API dodacie doklady ani zálohovú faktúru, takže tu nie je krok expedície a objednávky, ktoré vyžadujú zálohu, zostávajú na vás.

• Každý deň: importované e-maily sa presunú do _Mail2ERP/SPRACOVANE; skontrolujete koncepty ponúk s názvom Customer order a prijmete ich.
• Limity API: Xero obmedzuje volania API na organizáciu za minútu a za deň. BOTS4.me tento limit zdieľa s vašimi ďalšími aplikáciami Xero, spomalí, keď ho Xero požiada, a keď je denný limit vyčerpaný, pokračuje na ďalší deň.
• Platforma: hosťovaná v EÚ, navrhnutá pre GDPR, 2FA a reporty, záznamy a priečinky schránky v 31 jazykoch.

📚 Súvisiace čítanie

• Funkcie a plány: produktová stránka Mail2ERP a návod Mail2ERP.
• Používate namiesto toho QuickBooks? Premeňte e-maily s objednávkami zákazníkov na ponuky v QuickBooks Online.
• Potrebujete sklad a predajné objednávky? Ako importovať e-mailové objednávky do Zoho Inventory a Zoho Books.
• Porovnanie možností: Parseur, Docparser alebo Nanonets vs. Mail2ERP.
• Najprv si vyskúšajte dashboard: živé demo dashboardu BOTS4.me.

🔗 Zdroje a ďalšie čítanie

Oficiálne stránky, na ktoré sa tento návod odvoláva. Externé odkazy sa otvárajú na novej karte.

• Xero — Quotes