Ubah Pesanan dari Email menjadi Quote Xero Secara Otomatis

🎯 “Setiap Email Pesanan Menjadi Quote yang Saya Ketik Sendiri”

Grosir kecil, pemasok dagang, dan produsen pengguna Xero menggambarkan rutinitas yang sama. Pesanan masuk sebagai PDF atau spreadsheet, atau sebagai beberapa baris di email. Sebelum Xero bisa melakukan apa pun, seseorang harus menyusun quote: mencari kontak, menambahkan setiap item, mengetik kuantitas, menambahkan referensi pelanggan.

• Menyita waktu setiap hari: pesanan sepuluh baris berarti beberapa menit mengetik dengan teliti, dan pekerjaannya bertambah dengan setiap pelanggan baru.
• Kesalahan terbawa: kode item yang salah pada quote menjadi faktur yang salah begitu quote diterima.
• Pesanan dan permintaan harga tampak serupa: keduanya berakhir sebagai quote, dan mudah kehilangan jejak mana yang merupakan pesanan sungguhan.
• Quote yang terlambat kehilangan transaksi: permintaan harga yang dijawab besok sering kali jatuh ke pemasok yang menjawab hari ini.

🔍 Apa yang Biasanya Dicoba Dulu oleh Pengguna Xero

Menyalin quote sebelumnya

Xero memungkinkan Anda menyalin quote sebelumnya, yang membantu saat pelanggan memesan ulang barang yang sama. Itu tidak membantu untuk pesanan baru yang barisnya ada di lampiran PDF — baris itu tetap harus dibaca dan diketik.

Resep otomatisasi dan parser

Alat alur kerja dapat membuat quote dari data terstruktur, dan parser dokumen dapat menarik kolom dari tata letak yang dikenal. Di antara keduanya ada bagian tersulit: memahami tata letak yang tidak dikenal, mencocokkan kode item dan kontak Xero Anda, serta membedakan pesanan dari permintaan harga. Kami membahas celah itu di Parseur, Docparser, atau Nanonets vs Mail2ERP.

⚙️ Cara Kerja Mail2ERP dengan Xero

Draf quote untuk permintaan harga dan pesanan

• Permintaan harga menjadi draf quote.
• Pesanan pasti menjadi draf quote dengan judul Customer order dan catatan riwayat “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP tidak pernah menerimanya: Anda meninjaunya dan menandainya Accepted di Xero.

Apa yang masuk ke quote

• Kontak: alamat email pengirim harus milik kontak pelanggan di Xero atau salah satu orang kontaknya. Mail2ERP tidak pernah membuat kontak.
• Item: kode di email dicocokkan dengan Code item Xero Anda; item tanpa kode tidak dapat dicocokkan. Item Xero tidak membawa barcode, kode vendor, atau kode pelanggan, sehingga semua itu tidak digunakan. Mail2ERP tidak pernah membuat item.
• Harga dan pajak: setiap baris mengambil harga satuan jual item, dengan tarif pajak di setiap baris. Harga di email hanya digunakan jika item tidak memiliki harga jual. Daftar harga khusus pelanggan tidak tersedia melalui API Xero.
• Referensi: nomor PO pelanggan masuk ke kolom Reference pada quote.
• Catatan: pesan dari pelanggan menjadi ringkasan quote, yang dicetak pada quote. Teks email dan tanggal pengiriman yang diminta masuk ke catatan riwayat quote, yang bersifat internal. File asli dilampirkan ke quote.
• Alamat: quote Xero memakai alamat kontak.

Mengapa quote tetap berupa draf

Draf quote tidak dikirim ke siapa pun. Itu disengaja: pesanan dibaca oleh perangkat lunak, dan Anda sebaiknya melihatnya sebelum pelanggan Anda. Buka draf berjudul Customer order sekali atau dua kali sehari, periksa barisnya terhadap file asli yang terlampir, dan tandai quote itu Accepted. Permintaan harga juga tetap berupa draf, sehingga Anda dapat menyesuaikan harga atau menambahkan catatan sebelum mengirim quote ke pelanggan dari Xero.

Saat pelanggan memesan berdasarkan penawaran Anda

Dengan Deteksi RFQ aktif, balasan yang menyebut nomor quote Anda dan dengan jelas memesannya menandai quote itu sebagai pesanan pelanggan. Selama quote masih berstatus draf atau terkirim, perubahan kuantitas yang disebut pelanggan untuk baris tertentu diterapkan; jika tidak, seluruh quote dipesan dengan sebuah catatan. Quote yang sudah diterima dibekukan di Xero, sehingga Mail2ERP hanya menambahkan catatan riwayat padanya.

Email yang tidak jelas dan duplikat

Email yang tidak dapat diimpor — pengirim tak dikenal, kode tanpa item yang cocok — tetap di INBOX Anda, belum terbaca, dengan alasannya di log. Kuantitas yang tidak dapat dibaca dengan yakin akan dilewati, bukan ditebak, dan Anda diminta menambahkannya. Setiap quote dibuat dengan kunci idempotensi, dan proses yang terputus menemukan quote yang sudah dibuatnya alih-alih membuat quote kedua; salinan yang diteruskan dari pesanan yang sama hanya diimpor sekali.

🛠️ Pengaturan Langkah demi Langkah

• Langkah 1 — Mulai bulan Discovery gratis Anda: masuk di bots4.me/bots, klik Mulai bulan Discovery gratis pada kartu Mail2ERP dan setujui Ketentuan sekali saja. Tidak perlu kartu.
• Langkah 2 — Hubungkan kotak surat Anda: Pengaturan → Mail2ERP → Access Manager → Tambah Sumber. Gmail dan Microsoft 365 menggunakan Secure Quick Connect; penyedia lain mana pun terhubung melalui IMAP. Lihat Getting Connected. Atau teruskan pesanan ke mail2erp@bots4.me tanpa menghubungkan kotak surat.
• Langkah 3 — Hubungkan Xero: Tambah Tujuan → ubin Xero → Masuk dengan Xero. Xero menanyakan organisasi mana yang boleh digunakan BOTS4.me; pilih organisasinya lalu klik Allow access. Jika Anda menghubungkan lebih dari satu, pilih organisasi di kartu Xero. Tidak ada kata sandi atau kunci API yang disimpan.
• Langkah 4 — Periksa kode item Anda: pastikan item yang dipesan pelanggan memiliki Code di Xero yang cocok dengan yang mereka tulis.
• Langkah 5 — Jalankan dalam DEMO, lalu beralih ke LIVE: Mail2ERP mulai dalam Mode Demo dan mengirimi Anda email berisi quote yang akan dibuatnya. Setelah laporan terlihat benar, atur Mode ke LIVE di tab Kontrol.

🧭 Minggu Pertama Anda di Bulan Discovery

• Mode: DEMO membaca email dan data Xero Anda tanpa menulis apa pun; LIVE tersedia setelah email laporan DEMO pertama.
• Jam Operasional dan Akhir pekan: Mail2ERP berjalan di dalam jam ini, awalnya jam kerja hari kerja.
• Sakelar Discovery: sakelar dengan label Discovery termasuk dalam bulan gratis Anda dan awalnya nonaktif. Di Xero, yang berguna adalah Deteksi RFQ dan Pisahkan Eksternal; sakelar Smart Multi-Code Matching tidak memiliki kode untuk diolah di Xero.
• Pesanan uji: kirim email berisi dua atau tiga kode item dengan kuantitasnya dari alamat kontak pelanggan, lalu email kedua yang hanya menanyakan harga. Laporan DEMO menampilkan kedua quote; keputusannya juga ada di tab Log dan folder _Mail2ERP/LOGS.
• Ajari Mail2ERP: seret email ke _Mail2ERP/PENAWARAN atau _Mail2ERP/PESANAN untuk mencobanya lagi sebagai jenis itu, atau ke _Mail2ERP/LEWATI untuk melewati jenis email itu di masa mendatang.

🧾 Setelah Anda Menerima: Penagihan dengan AutoERP

Mail2ERP berhenti pada draf quote. Jika faktur harus menyusul dengan sendirinya, AutoERP di Xero hanya menangani penagihan: ia menagih setiap quote yang Anda tandai Accepted, setelah setiap item di dalamnya tersedia di stok, dan BOTS4.me mengirim faktur lewat email ke pelanggan Anda. Hanya quote yang diterima setelah proses LIVE pertama AutoERP yang ditagih. Xero tidak memiliki dokumen pengiriman maupun faktur uang muka di API-nya, sehingga tidak ada langkah pengiriman, dan pesanan yang membutuhkan uang muka tetap Anda tangani.

• Sehari-hari: email yang diimpor dipindahkan ke _Mail2ERP/DIPROSES; Anda memeriksa draf quote berjudul Customer order dan menerimanya.
• Batas API: Xero membatasi panggilan API per organisasi per menit dan per hari. BOTS4.me berbagi batas itu dengan aplikasi Xero Anda yang lain, melambat saat Xero memintanya, dan melanjutkan keesokan harinya ketika batas harian sudah terpakai.
• Platform: di-hosting di UE, dirancang untuk GDPR, 2FA, serta laporan, log, dan folder kotak surat dalam 31 bahasa.

📚 Bacaan Terkait

• Fitur dan paket: halaman produk Mail2ERP dan Panduan Mail2ERP.
• Menggunakan QuickBooks? Ubah Email Pesanan Pelanggan menjadi Estimasi QuickBooks Online.
• Butuh stok dan pesanan penjualan? Cara Mengimpor Pesanan Email ke Zoho Inventory dan Zoho Books.
• Membandingkan pilihan: Parseur, Docparser, atau Nanonets vs Mail2ERP.
• Coba dasbor terlebih dahulu: Demo langsung dasbor BOTS4.me.

🔗 Sumber dan Bacaan Lanjutan

Halaman resmi yang dirujuk dalam panduan ini. Tautan eksternal terbuka di tab baru.

• Xero — Quotes