AutoPURCHASE
Používateľská príručka – Automatizované generovanie nákupných objednávok
🧠 Čo AutoPURCHASE skutočne robí
Každý beh odpovedá na jednu otázku pre každý produkt: koľko potrebujem dnes objednať? Odpoveď dáva jediný, transparentný vzorec:
potreba = (cieľová zásoba + otvorené predaje) − (na sklade + na ceste)
📄 Ako funguje AutoPURCHASE – Vizuálny tok
(AutoSTOCK alebo pravidlá ERP)
pre každý produkt
preferovaného dodávateľa
vo vašom ERP
+ Report e-mailom
V Demo režime sa tok zastaví pred vaším ERP — dostanete kompletný návrh nákupu, žiadne nákupné objednávky sa nevytvoria.
🚀 Ako sa pripojiť
- Nainštalujte aplikáciu BOTS4.me Connect do vášho Odoo — konektor na jedno kliknutie prepája Odoo (13.0 → 19.0) s celou sadou BOTS4.me. Prihlási vás e-mailovým loginom s 2FA overením a vytvorí technického používateľa, cez ktorého AutoPURCHASE číta zásoby, predaje a dodávateľské dáta a vytvára nákupné objednávky cez API. Jeden konektor, jeden účet, všetky aplikácie.
- Priraďte ERP účet aplikácii AutoPURCHASE — v aplikácii Access Manager na BOTS4.me/bots → Nastavenia → AutoPURCHASE priraďte aplikácii svoj pripojený ERP účet. AutoPURCHASE dnes beží na Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 a novší), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One.
- Začnite v Demo režime — Demo režim je štandardne zapnutý: kompletný výpočet potrieb a návrh nákupu, žiadne zmeny vo vašom ERP.
- Nastavte pravidlá objednávania — minimálnu hodnotu objednávky, strop pokrytia, zaokrúhlenie na minimálne množstvo dodávateľa, zoznam nikdy neobjednávať a ako často kontroluje (každú hodinu, denne alebo týždenne), všetko v dashboarde na /bots.
- Prejdite naostro — vypnite Demo režim. Vytvárať nákupné objednávky je štandardne zapnuté v každom pláne, takže sa vo vašom ERP začnú objavovať návrhy RFQ zoskupené podľa dodávateľa.
💡 Viac o tom, čo technický používateľ môže a nemôže, nájdete na stránke Access Levels.
🎯 Odkiaľ pochádzajú cieľové zásoby
S AutoSTOCK
Keď vlastníte AutoSTOCK a je zapnutá funkcia Používať ciele AutoSTOCK, AutoPURCHASE použije čerstvé ciele z posledného behu AutoSTOCK, ktorý zapísal svoje pravidlá do vášho ERP — stavy zásob riadené dopytom, vypočítané z vašej skutočnej histórie predaja. Ak sú výsledky AutoSTOCK staršie ako týždeň, alebo AutoSTOCK iba vytvoril report (Demo režim, alebo vypnuté Zapisovať pravidlá objednávania), AutoPURCHASE namiesto toho použije pravidlá objednávania vášho ERP. Kým objednávky vytvára AutoPURCHASE, AutoSTOCK nastaví svoje pravidlá v Odoo tak, aby Odoo rovnaké produkty neobjednávalo samo.
Samostatne
Nemáte AutoSTOCK? Nevadí. AutoPURCHASE funguje samostatne a ako cieľové stavy zásob použije pravidlá objednávania, ktoré už udržiavate vo svojom ERP (min/max). V Odoo 14 a novšom nastavte tieto pravidlá na Spúšťač = Manuálne (Manual), aby ich objednával AutoPURCHASE namiesto plánovača Odoo; pravidlá ponechané na automatike zostanú Odoo a sú uvedené v reporte. Produkty predávané na zákazku (make-to-order), s priamou dodávkou (dropship), sady a produkty bez trasy Nákup sa preskočia a vypíšu.
⚙️ Referencia nastavení dashboardu
Všetky nastavenia nájdete na BOTS4.me/bots → Ovládanie → AutoPURCHASE. Ak je nastavenie mimo rozsahu alebo zamknuté vašou úrovňou, AutoPURCHASE sa bezpečne vráti k predvolenej hodnote.
| Nastavenie | Rozsah | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|---|
| Min. hodnota objednávky | 0 – 100 000 EUR | 50 EUR | Dodávatelia, ktorých súhrnná hodnota objednávky je pod touto hranicou, sa v tomto behu preskočia — zabraňuje drobným, neekonomickým objednávkam. Potreba sa jednoducho prenesie do neskoršieho behu, keď narastie. |
| Strop pokrytia | 1 – 36 mesiacov | 12 mesiacov | Nikdy neobjednávať nad toľkoto mesiacov priemerného dopytu na produkt — chráni pred preobjednaním pomaly sa točiacich položiek. |
| Zaokrúhľovanie na balenia | zap / vyp | zap | Zaokrúhli objednávané množstvá nahor na minimálne objednávacie množstvo dodávateľa z informácií o dodávateľoch vo vašom ERP. Každý platený plán. |
| Zoznam „nikdy neobjednávať“ | kódy produktov | prázdny | Čiarkou oddelené kódy produktov, ktoré AutoPURCHASE nesmie nikdy objednať (napr. vyradené položky) — tvrdá čierna listina. |
| Používať ciele AutoSTOCK | zap / vyp | zap | Uprednostňuje čerstvé výsledky AutoSTOCK ako cieľové zásoby. Keď je vypnuté (alebo sú výsledky zastarané), použijú sa pravidlá doobjednávania z vášho ERP. |
| Vytváranie nákupných objednávok | zap / vyp | zap | Vytvára vo vašom ERP návrhy nákupných objednávok (RFQ) zoskupené podľa dodávateľa a pridáva ich do vlastného otvoreného návrhu AutoPURCHASE pre daného dodávateľa. Keď je vypnuté, AutoPURCHASE iba odošle návrh e-mailom. Každý plán. |
| Automatické potvrdzovanie | zap / vyp | vyp | Automaticky potvrdzuje vytvorené nákupné objednávky namiesto toho, aby ich nechal ako návrhy na kontrolu — ale iba pod vašimi limitmi hodnoty na objednávku a na beh; väčšie objednávky zostanú návrhmi a report ich označí. Odoslanie RFQ dodávateľovi zostáva vo vašom ERP. Úroveň Family a vyššie — zapínajte, iba keď nastaveniu plne dôverujete. |
| E-mailové reporty | po každom behu / iba pri vytvorení objednávok / týždenný súhrn | po každom behu | Kedy sa e-mailom posiela nákupný report s detailmi objednávok podľa dodávateľov. V Demo režime sa report posiela po každom behu, aj keď nie je čo objednať. Reporty, ktoré si vyžadujú váš zásah, sa posielajú vždy okamžite. |
| Plán spúšťania | každú hodinu / denne / týždenne | denne | Ako často AutoPURCHASE kontroluje vaše zásoby a vytvára objednávky. Všetky objednávky idú do hlavného skladu vašej pripojenej spoločnosti. |
🛡️ Zabudované bezpečnostné funkcie
AutoPURCHASE je navrhnutý tak, aby ani zle nakonfigurovaný beh nemohol zavaliť vašich dodávateľov objednávkami:
📝 Štandardne návrhy
Nákupné objednávky sa vytvárajú ako návrhy RFQ — AutoPURCHASE nikdy nič neposiela dodávateľovi; RFQ odosielate z vášho ERP vy. Automatické potvrdzovanie existuje od úrovne Family, ale je štandardne vypnuté a potvrdzuje iba objednávky pod vašimi limitmi hodnoty.
🔁 Jeden otvorený návrh na dodávateľa
Spolupracujú dva mechanizmy: jeden návrh na dodávateľa — neskorší beh pridá nové produkty do vlastného otvoreného návrhu AutoPURCHASE pre daného dodávateľa namiesto vytvorenia druhej objednávky a produkty, ktoré už v ňom sú, preskočí; a návrhy sa počítajú ako prichádzajúce — už objednané množstvá znižujú vypočítanú potrebu. Návrhov vytvorených ľuďmi alebo vaším ERP sa nikdy nedotkne.
🏭 Rešpektovanie minim dodávateľov
Minimálne objednávacie množstvá dodávateľov z vášho ERP sa dodržiavajú (so zapnutým Zaokrúhliť na balenie) a dodávatelia pod vašou minimálnou hodnotou objednávky sa preskočia namiesto toho, aby ich zaťažovali mikroobjednávky.
📉 Strop pokrytia & čierna listina
Strop maximálneho pokrytia zaručuje, že žiadny produkt sa nikdy neobjedná nad rozumný počet mesiacov dopytu, a zoznam „nikdy neobjednávať“ vám dáva absolútne veto pre každý kód produktu.
🔍 Demo režim
- Iba návrh — Demo režim vykoná plný výpočet potrieb a pošle e-mailom kompletný návrh nákupu, ale vo vašom ERP nevytvorí žiadne nákupné objednávky.
- Beží najviac približne raz denne — bez ohľadu na frekvenciu plánovača sa nový demo návrh účtuje najviac zhruba raz za 24 hodín.
- Váš objem spracovania sa aj tak čerpá — účtovanou prácou je návrh, takže demo behy sa počítajú rovnako ako ostré behy.
- Štandardne zapnutý — každá nová inštalácia AutoPURCHASE začína v Demo režime. Vypnete ho na karte Ovládanie na BOTS4.me/bots, keď budete pripravení na skutočné návrhy RFQ.
📊 Ako čítať návrh nákupu
Po každom behu — alebo iba pri vytvorení objednávok, alebo týždenne, podľa voľby v E-mailových reportoch — dostanete e-mailom nákupný report. Takto ho čítajte:
📋 Súhrnný blok
- Nastavenia použité v behu (minimálna hodnota objednávky, strop pokrytia, zaokrúhľovanie)
- Koľko dodávateľských objednávok sa vytvorilo (alebo navrhlo, v Demo režime), s celkovým počtom riadkov a celkovou hodnotou v EUR
- Ktorí dodávatelia boli preskočení pre nedosiahnutie minimálnej hodnoty objednávky
- Produkty, ktoré treba objednať, ale nemajú nastaveného dodávateľa vo vašom ERP — opravte záznam dodávateľa a zahrnú sa do ďalšieho behu
📄 Tabuľka objednávkových riadkov
Jeden riadok na navrhovanú položku, zoskupené po dodávateľoch, so zobrazeným celým výpočtom:
- Cieľ, Na sklade, Na ceste, Otvorené predaje — každý vstup vzorca potreby, takže si každé množstvo viete overiť sami
- Objednané množstvo — výsledné množstvo po zaokrúhlení a stropoch
- Cena a hodnota — cena dodávateľa a hodnota riadku v mene vašej spoločnosti, takže peniaze vidíte skôr, než potvrdíte
🆓 Čo odomyká ktorá úroveň
- Každý plán, vrátane bezplatného mesiaca Discovery: Vytvárať nákupné objednávky — návrhy RFQ sa vytvárajú vo vašom ERP, zoskupené podľa dodávateľa — a Zaokrúhliť na balenie.
- Úroveň Family a vyššie: odomyká Automaticky potvrdzovať objednávky — objednávky pod vašimi limitmi hodnoty sa potvrdia automaticky namiesto čakania ako návrhy (štandardne vypnuté).
- Úroveň Business a vyššie: odomyká Nákupný hold — pre otvorené objednávky zákazníkov, ktorých podržíte, sa nenakupuje žiadny tovar.
Aktuálne plány a ceny nájdete na produktovej stránke AutoPURCHASE.
📦 Lepšie spolu s AutoSTOCK
AutoSTOCK vypočíta z vašej skutočnej histórie predajov, aké by mali byť vaše skladové hladiny; AutoPURCHASE tieto hladiny premení na konkrétne objednávky dodávateľom. Naplánujte AutoSTOCK pred AutoPURCHASE a celá slučka dopĺňania zásob — analýza dopytu → cieľové zásoby → návrhy nákupných objednávok — beží bez rúk, pričom finálne objednávky potvrdzujete vo svojom ERP vy.
❓ Často kladené otázky
Report hovorí, že sa nenašli žiadne cieľové zásoby. Čo teraz?
AutoPURCHASE potrebuje ciele, voči ktorým objednáva. Buď najprv spustite AutoSTOCK (so zapnutým Používať ciele AutoSTOCK), alebo nastavte pravidlá doobjednávania (min/max) na produktoch priamo vo vašom ERP — AutoPURCHASE ich automaticky použije, keď výsledky AutoSTOCK chýbajú alebo sú zastarané.
Prečo bol dodávateľ v tomto behu preskočený?
Jeho súhrnná hodnota objednávky bola pod vaším nastavením Min. hodnota objednávky (štandardne 50 EUR). Je to zámer — drobné objednávky stoja na réžii viac, než prinesú. Potreba nezmizne; keď v neskoršom behu prerastie hranicu, dodávateľ svoje RFQ dostane.
Produkt, ktorý jasne treba objednať, v objednávkach chýba. Prečo?
Najčastejšie nemá vo vašom ERP nastaveného dodávateľa — AutoPURCHASE zoskupuje objednávky podľa preferovaného dodávateľa, takže produkt bez dodávateľského záznamu sa nedá zaradiť do žiadneho RFQ. Také produkty sú v reporte uvedené samostatne v časti „produkty bez nastaveného dodávateľa“; pridajte produktu v ERP dodávateľa a v ďalšom behu sa zahrnie. Skontrolujte tiež, či nie je na vašom zozname „nikdy neobjednávať“.
Môže AutoPURCHASE objednať dvojmo, keď beží dvakrát?
Nie. Neskorší beh pridá riadky do vlastného otvoreného návrhu AutoPURCHASE pre daného dodávateľa namiesto vytvorenia druhej objednávky, produkty, ktoré už v ňom sú, preskočí a už objednané množstvá sa počítajú ako prichádzajúca zásoba. Opakované spustenie je vždy bezpečné.
Ako často AutoPURCHASE beží?
Každú hodinu, denne (predvolené) alebo týždenne — volíte na karte Ovládanie na BOTS4.me/bots. V Demo režime sa nový účtovaný návrh vytvorí najviac približne raz denne. Ak vlastníte aj AutoSTOCK, naplánujte jeho beh pred AutoPURCHASE, aby boli ciele vždy čerstvé.
Naozaj Demo režim čerpá môj objem spracovania?
Áno. Plný výpočet potrieb a návrh nákupu je účtovaná práca — v Demo režime sa preskočí iba zápis do ERP. Demo behy sú obmedzené na približne jeden denne, takže testovanie zostáva dostupné.
Je Automatické potvrdzovanie bezpečné?
Je to silná funkcia, a práve preto je štandardne vypnutá, dostupná od úrovne Family a obmedzená limitmi hodnoty: objednávka nad limitom na objednávku alebo na beh sa nikdy nepotvrdí — zostane návrhom a report ju označí. Odporúčaný postup: spustite v Demo režime, potom niekoľko týždňov s návrhmi RFQ, a Automatické potvrdzovanie zapnite, až keď návrhy sústavne zodpovedajú tomu, čo by ste objednali aj tak.
Potrebujem pomoc! Ako získam podporu?
Najprv skontrolujte logy spracovania na BOTS4.me/bots — každý beh zaloguje, čo urobil a prečo. Stále nič? Kontaktujte nás cez kontaktnú stránku a pomôžeme vám.
🔧 Riešenie problémov
⚠️ V mojom ERP sa neobjavujú žiadne návrhy nákupných objednávok
Skontrolujte tieto veci:
- Demo režim je vypnutý (karta Ovládanie na BOTS4.me/bots)
- Funkcia Vytvárať nákupné objednávky je zapnutá (štandardne je zapnutá)
- V Odoo 14 a novšom patrí pravidlo objednávania produktu AutoSTOCK, alebo je nastavené na Spúšťač = Manuálne (Manual) — pravidlá na automatike zostávajú Odoo
- V ERPNext je vypnutý Auto Material Request (automatická požiadavka na materiál) — kým je zapnutý, AutoPURCHASE iba navrhuje a report vám to raz denne pripomenie
- V aplikácii Access Manager je aplikácii AutoPURCHASE priradený ERP účet
- Existuje skutočná potreba — ak zásoba pokrýva ciele aj otvorené predaje, žiadne objednávky sa nevytvoria
- Skontrolujte logy spracovania na dashboarde, či neobsahujú chyby
⚠️ Objednávané množstvá vyzerajú príliš veľké
Dolaďte tieto nastavenia a znova skontrolujte v Demo režime:
- Znížte Strop pokrytia — obmedzuje každý produkt na N mesiacov dopytu
- Skontrolujte samotné cieľové zásoby — ak pochádzajú z AutoSTOCK, prezrite jeho nastavenia; ak z pravidiel ERP, prezrite minimá pravidiel
- Zaokrúhľovanie na balenia môže zvýšiť množstvá na minimá dodávateľa — skontrolujte minimálne množstvo dodávateľa vo vašom ERP
⚠️ Objednávky idú nesprávnemu dodávateľovi
AutoPURCHASE používa preferovaného dodávateľa z vášho ERP:
- Otvorte produkt vo svojom ERP a skontrolujte poradie jeho dodávateľských riadkov — vyhráva preferovaný (prvý) dodávateľ
- Opravte prioritu dodávateľov alebo odstráňte zastarané dodávateľské záznamy
- Ďalší beh zoskupí produkt pod opraveného dodávateľa