AutoPURCHASE
Uživatelská příručka – Automatizované generování nákupních objednávek
🧠 Co AutoPURCHASE skutečně dělá
Každý běh odpovídá na jednu otázku u každého produktu: kolik potřebuji dnes objednat? Odpověď dává jediný, transparentní vzorec:
potřeba = (cílový stav zásob + otevřené prodeje) − (na skladě + příchozí)
📄 Jak AutoPURCHASE funguje – vizuální tok
(AutoSTOCK nebo pravidla ERP)
pro každý produkt
preferovaného dodavatele
ve Vašem ERP
+ Report e-mailem
V Demo režimu se tok zastaví před Vaším ERP — dostanete kompletní report s návrhem, žádné nákupní objednávky se nevytvoří.
🚀 Jak se připojit
- Nainstalujte aplikaci BOTS4.me Connect do svého Odoo — konektor na jedno kliknutí propojuje Odoo (13.0 → 19.0) s celou sadou BOTS4.me. Přihlásí Vás e-mailovým přihlášením s 2FA a vytvoří technického uživatele, díky kterému může AutoPURCHASE číst zásoby, prodeje a dodavatelská data a vytvářet nákupní objednávky přes API. Jeden konektor, jeden účet, všechny aplikace.
- Přiřaďte ERP účet aplikaci AutoPURCHASE — v Access Manageru na BOTS4.me/bots → Nastavení → AutoPURCHASE přiřaďte aplikaci svůj připojený ERP účet. AutoPURCHASE dnes běží na Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 a novější), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One.
- Začněte v Demo režimu — Demo režim je standardně zapnutý: kompletní výpočet potřeb a report s návrhem, nulové změny ve Vašem ERP.
- Nastavte pravidla objednávání — minimální hodnotu objednávky, strop pokrytí, zaokrouhlení na minimální množství dodavatele, seznam nikdy neobjednávat a jak často kontroluje (každou hodinu, denně nebo týdně), vše v dashboardu na /bots.
- Přejděte naostro — vypněte Demo režim. Vytvářet nákupní objednávky je standardně zapnuto v každém plánu, takže se ve Vašem ERP začnou objevovat návrhy RFQ seskupené podle dodavatele.
💡 Více o tom, co technický uživatel může a nemůže, najdete na stránce Access Levels.
🎯 Odkud pocházejí cílové stavy zásob
S AutoSTOCK
Když vlastníte AutoSTOCK a je zapnutá funkce Používat cíle z AutoSTOCK, AutoPURCHASE použije čerstvé cíle z posledního běhu AutoSTOCK, který zapsal svá pravidla do Vašeho ERP — stavy zásob řízené poptávkou, vypočtené z Vaší skutečné historie prodeje. Pokud jsou výsledky AutoSTOCK starší než týden, nebo AutoSTOCK jen vytvořil report (Demo režim, nebo vypnuté Zapisovat pravidla doobjednání), AutoPURCHASE místo toho použije pravidla doobjednání Vašeho ERP. Zatímco objednávky vytváří AutoPURCHASE, AutoSTOCK nastaví svá pravidla v Odoo tak, aby Odoo stejné produkty neobjednávalo samo.
Samostatně
Nemáte AutoSTOCK? Nevadí. AutoPURCHASE funguje samostatně a jako cílové stavy zásob použije pravidla doobjednání, která už udržujete ve svém ERP (min/max). V Odoo 14 a novějším nastavte tato pravidla na Spouštěč = Ruční (Manual), aby je objednával AutoPURCHASE místo plánovače Odoo; pravidla ponechaná na automatice zůstanou Odoo a jsou uvedena v reportu. Produkty prodávané na zakázku (make-to-order), s přímou dodávkou (dropship), sady a produkty bez trasy Nákup se přeskočí a vypíšou.
⚙️ Přehled nastavení dashboardu
Všechna nastavení najdete na BOTS4.me/bots → Ovládání → AutoPURCHASE. Pokud je nastavení mimo rozsah nebo je zamčené Vaší úrovní, AutoPURCHASE se bezpečně vrátí k výchozí hodnotě.
| Nastavení | Rozsah | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|---|
| Min. hodnota objednávky | 0 – 100 000 EUR | 50 EUR | Dodavatelé, jejichž souhrnná hodnota objednávky je pod touto hranicí, se v tomto běhu přeskočí — zabraňuje to drobným, neekonomickým objednávkám. Potřeba se jednoduše přenese do pozdějšího běhu, až naroste. |
| Max. strop pokrytí | 1 – 36 měsíců | 12 měsíců | Nikdy neobjednávat víc než tento počet měsíců průměrné poptávky na produkt — chrání Vás před překupováním pomaluobrátkových položek. |
| Zaokrouhlit na balení | zap / vyp | zap | Zaokrouhlí objednávaná množství nahoru na minimální objednací množství dodavatele z informací o dodavatelích ve Vašem ERP. Každý placený plán. |
| Seznam nikdy neobjednávat | kódy produktů | prázdné | Čárkou oddělené kódy produktů, které AutoPURCHASE nesmí nikdy objednat (např. vyřazené položky) — tvrdý blacklist. |
| Používat cíle z AutoSTOCK | zap / vyp | zap | Upřednostňuje čerstvé výsledky AutoSTOCK jako cílové stavy zásob. Když je vypnuto (nebo jsou výsledky zastaralé), použijí se pravidla doobjednávání z Vašeho ERP. |
| Vytvářet nákupní objednávky | zap / vyp | zap | Vytváří ve Vašem ERP návrhy nákupních objednávek (RFQ) seskupené podle dodavatele a přidává je do vlastního otevřeného návrhu AutoPURCHASE pro daného dodavatele. Když je vypnuto, AutoPURCHASE pouze e-mailem zašle návrh. Každý plán. |
| Automaticky potvrzovat objednávky | zap / vyp | vyp | Automaticky potvrzuje vytvořené nákupní objednávky, místo aby je nechal jako návrhy ke kontrole — ale jen pod Vašimi limity hodnoty na objednávku a na běh; větší objednávky zůstanou návrhy a report je označí. Odeslání RFQ dodavateli zůstává ve Vašem ERP. Úroveň Family a vyšší — zapínejte, jen když nastavení plně důvěřujete. |
| E-mailové reporty | po každém běhu / jen při vytvoření objednávek / týdenní souhrn | po každém běhu | Kdy se e-mailem posílá nákupní report s detaily objednávek podle dodavatelů. V Demo režimu se report posílá po každém běhu, i když není co objednat. Reporty vyžadující váš zásah se posílají vždy okamžitě. |
| Plán spouštění | každou hodinu / denně / týdně | denně | Jak často AutoPURCHASE kontroluje Vaše zásoby a vytváří objednávky. Všechny objednávky jdou do hlavního skladu Vaší připojené společnosti. |
🛡️ Zabudované bezpečnostní pojistky
AutoPURCHASE je navržen tak, aby ani špatně nakonfigurovaný běh nemohl zavalit Vaše dodavatele objednávkami:
📝 Standardně návrhy
Nákupní objednávky se vytvářejí jako návrhy RFQ — AutoPURCHASE nikdy nic neposílá dodavateli; RFQ odesíláte z Vašeho ERP vy. Automatické potvrzení existuje od úrovně Family, ale je standardně vypnuté a potvrzuje jen objednávky pod Vašimi limity hodnoty.
🔁 Jeden otevřený návrh na dodavatele
Spolupracují dva mechanismy: jeden návrh na dodavatele — pozdější běh přidá nové produkty do vlastního otevřeného návrhu AutoPURCHASE pro daného dodavatele, místo aby vytvořil druhou objednávku, a produkty, které už v něm jsou, přeskočí; a návrhy se počítají jako příchozí — již objednaná množství snižují vypočtenou potřebu. Návrhů vytvořených lidmi nebo Vaším ERP se nikdy nedotkne.
🏭 Respektovaná minima dodavatelů
Minimální objednací množství dodavatelů z Vašeho ERP se dodržují (se zapnutým Zaokrouhlit na balení) a dodavatelé pod Vaší minimální hodnotou objednávky se přeskočí, místo aby byli obtěžováni mikroobjednávkami.
📉 Strop krytí & blacklist
Maximální strop krytí zajišťuje, že se žádný produkt nikdy neobjedná nad rozumný počet měsíců poptávky, a seznam Never-order list Vám dává absolutní veto pro každý kód produktu.
🔍 Demo režim
- Pouze návrh — Demo režim provede plný výpočet potřeb a pošle e-mailem kompletní návrh nákupu, ale ve Vašem ERP nevytvoří žádné nákupní objednávky.
- Běží nejvýše zhruba jednou denně — bez ohledu na frekvenci plánovače se nový demo návrh účtuje nejvýše přibližně jednou za 24 hodin.
- Váš objem zpracování se i tak čerpá — účtovanou prací je návrh, takže demo běhy se počítají stejně jako ostré běhy.
- Standardně zapnutý — každé nové nastavení AutoPURCHASE začíná v Demo režimu. Vypnete jej v záložce Ovládání na BOTS4.me/bots, až budete připraveni na skutečné návrhy RFQ.
📊 Jak číst report s návrhem nákupu
Po každém běhu — nebo jen při vytvoření objednávek, nebo týdně, podle volby v E-mailových reportech — dostanete e-mailem nákupní report. Takto ho čtěte:
📋 Souhrnný blok
- Nastavení použitá v běhu (minimální hodnota objednávky, strop krytí, zaokrouhlování)
- Kolik dodavatelských objednávek bylo vytvořeno (nebo navrženo v Demo režimu), s celkovým počtem řádků a celkovou hodnotou v EUR
- Kteří dodavatelé byli přeskočeni kvůli nedosažení minimální hodnoty objednávky
- Produkty, které je třeba objednat, ale nemají nastaveného dodavatele ve Vašem ERP — opravte záznam dodavatele a zahrnou se do dalšího běhu
📄 Tabulka řádků objednávek
Jeden řádek na každou navrhovanou položku objednávky, seskupeno podle dodavatele, se zobrazením celého výpočtu:
- Cíl, Na skladě, Příchozí, Otevřené prodeje — každý vstup vzorce potřeby, takže si každé množství můžete ověřit sami
- Objednané množství — výsledné množství objednávky po zaokrouhlení a stropech
- Cena a hodnota — cena dodavatele a hodnota řádku v měně Vaší společnosti, takže peníze vidíte dřív, než potvrdíte
🆓 Co odemyká která úroveň
- Každý plán, včetně bezplatného měsíce Discovery: Vytvářet nákupní objednávky — návrhy RFQ se vytvářejí ve Vašem ERP, seskupené podle dodavatele — a Zaokrouhlit na balení.
- Úroveň Family a vyšší: odemyká Automaticky potvrzovat objednávky — objednávky pod Vašimi limity hodnoty se potvrdí automaticky, místo aby čekaly jako návrhy (standardně vypnuto).
- Úroveň Business a vyšší: odemyká Nákupní hold — pro otevřené objednávky zákazníků, které podržíte, se nenakupuje žádné zboží.
Aktuální plány a ceny najdete na produktové stránce AutoPURCHASE.
📦 Lepší společně s AutoSTOCK
AutoSTOCK vypočítá z Vaší skutečné historie prodejů, jaké by měly být Vaše stavy zásob; AutoPURCHASE tyto stavy promění v konkrétní objednávky dodavatelům. Naplánujte AutoSTOCK před AutoPURCHASE a celá smyčka doplňování zásob — analýza poptávky → cílové stavy zásob → návrhy nákupních objednávek — běží bez zásahu, přičemž finální objednávky potvrzujete ve svém ERP.
❓ Často kladené otázky
Report hlásí, že nebyly nalezeny žádné cílové stavy zásob. Co teď?
AutoPURCHASE potřebuje cíle, vůči kterým objednává. Buď nejprve spusťte AutoSTOCK (se zapnutým Use AutoSTOCK Targets), nebo nastavte pravidla doobjednávání (min/max) na svých produktech přímo ve svém ERP — AutoPURCHASE je automaticky použije, když výsledky AutoSTOCK chybí nebo jsou zastaralé.
Proč byl dodavatel v tomto běhu přeskočen?
Jeho souhrnná hodnota objednávky byla pod Vaším nastavením Min. order value (standardně 50 EUR). Je to záměr — drobné objednávky stojí na režii víc, než přinesou. Potřeba nezmizí; jakmile v pozdějším běhu překročí hranici, dodavatel své RFQ dostane.
Produkt, který je zjevně třeba objednat, v objednávkách chybí. Proč?
Nejčastěji nemá ve Vašem ERP nastaveného dodavatele — AutoPURCHASE seskupuje objednávky podle preferovaného dodavatele, takže produkt bez dodavatelského záznamu nelze zařadit do žádného RFQ. Takové produkty jsou v reportu uvedeny samostatně v části “produkty bez nastaveného dodavatele”; přidejte produktu ve svém ERP dodavatele a v dalším běhu se zahrne. Zkontrolujte také, zda není na Vašem seznamu Never-order list.
Může AutoPURCHASE objednat dvakrát, když běží dvakrát?
Ne. Pozdější běh přidá řádky do vlastního otevřeného návrhu AutoPURCHASE pro daného dodavatele, místo aby vytvořil druhou objednávku, produkty, které už v něm jsou, přeskočí a již objednaná množství se počítají jako příchozí zásoba. Opakované spuštění je vždy bezpečné.
Jak často AutoPURCHASE běží?
Každou hodinu, denně (výchozí) nebo týdně — volíte na kartě Ovládání na BOTS4.me/bots. V Demo režimu se nový účtovaný návrh vytvoří nejvýše zhruba jednou denně. Pokud vlastníte i AutoSTOCK, naplánujte jeho běh před AutoPURCHASE, aby cíle byly vždy čerstvé.
Opravdu Demo režim čerpá můj objem zpracování?
Ano. Plný výpočet potřeb a report s návrhem jsou účtovaná práce — v Demo režimu se přeskočí pouze zápis do ERP. Demo běhy jsou omezeny zhruba na jeden denně, takže testování zůstává dostupné.
Je Auto-Confirm bezpečné?
Je to silná funkce, a právě proto je standardně vypnutá, dostupná od úrovně Family a omezená limity hodnoty: objednávka nad limitem na objednávku nebo na běh se nikdy nepotvrdí — zůstane návrhem a report ji označí. Doporučený postup: spusťte v Demo režimu, pak několik týdnů s návrhy RFQ, a Automatické potvrzení zapněte, až když návrhy soustavně odpovídají tomu, co byste objednali i tak.
Potřebuji pomoc! Jak získám podporu?
Nejprve zkontrolujte logy zpracování na BOTS4.me/bots — každý běh zaznamená, co udělal a proč. Stále nevíte? Kontaktujte nás přes kontaktní stránku a pomůžeme Vám.
🔧 Řešení problémů
⚠️ V mém ERP se neobjevují žádné návrhy nákupních objednávek
Zkontrolujte tyto věci:
- Demo režim je vypnutý (záložka Ovládání na BOTS4.me/bots)
- Funkce Vytvářet nákupní objednávky je zapnutá (standardně je zapnutá)
- V Odoo 14 a novějším patří pravidlo doobjednání produktu AutoSTOCK, nebo je nastavené na Spouštěč = Ruční (Manual) — pravidla na automatice zůstávají Odoo
- V ERPNext je vypnutý Auto Material Request (automatický požadavek na materiál) — dokud je zapnutý, AutoPURCHASE jen navrhuje a report Vám to jednou denně připomene
- V Access Manageru je aplikaci AutoPURCHASE přiřazen ERP účet
- Existuje skutečná potřeba — pokud zásoba pokrývá cíle i otevřené prodeje, žádné objednávky se nevytvoří
- Zkontrolujte logy zpracování na dashboardu, zda neobsahují chyby
⚠️ Objednávaná množství vypadají příliš velká
Dolaďte tato nastavení a znovu zkontrolujte v Demo režimu:
- Snižte Max. cover cap — omezuje každý produkt na N měsíců poptávky
- Zkontrolujte samotné cílové stavy zásob — pokud pocházejí z AutoSTOCK, projděte jeho nastavení; pokud z pravidel ERP, projděte minima pravidel
- Round to packaging může zvýšit množství na minima dodavatele — zkontrolujte minimální množství dodavatele ve svém ERP
⚠️ Objednávky jdou nesprávnému dodavateli
AutoPURCHASE používá preferovaného dodavatele z Vašeho ERP:
- Otevřete produkt ve svém ERP a zkontrolujte pořadí jeho dodavatelských řádků — vyhrává preferovaný (první) dodavatel
- Opravte prioritu dodavatelů nebo odstraňte zastaralé dodavatelské záznamy
- Další běh zařadí produkt pod opraveného dodavatele