AutoPURCHASE
Podręcznik użytkownika – Automatyczne generowanie zamówień zakupu
🧠 Co AutoPURCHASE naprawdę robi
Każde uruchomienie odpowiada na jedno pytanie dla każdego produktu: ile muszę dziś zamówić? Odpowiedź daje jeden, przejrzysty wzór:
potrzeba = (docelowy poziom zapasu + otwarta sprzedaż) − (stan magazynowy + dostawy w drodze)
📄 Jak działa AutoPURCHASE – przepływ wizualny
(AutoSTOCK lub reguły ERP)
dla każdego produktu
preferowanego dostawcy
w Państwa ERP
+ Raport e-mailem
W trybie demo przepływ zatrzymuje się przed Państwa ERP — otrzymują Państwo pełny raport z propozycją, żadne zamówienia zakupu nie są tworzone.
🚀 Jak się połączyć
- Prosimy zainstalować aplikację BOTS4.me Connect w swoim Odoo — konektor uruchamiany jednym kliknięciem łączy Odoo (13.0 → 19.0) z całym pakietem BOTS4.me. Loguje Państwa e-mailem zabezpieczonym 2FA i tworzy użytkownika technicznego, dzięki któremu AutoPURCHASE odczytuje dane o zapasach, sprzedaży i dostawcach oraz tworzy zamówienia zakupu przez API. Jeden konektor, jedno konto, wszystkie aplikacje.
- Przypisanie konta ERP do AutoPURCHASE — w Access Manager na BOTS4.me/bots → Ustawienia → AutoPURCHASE proszę przypisać podłączone konto ERP do aplikacji. AutoPURCHASE działa dziś na Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 i nowsze), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero i SAP Business One.
- Prosimy zacząć w trybie demo — Tryb demo jest domyślnie włączony: pełne wyliczenie potrzeb i raport z propozycją, zero zmian w Państwa ERP.
- Proszę ustawić reguły zamawiania — minimalną wartość zamówienia, limit pokrycia, zaokrąglanie do minimalnej ilości dostawcy, listę wykluczonych z zamawiania i częstotliwość sprawdzania (co godzinę, codziennie lub co tydzień), wszystko w panelu na /bots.
- Przejście na tryb produkcyjny — proszę wyłączyć tryb demo. Twórz zamówienia zakupu jest domyślnie włączone w każdym planie, więc w Państwa ERP zaczynają pojawiać się projekty RFQ pogrupowane według dostawcy.
💡 Więcej o tym, co użytkownik techniczny może, a czego nie może, znajdą Państwo na stronie Access Levels.
🎯 Skąd pochodzą docelowe poziomy zapasu
Z AutoSTOCK
Gdy mają Państwo AutoSTOCK, a funkcja Używaj celów AutoSTOCK jest włączona, AutoPURCHASE korzysta ze świeżych celów z ostatniego uruchomienia AutoSTOCK, które zapisało reguły w Państwa ERP — poziomów zapasów sterowanych popytem, wyliczonych z rzeczywistej historii sprzedaży. Jeśli wyniki AutoSTOCK są starsze niż tydzień lub AutoSTOCK tylko raportował (tryb demo albo wyłączone Zapisuj reguły uzupełniania zapasów), AutoPURCHASE korzysta zamiast tego z reguł uzupełniania Państwa ERP. Gdy zamówienia tworzy AutoPURCHASE, AutoSTOCK ustawia swoje reguły w Odoo tak, aby Odoo nie zamawiało tych samych produktów samodzielnie.
Samodzielnie
Nie mają Państwo AutoSTOCK? Żaden problem. AutoPURCHASE działa samodzielnie, używając jako docelowych poziomów zapasów reguł uzupełniania, które już Państwo utrzymują we własnym ERP (min/max). W Odoo 14 i nowszych proszę ustawić te reguły na Wyzwalacz = Ręczny (Manual), aby zamawiał je AutoPURCHASE zamiast harmonogramu Odoo; reguły pozostawione jako automatyczne zostają przy Odoo i są wymienione w raporcie. Produkty sprzedawane na zamówienie (make-to-order), w dropshippingu, zestawy i produkty bez trasy Kup są pomijane i wymieniane.
⚙️ Przegląd ustawień panelu
Wszystkie ustawienia znajdują się pod adresem BOTS4.me/bots → Sterowanie → AutoPURCHASE. Jeśli ustawienie wykracza poza zakres lub jest zablokowane przez Państwa plan, AutoPURCHASE bezpiecznie wraca do wartości domyślnej.
| Ustawienie | Zakres | Domyślnie | Działanie |
|---|---|---|---|
| Min. wartość zamówienia | 0 – 100 000 EUR | 50 EUR | Dostawcy, których łączna wartość zamówienia jest niższa od tej kwoty, są w danym uruchomieniu pomijani — pozwala to uniknąć drobnych, nieopłacalnych zamówień. Potrzeba po prostu przechodzi na późniejsze uruchomienie, gdy urośnie. |
| Maks. limit pokrycia | 1 – 36 miesięcy | 12 miesięcy | Nigdy nie zamawiać więcej niż tyle miesięcy średniego popytu na produkt — chroni Państwa przed nadmiernym zamawianiem produktów wolnorotujących. |
| Zaokrąglaj do opakowania | wł / wył | wł | Zaokrągla zamawiane ilości w górę do minimalnej ilości zamówienia dostawcy z danych o dostawcach w Państwa ERP. Każdy płatny plan. |
| Lista wykluczonych z zamawiania | kody produktów | puste | Oddzielone przecinkami kody produktów, których AutoPURCHASE nigdy nie może zamówić (np. pozycje wycofane) — twarda czarna lista. |
| Używaj celów AutoSTOCK | wł / wył | wł | Preferuje aktualne wyniki AutoSTOCK jako docelowe poziomy zapasu. Gdy wyłączone (lub gdy wyniki są nieaktualne), używane są reguły uzupełniania zapasów z Państwa ERP. |
| Twórz zamówienia zakupu | wł / wył | wł | Tworzy projekty zamówień zakupu (RFQ) w Państwa ERP, pogrupowane według dostawcy, dopisując je do własnego otwartego projektu AutoPURCHASE dla danego dostawcy. Gdy wyłączone, AutoPURCHASE wysyła jedynie propozycję e-mailem. Każdy plan. |
| Automatycznie potwierdzaj zamówienia | wł / wył | wył | Automatycznie potwierdza utworzone zamówienia zakupu, zamiast zostawiać je jako projekty do weryfikacji — ale tylko poniżej Państwa limitów wartości na zamówienie i na uruchomienie; większe zamówienia pozostają projektami i są oznaczane w raporcie. Wysłanie RFQ do dostawcy pozostaje w Państwa ERP. Plan Family i wyższe — proszę włączać tylko przy pełnym zaufaniu do konfiguracji. |
| Raporty e-mail | po każdym uruchomieniu / tylko gdy powstaną zamówienia / cotygodniowe podsumowanie | po każdym uruchomieniu | Kiedy raport zakupowy ze szczegółami zamówień według dostawców jest wysyłany e-mailem. W trybie demo raport jest wysyłany po każdym uruchomieniu, także gdy nie ma nic do zamówienia. Raporty wymagające interwencji są zawsze wysyłane od razu. |
| Harmonogram uruchamiania | co godzinę / codziennie / co tydzień | codziennie | Jak często AutoPURCHASE sprawdza Państwa zapasy i tworzy zamówienia. Wszystkie zamówienia trafiają do magazynu głównego podłączonej firmy. |
🛡️ Wbudowane zabezpieczenia
AutoPURCHASE zaprojektowano tak, aby nawet błędnie skonfigurowane uruchomienie nie mogło zalać Państwa dostawców zamówieniami:
📝 Domyślnie projekty
Zamówienia zakupu są tworzone jako projekty RFQ — AutoPURCHASE nigdy niczego nie wysyła do dostawcy; RFQ wysyłają Państwo ze swojego ERP. Automatyczne potwierdzanie jest dostępne od planu Family, ale jest domyślnie wyłączone i potwierdza tylko zamówienia poniżej Państwa limitów wartości.
🔁 Jeden otwarty projekt na dostawcę
Współdziałają dwa mechanizmy: jeden projekt na dostawcę — kolejne uruchomienie dopisuje nowe produkty do własnego otwartego projektu AutoPURCHASE dla danego dostawcy zamiast tworzyć drugie zamówienie, a produkty już w nim obecne są pomijane; oraz projekty liczą się jako dostawy w drodze — ilości już zamówione zmniejszają wyliczoną potrzebę. Projekty utworzone przez ludzi lub przez ERP nigdy nie są zmieniane.
🏭 Poszanowanie minimów dostawców
Minimalne ilości zamówienia dostawców z Państwa ERP są respektowane (przy włączonym Zaokrąglaj do opakowania), a dostawcy poniżej Państwa minimalnej wartości zamówienia są pomijani, zamiast być zasypywani mikrozamówieniami.
📉 Limit pokrycia & czarna lista
Maksymalny limit pokrycia zapewnia, że żaden produkt nigdy nie zostanie zamówiony ponad rozsądną liczbę miesięcy popytu, a lista Never-order list daje Państwu absolutne weto dla każdego kodu produktu.
🔍 Tryb demo
- Tylko propozycja — Tryb demo wykonuje pełne wyliczenie potrzeb i wysyła e-mailem kompletną propozycję zakupu, ale nie tworzy żadnych zamówień zakupu w Państwa ERP.
- Uruchamia się najwyżej mniej więcej raz dziennie — niezależnie od częstotliwości harmonogramu nowa propozycja demo jest naliczana najwyżej mniej więcej raz na 24 godziny.
- Limit przetwarzania jest i tak zużywany — płatną pracą jest propozycja, więc uruchomienia demo liczą się tak samo jak produkcyjne.
- Domyślnie włączony — każda nowa konfiguracja AutoPURCHASE zaczyna w trybie demo. Można go wyłączyć w zakładce Sterowanie pod adresem BOTS4.me/bots, gdy będą Państwo gotowi na prawdziwe projekty RFQ.
📊 Jak czytać raport z propozycją zakupu
Po każdym uruchomieniu — albo tylko gdy powstaną zamówienia, albo co tydzień, zgodnie z wyborem w Raportach e-mail — otrzymują Państwo e-mailem raport zakupowy. Oto jak go czytać:
📋 Blok podsumowania
- Ustawienia użyte w uruchomieniu (minimalna wartość zamówienia, limit pokrycia, zaokrąglanie)
- Ile zamówień do dostawców utworzono (lub zaproponowano w trybie demo), wraz z łączną liczbą pozycji i łączną wartością w EUR
- Którzy dostawcy zostali pominięci z powodu nieosiągnięcia minimalnej wartości zamówienia
- Produkty, które wymagają zamówienia, ale nie mają skonfigurowanego dostawcy w Państwa ERP — należy poprawić rekord dostawcy, aby zostały uwzględnione w kolejnym uruchomieniu
📄 Tabela pozycji zamówień
Jeden wiersz na każdą proponowaną pozycję zamówienia, pogrupowane według dostawcy, z całym wyliczeniem:
- Cel, Stan magazynowy, Dostawy w drodze, Otwarta sprzedaż — każda dana wejściowa wzoru potrzeby, dzięki czemu mogą Państwo sami zweryfikować każdą ilość
- Ilość zamówienia — wynikowa ilość zamówienia po zaokrągleniu i limitach
- Cena i wartość — cena dostawcy i wartość pozycji w walucie Państwa firmy, aby widzieli Państwo kwoty przed potwierdzeniem
🆓 Co odblokowuje każdy plan
- Każdy plan, łącznie z bezpłatnym miesiącem Discovery: Twórz zamówienia zakupu — projekty RFQ są tworzone w Państwa ERP, pogrupowane według dostawcy — oraz Zaokrąglaj do opakowania.
- Plan Family i wyższe: odblokowuje Automatycznie potwierdzaj zamówienia — zamówienia poniżej Państwa limitów wartości są potwierdzane automatycznie, zamiast czekać jako projekty (domyślnie wyłączone).
- Plan Business i wyższe: odblokowuje Blokadę zakupową — dla otwartych zamówień klientów, których Państwo wstrzymają, nie kupuje się towaru.
Aktualne plany i ceny znajdą Państwo na stronie produktu AutoPURCHASE.
📦 Lepiej razem z AutoSTOCK
AutoSTOCK wylicza z Państwa rzeczywistej historii sprzedaży, jakie powinny być Państwa poziomy zapasów; AutoPURCHASE zamienia te poziomy w konkretne zamówienia do dostawców. Prosimy zaplanować AutoSTOCK przed AutoPURCHASE, a cała pętla uzupełniania zapasów — analiza popytu → docelowe poziomy zapasu → projekty zamówień zakupu — działa bez udziału rąk, przy czym ostateczne zamówienia potwierdzają Państwo w swoim ERP.
❓ Najczęściej zadawane pytania
Raport mówi, że nie znaleziono żadnych docelowych poziomów zapasu. Co teraz?
AutoPURCHASE potrzebuje celów, względem których zamawia. Prosimy albo najpierw uruchomić AutoSTOCK (z włączonym Use AutoSTOCK Targets), albo ustawić reguły uzupełniania zapasów (min/maks) na swoich produktach bezpośrednio w ERP — AutoPURCHASE użyje ich automatycznie, gdy wyniki AutoSTOCK nie istnieją lub są nieaktualne.
Dlaczego dostawca został pominięty w tym uruchomieniu?
Jego łączna wartość zamówienia była niższa niż Państwa ustawienie Min. order value (domyślnie 50 EUR). Jest to zamierzone — drobne zamówienia kosztują w obsłudze więcej, niż są warte. Potrzeba nie znika; gdy w późniejszym uruchomieniu przekroczy próg, dostawca otrzyma swoje RFQ.
Produktu, który wyraźnie wymaga zamówienia, brakuje w zamówieniach. Dlaczego?
Najczęściej nie ma skonfigurowanego dostawcy w Państwa ERP — AutoPURCHASE grupuje zamówienia według preferowanego dostawcy, więc produkt bez rekordu dostawcy nie może trafić do żadnego RFQ. Takie produkty są wymienione w raporcie osobno w sekcji “produkty bez skonfigurowanego dostawcy”; prosimy dodać produktowi dostawcę w ERP, a zostanie uwzględniony w kolejnym uruchomieniu. Prosimy też sprawdzić, czy nie znajduje się na Państwa liście Never-order list.
Czy AutoPURCHASE może zamówić podwójnie, jeśli uruchomi się dwa razy?
Nie. Kolejne uruchomienie dopisuje pozycje do własnego otwartego projektu AutoPURCHASE dla danego dostawcy zamiast tworzyć drugie zamówienie, produkty już w nim obecne są pomijane, a ilości już zamówione liczą się jako zapas w drodze. Ponowne uruchomienie jest zawsze bezpieczne.
Jak często działa AutoPURCHASE?
Co godzinę, codziennie (domyślnie) lub co tydzień — wybór na karcie Sterowanie na BOTS4.me/bots. W trybie demo nowa rozliczana propozycja powstaje najwyżej mniej więcej raz dziennie. Jeśli mają Państwo także AutoSTOCK, warto zaplanować jego uruchomienie przed AutoPURCHASE, aby cele były zawsze świeże.
Czy tryb demo naprawdę zużywa mój limit przetwarzania?
Tak. Pełne wyliczenie potrzeb i raport z propozycją to praca podlegająca rozliczeniu — w trybie demo pomijany jest jedynie zapis do ERP. Uruchomienia demo są ograniczone do mniej więcej jednego dziennie, więc testowanie pozostaje przystępne.
Czy Auto-Confirm jest bezpieczne?
To potężna funkcja i właśnie dlatego jest domyślnie wyłączona, dostępna od planu Family i ograniczona limitami wartości: zamówienie powyżej limitu na zamówienie lub na uruchomienie nigdy nie zostaje potwierdzone — pozostaje projektem i jest oznaczane w raporcie. Zalecana ścieżka: uruchomić w trybie demo, potem przez kilka tygodni pracować z projektami RFQ, a Automatyczne potwierdzanie włączyć dopiero wtedy, gdy projekty konsekwentnie odpowiadają temu, co i tak by Państwo zamówili.
Potrzebuję pomocy! Jak uzyskać wsparcie?
Prosimy najpierw sprawdzić logi przetwarzania pod adresem BOTS4.me/bots — każde uruchomienie zapisuje, co zrobiło i dlaczego. Nadal problem? Prosimy o kontakt przez stronę kontaktową, a pomożemy.
🔧 Rozwiązywanie problemów
⚠️ W moim ERP nie pojawiają się żadne projekty zamówień zakupu
Prosimy sprawdzić następujące rzeczy:
- Tryb demo jest wyłączony (zakładka Sterowanie pod adresem BOTS4.me/bots)
- Funkcja Twórz zamówienia zakupu jest włączona (domyślnie jest włączona)
- W Odoo 14 i nowszych reguła uzupełniania produktu należy do AutoSTOCK lub jest ustawiona na Wyzwalacz = Ręczny (Manual) — reguły automatyczne zostają przy Odoo
- W ERPNext opcja Auto Material Request (automatyczne zapotrzebowanie materiałowe) jest wyłączona — dopóki jest włączona, AutoPURCHASE tylko proponuje, a raport przypomina o tym raz dziennie
- W Access Manager do AutoPURCHASE jest przypisane konto ERP
- Istnieje rzeczywista potrzeba — jeśli zapas pokrywa cele i otwartą sprzedaż, żadne zamówienia nie są tworzone
- Prosimy sprawdzić logi przetwarzania w panelu pod kątem błędów
⚠️ Zamawiane ilości wyglądają na zbyt duże
Prosimy dostroić te ustawienia i sprawdzić ponownie w trybie demo:
- Prosimy obniżyć Max. cover cap — ogranicza każdy produkt do N miesięcy popytu
- Prosimy sprawdzić same docelowe poziomy zapasu — jeśli pochodzą z AutoSTOCK, należy przejrzeć jego ustawienia; jeśli z reguł ERP, należy przejrzeć minima reguł
- Round to packaging może podnieść ilości do minimów dostawcy — prosimy sprawdzić minimalną ilość dostawcy w swoim ERP
⚠️ Zamówienia trafiają do niewłaściwego dostawcy
AutoPURCHASE używa preferowanego dostawcy z Państwa ERP:
- Prosimy otworzyć produkt w swoim ERP i sprawdzić kolejność jego wierszy dostawców — wygrywa preferowany (pierwszy) dostawca
- Prosimy poprawić priorytet dostawców lub usunąć nieaktualne rekordy dostawców
- Kolejne uruchomienie pogrupuje produkt pod poprawionym dostawcą