AutoPURCHASE
Felhasználói útmutató – beszerzési rendelések automatikus létrehozása
🧠 Mit csinál valójában az AutoPURCHASE
Minden futás egyetlen kérdésre válaszol minden terméknél: mennyit kell ma megrendelnem? A válasz egyetlen, átlátható képletből származik:
igény = (készletcél + nyitott eladások) − (készleten lévő + beérkező)
📄 Hogyan működik az AutoPURCHASE – vizuális folyamat
(AutoSTOCK vagy ERP-szabályok)
termékenként
előnyben részesített szállítónként
az ERP-jében
+ jelentés e-mailben
DEMO módban a folyamat az ERP előtt megáll — megkapja a teljes javaslat jelentést, beszerzési rendelés nem jön létre.
🚀 A csatlakozás lépései
- Telepítse a BOTS4.me Connect alkalmazást az Odoo-ba — az egykattintásos csatlakozómodul az Odoo-t (13.0 → 19.0) a teljes BOTS4.me alkalmazáscsaládhoz köti. Kétfaktoros hitelesítéssel védett e-mailes bejelentkezéssel lépteti be Önt, és létrehoz egy technikai felhasználót, hogy az AutoPURCHASE az API-n keresztül olvashassa a készlet-, értékesítési és szállítói adatokat, és beszerzési rendeléseket hozhasson létre. Egy csatlakozómodul, egy fiók, minden alkalmazás.
- Rendelje hozzá az ERP-fiókot az AutoPURCHASE-hoz — a BOTS4.me/bots → Beállítások → AutoPURCHASE alatti Access Managerben rendelje hozzá a csatlakoztatott ERP-fiókját az alkalmazáshoz. Az AutoPURCHASE ma Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 és újabb), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero és SAP Business One rendszeren fut.
- Kezdjen DEMO módban — a DEMO mód alapértelmezés szerint be van kapcsolva: teljes igényszámítás és javaslat jelentés, nulla módosítás az ERP-jében.
- Állítsa be a rendelési szabályokat — minimális rendelési érték, fedezeti korlát, kerekítés a szállító minimális mennyiségére, a soha nem rendelendő termékek listája és az ellenőrzés gyakorisága (óránként, naponta vagy hetente), mindez a /bots vezérlőpulton.
- Éles indulás — kapcsolja ki a DEMO módot. A Beszerzési rendelések létrehozása minden csomagban alapértelmezés szerint be van kapcsolva, így piszkozat RFQ-k kezdenek megjelenni az ERP-ben, szállítónként csoportosítva.
💡 Arról, hogy a technikai felhasználó mit tehet és mit nem, a Hozzáférési szintek oldalon olvashat bővebben.
🎯 Honnan származnak a készletcélok
AutoSTOCK-kal
Ha előfizet az AutoSTOCK alkalmazásra, és az AutoSTOCK-célértékek használata funkció be van kapcsolva, az AutoPURCHASE a legutóbbi olyan AutoSTOCK-futás friss célértékeit használja, amely a szabályait az ERP-be írta — a valós értékesítési előzményeiből számított, keresletvezérelt készletszinteket. Ha az AutoSTOCK eredményei egy hétnél régebbiek, vagy az AutoSTOCK csak jelentést készített (DEMO mód, vagy kikapcsolt Utánrendelési szabályok írása), az AutoPURCHASE helyettük az ERP utánrendelési szabályait használja. Amíg az AutoPURCHASE hozza létre a rendeléseket, az AutoSTOCK úgy állítja be a szabályait az Odoo-ban, hogy az Odoo ne rendelje meg magától ugyanazokat a termékeket.
Önállóan
Nincs AutoSTOCK? Nem gond. Az AutoPURCHASE önállóan is működik: készletcélként a saját ERP-jében már karbantartott utánrendelési szabályokat (min./max.) használja. Odoo 14-től állítsa ezeket a szabályokat Trigger = Manual értékre, hogy az Odoo saját ütemezője helyett az AutoPURCHASE rendelje meg őket; az automatikus szabályok az Odoo-nál maradnak, és a jelentés felsorolja őket. A rendelésre gyártott (make-to-order) és közvetlen szállítású (dropship) termékeket, a kiteket, valamint a Vásárlás útvonal nélküli termékeket kihagyja és felsorolja.
⚙️ A vezérlőpult beállításainak áttekintése
Minden beállítás itt található: BOTS4.me/bots → Vezérlés → AutoPURCHASE. Ha egy beállítás a tartományon kívülre kerül, vagy az Ön csomagjában zárolva van, az AutoPURCHASE biztonságosan az alapértelmezett értékre áll vissza.
| Beállítás | Tartomány | Alapértelmezés | Mit csinál |
|---|---|---|---|
| Min. rendelési érték | 0 – 100 000 EUR | 50 EUR | A rendszer ebben a futásban kihagyja azokat a szállítókat, amelyek összesített rendelési értéke ez alatt marad — így elkerülhetők az apró, gazdaságtalan rendelések. Az igény egyszerűen átkerül egy későbbi futásra, amint megnőtt. |
| Max. fedezeti korlát | 1 – 36 hónap | 12 hónap | Soha ne rendeljen ennél több hónapnyi átlagos keresletet termékenként — véd a lassan forgó termékek túlrendelésétől. |
| Kerekítés csomagolási egységre | be / ki | be | A rendelési mennyiségeket felkerekíti a szállító minimális rendelési mennyiségére az ERP szállítói adatai alapján. Minden fizetős csomag. |
| Soha nem rendelendő termékek | termékkódok | üres | Vesszővel elválasztott termékkódok, amelyeket az AutoPURCHASE soha nem rendelhet meg (például kifutó cikkek) — szigorú tiltólista. |
| AutoSTOCK-célértékek használata | be / ki | be | Készletcélként a friss AutoSTOCK-eredményeket részesíti előnyben. Kikapcsolva (vagy ha az eredmények elavultak) helyettük az ERP utánrendelési szabályai lépnek életbe. |
| Beszerzési rendelések létrehozása | be / ki | be | Piszkozat beszerzési rendeléseket (RFQ-kat) hoz létre az ERP-ben szállítónként csoportosítva, az AutoPURCHASE saját, az adott szállítóhoz tartozó nyitott piszkozatát bővítve. Kikapcsolva az AutoPURCHASE csak e-mailben küld javaslatot. Minden csomag. |
| Rendelések automatikus visszaigazolása | be / ki | ki | A létrehozott beszerzési rendeléseket automatikusan visszaigazolja, ahelyett hogy piszkozatként ellenőrzésre hagyná őket — de csak a rendelésenkénti és futásonkénti értékhatárok alatt; a nagyobb rendelések piszkozatok maradnak, és a jelentés megjelöli őket. Az RFQ elküldése a szállítónak az ERP-ben marad. Family csomagtól — csak akkor kapcsolja be, ha teljesen megbízik a beállításban. |
| E-mailes jelentések | minden futás után / csak rendelés létrehozásakor / heti összefoglaló | minden futás után | Mikor küldje el e-mailben a beszerzési jelentést a szállítónkénti rendelési részletekkel. DEMO módban minden futás után küld jelentést, akkor is, ha nincs mit rendelni. A beavatkozást igénylő jelentések mindig azonnal elmennek. |
| Futtatás ütemezése | óránként / naponta / hetente | naponta | Milyen gyakran ellenőrzi az AutoPURCHASE a készletet és hoz létre rendeléseket. Minden rendelés a csatlakoztatott vállalat fő raktárába megy. |
🛡️ Beépített biztonsági funkciók
Az AutoPURCHASE úgy készült, hogy még egy rosszul beállított futás se áraszthassa el rendelésekkel a szállítóit:
📝 Alapértelmezés szerint piszkozatok
A beszerzési rendelések piszkozat RFQ-ként jönnek létre — az AutoPURCHASE soha nem küld semmit a szállítónak; az RFQ-t Ön küldi el az ERP-ből. Automatikus visszaigazolás a Family csomagtól létezik, de alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, és csak az értékhatárai alatti rendeléseket igazolja vissza.
🔁 Szállítónként egy nyitott piszkozat
Két mechanizmus működik együtt: szállítónként egy piszkozat — egy későbbi futás az AutoPURCHASE saját, az adott szállítóhoz tartozó nyitott piszkozatához fűzi az új termékeket, ahelyett hogy második rendelést hozna létre, a rajta már szereplő termékeket pedig kihagyja; és a piszkozatok beérkezőnek számítanak — a már megrendelt mennyiségek csökkentik a kiszámított igényt. A munkatársak vagy az ERP által készített piszkozatokhoz soha nem nyúl.
🏭 A szállítói minimumok betartása
Az ERP-ben megadott szállítói minimális rendelési mennyiségeket betartja (bekapcsolt Kerekítés csomagolási egységre mellett), a minimális rendelési érték alatt maradó szállítókat pedig kihagyja, ahelyett hogy mikrorendelésekkel terhelné őket.
📉 Fedezeti korlát és feketelista
A maximális fedezeti korlát biztosítja, hogy a rendszer egyetlen termékből se rendeljen többet, mint ésszerű számú hónap kereslete, a sosem rendelendő lista pedig termékkódonként abszolút vétójogot ad Önnek.
🔍 DEMO mód
- Csak javaslat — a DEMO mód lefuttatja a teljes igényszámítást, és e-mailben elküldi a teljes beszerzési javaslatot, de nem hoz létre beszerzési rendelést az ERP-jében.
- Legfeljebb naponta körülbelül egyszer fut — az ütemezés gyakoriságától függetlenül új demójavaslat nagyjából 24 óránként legfeljebb egyszer kerül elszámolásra.
- A felhasználási keret így is fogy — a javaslat maga a számlázott munka, így a demo futások ugyanúgy számítanak, mint az éles futások.
- Alapértelmezés szerint bekapcsolva — minden új AutoPURCHASE-beállítás DEMO módban indul. Kapcsolja ki a Vezérlés fülön itt: BOTS4.me/bots, amikor készen áll a valódi piszkozat RFQ-kra.
📊 A javaslat jelentés olvasása
Minden futás után — vagy csak rendelés létrehozásakor, vagy hetente, ahogy az E-mailes jelentések alatt választotta — e-mailben beszerzési jelentést kap. Így értelmezze:
📋 Összefoglaló blokk
- A futás által használt beállítások (minimális rendelési érték, fedezeti korlát, kerekítés)
- Hány szállítói megrendelés jött létre (DEMO módban: hányat javasolt a rendszer), az összes tétellel és a teljes EUR-értékkel
- Mely szállítók maradtak ki azért, mert a minimum rendelési érték alatt voltak
- Azok a termékek, amelyeket rendelni kellene, de nincs hozzájuk szállító beállítva az ERP-jében — javítsa a szállítói törzsadatot, hogy a következő futásba bekerüljenek
📄 Rendelési tételek táblázata
Javasolt rendelési tételenként egy sor, szállítónként csoportosítva, a teljes számítás megjelenítésével:
- Cél, Készleten, Beérkező, Nyitott eladás — az igényképlet minden bemenete, hogy minden mennyiséget saját maga ellenőrizhessen
- Rendelt menny. — a kerekítés és a korlátok utáni végleges rendelési mennyiség
- Ár és érték — szállítói ár és sorérték a vállalata pénznemében, így a visszaigazolás előtt látja az összeget
🆓 Mit nyitnak meg az egyes csomagok
- Minden csomag, az ingyenes Discovery-hónapot is beleértve: Beszerzési rendelések létrehozása — piszkozat RFQ-k jönnek létre az ERP-ben, szállítónként csoportosítva — és Kerekítés csomagolási egységre.
- Family csomagtól: feloldja a Rendelések automatikus visszaigazolása funkciót — az értékhatárai alatti rendeléseket automatikusan visszaigazolja, ahelyett hogy piszkozatként várnának (alapértelmezés szerint kikapcsolva).
- Business csomagtól: feloldja a Beszerzési tiltás funkciót — a letiltott vevők nyitott rendeléseihez nem vásárol készletet.
Az aktuális csomagokat és árakat az AutoPURCHASE termékoldalán találja.
📦 Még jobb együtt az AutoSTOCK-kal
Az AutoSTOCK a valós értékesítési előzményeiből kiszámítja, milyennek kellene lenniük a készletszintjeinek; az AutoPURCHASE pedig ezeket a szinteket konkrét szállítói rendelésekké alakítja. Ütemezze az AutoSTOCK-ot az AutoPURCHASE elé, és a teljes utánpótlási kör — keresletelemzés → készletcélok → piszkozat beszerzési rendelések — magától fut, Ön pedig csak a végleges rendeléseket igazolja vissza az ERP-jében.
❓ Gyakran ismételt kérdések
A jelentés szerint nem található készletcél. Mi a teendő?
Az AutoPURCHASE-nek célértékekre van szüksége, amelyek alapján rendelhet. Vagy futtassa előbb az AutoSTOCK-ot (bekapcsolt AutoSTOCK-célértékek használata mellett), vagy állítson be utánrendelési szabályokat (min./max.) a termékeire közvetlenül az ERP-jében — ezeket az AutoPURCHASE automatikusan használja, ha az AutoSTOCK eredményei hiányoznak vagy elavultak.
Miért maradt ki egy szállító ebben a futásban?
Mert az összesített rendelési értéke a Min. rendelési érték beállítás alatt volt (alapértelmezés szerint 50 EUR). Ez szándékos — az apró rendelések kezelése többe kerül, mint amennyit érnek. Az igény nem tűnik el: amint egy későbbi futásban átlépi a küszöböt, a szállító megkapja az RFQ-ját.
Egy termék, amelyet nyilvánvalóan rendelni kellene, hiányzik a rendelésekből. Miért?
Leggyakrabban azért, mert nincs hozzá szállító beállítva az ERP-jében — az AutoPURCHASE előnyben részesített szállítónként csoportosítja a rendeléseket, ezért egy szállítói törzsadat nélküli termék egyetlen RFQ-ra sem kerülhet fel. Az ilyen termékeket a jelentés külön sorolja fel a „Beállított szállító nélküli termékek” cím alatt; vegyen fel egy szállítót a termékhez az ERP-jében, és a következő futásba bekerül. Ellenőrizze azt is, hogy nincs-e rajta a sosem rendelendő listán.
Rendelhet kétszer az AutoPURCHASE, ha kétszer fut?
Nem. Egy későbbi futás az AutoPURCHASE saját, az adott szállítóhoz tartozó nyitott piszkozatát bővíti, ahelyett hogy második rendelést hozna létre, a rajta már szereplő termékeket kihagyja, a már megrendelt mennyiségek pedig beérkező készletnek számítanak. Az újrafuttatás mindig biztonságos.
Milyen gyakran fut az AutoPURCHASE?
Óránként, naponta (alapértelmezett) vagy hetente — a BOTS4.me/bots Vezérlés fülén választhat. DEMO módban legfeljebb nagyjából naponta egyszer készül új, számlázott javaslat. Ha AutoSTOCK-ja is van, ütemezze úgy, hogy az AutoPURCHASE előtt fusson, így a célértékek mindig frissek lesznek.
Tényleg a felhasználási keretemet használja a DEMO mód?
Igen. A teljes igényszámítás és a javaslat jelentés az elszámolható munka — DEMO módban csak az ERP-be írás marad el. A demófuttatások napi körülbelül egyre korlátozódnak, így a tesztelés megfizethető marad.
Biztonságos az automatikus visszaigazolás?
Hatékony funkció, éppen ezért alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, a Family csomagtól érhető el, és értékhatárok korlátozzák: a rendelésenkénti vagy futásonkénti határ feletti rendelést soha nem igazolja vissza — piszkozat marad, és a jelentés megjelöli. Javasolt út: futtassa DEMO módban, majd néhány hétig piszkozat RFQ-kkal, és csak akkor kapcsolja be a Rendelések automatikus visszaigazolása funkciót, ha a piszkozatok következetesen megfelelnek annak, amit Ön is megrendelt volna.
Segítségre van szükségem! Hogyan kérhetek támogatást?
Először nézze át a feldolgozási naplókat itt: BOTS4.me/bots — minden futás naplózza, mit tett és miért. Még mindig elakadt? Írjon nekünk a kapcsolatfelvételi oldalon, és segítünk.
🔧 Hibaelhárítás
⚠️ Nem jelennek meg piszkozat beszerzési rendelések az ERP-emben
Ellenőrizze a következőket:
- A DEMO mód ki van kapcsolva (Vezérlés fül itt: BOTS4.me/bots)
- A Beszerzési rendelések létrehozása funkció be van kapcsolva (alapértelmezés szerint bekapcsolt)
- Odoo 14-től a termék utánrendelési szabálya az AutoSTOCK-é, vagy Trigger = Manual értékre van állítva — az automatikus szabályokat az Odoo kezeli
- ERPNext esetén az Auto Material Request ki van kapcsolva — amíg be van kapcsolva, az AutoPURCHASE csak javaslatot tesz, és a jelentés naponta egyszer emlékezteti erre
- Az AutoPURCHASE-hez van ERP-fiók rendelve az Access Managerben
- Ténylegesen van igény — ha a készlet fedezi a célértékeket és a nyitott eladásokat, nem jön létre rendelés
- Nézze át a vezérlőpult feldolgozási naplóit, nincs-e bennük hiba
⚠️ A rendelési mennyiségek túl nagynak tűnnek
Módosítsa ezeket, majd ellenőrizze újra DEMO módban:
- Csökkentse a Max. fedezeti korlát értékét — ez minden terméket N hónapnyi keresletre korlátoz
- Ellenőrizze magukat a készletcélokat — ha az AutoSTOCK-ból származnak, nézze át annak beállításait; ha az ERP szabályaiból, nézze át a szabályok minimumértékeit
- A Kerekítés csomagolási egységre a szállítói minimumokra emelheti a mennyiségeket — ellenőrizze a szállító minimális mennyiségét az ERP-jében
⚠️ A rendelések rossz szállítóhoz kerülnek
Az AutoPURCHASE az ERP-ből származó előnyben részesített szállítót használja:
- Nyissa meg a terméket az ERP-jében, és ellenőrizze a szállítói sorainak sorrendjét — az előnyben részesített (első) szállító nyer
- Javítsa a szállítói sorrendet, vagy távolítsa el az elavult szállítói törzsadatokat
- A következő futás a javított szállító alá csoportosítja a terméket