AutoPURCHASE
Panduan Pengguna – Pembuatan Pesanan Pembelian Otomatis
🧠 Apa yang Sebenarnya Dilakukan AutoPURCHASE
Setiap kali dijalankan, sistem menjawab satu pertanyaan untuk setiap produk: berapa banyak yang perlu saya pesan hari ini? Jawabannya berasal dari satu formula yang transparan:
kebutuhan = (target stok + penjualan terbuka) − (tersedia + masuk)
📄 Cara Kerja AutoPURCHASE – Alur Visual
(AutoSTOCK atau Aturan ERP)
per Produk
Pemasok Pilihan
di ERP Anda
+ Laporan Dikirim via Email
Dalam Mode Demo, alur berhenti sebelum mencapai ERP Anda — Anda mendapatkan laporan proposal lengkap, tanpa pesanan pembelian yang dibuat.
🚀 Terhubung
- Instal aplikasi BOTS4.me Connect di Odoo Anda — konektor satu klik ini menghubungkan Odoo (13.0 → 19.0) dengan seluruh rangkaian BOTS4.me. Aplikasi ini akan memasukkan Anda dengan login email berbasis 2FA dan menyiapkan pengguna teknis agar AutoPURCHASE dapat membaca data stok, penjualan, dan pemasok serta membuat pesanan pembelian melalui API. Satu konektor, satu akun, semua aplikasi.
- Tetapkan akun ERP ke AutoPURCHASE — di Access Manager pada BOTS4.me/bots → Pengaturan → AutoPURCHASE, tetapkan akun ERP yang sudah terhubung ke aplikasi ini. AutoPURCHASE saat ini berjalan di Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 dan yang lebih baru), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero, dan SAP Business One.
- Mulai dalam Mode Demo — Mode Demo aktif secara default: perhitungan kebutuhan dan laporan proposal lengkap, tanpa perubahan apa pun di ERP Anda.
- Atur aturan pemesanan Anda — nilai pesanan minimum, batas cakupan, pembulatan ke kuantitas minimum pemasok, daftar larangan pemesanan, dan seberapa sering pemeriksaan dilakukan (per jam, harian, atau mingguan), semuanya di dasbor di /bots.
- Mulai live — nonaktifkan Mode Demo. Buat Pesanan Pembelian aktif secara default di setiap paket, sehingga draf RFQ mulai muncul di ERP Anda, dikelompokkan per pemasok.
💡 Pelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan pengguna teknis di Tingkat Akses.
🎯 Dari Mana Target Stok Berasal
Dengan AutoSTOCK
Jika Anda memiliki AutoSTOCK dan fitur Gunakan Target AutoSTOCK diaktifkan, AutoPURCHASE menggunakan target terbaru dari proses AutoSTOCK terakhir yang menulis aturannya ke ERP Anda — level stok berbasis permintaan yang dihitung dari riwayat penjualan nyata Anda. Jika hasil AutoSTOCK lebih lama dari seminggu, atau AutoSTOCK hanya membuat laporan (Mode Demo, atau Tulis Aturan Pemesanan Ulang nonaktif), AutoPURCHASE beralih ke aturan pemesanan ulang ERP Anda. Selama AutoPURCHASE membuat pesanan, AutoSTOCK mengatur aturannya di Odoo agar Odoo tidak memesan produk yang sama sendiri.
Mandiri
Tidak punya AutoSTOCK? Tidak masalah. AutoPURCHASE bekerja secara mandiri dengan menggunakan aturan pemesanan ulang yang sudah Anda kelola di ERP Anda sendiri (min/max) sebagai target stok. Di Odoo 14 dan yang lebih baru, atur aturan tersebut ke Trigger = Manual agar AutoPURCHASE yang memesannya, bukan penjadwal Odoo sendiri; aturan yang dibiarkan otomatis tetap ditangani Odoo dan dicantumkan dalam laporan. Produk yang dijual make-to-order, dropship, kit, dan produk tanpa rute Buy dilewati dan dicantumkan.
⚙️ Referensi Pengaturan Dasbor
Semua pengaturan tersedia di BOTS4.me/bots → Kontrol → AutoPURCHASE. Jika suatu pengaturan berada di luar rentang atau terkunci oleh tingkatan Anda, AutoPURCHASE akan dengan aman kembali ke nilai default.
| Pengaturan | Rentang | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|---|
| Nilai pesanan min. | 0 – 100,000 EUR | 50 EUR | Pemasok yang nilai pesanan gabungannya di bawah angka ini dilewati pada proses ini — menghindari pesanan kecil yang tidak ekonomis. Kebutuhan tersebut hanya dibawa ke proses berikutnya setelah bertambah besar. |
| Batas cakupan maks. | 1 – 36 bulan | 12 bulan | Jangan pernah memesan melebihi jumlah bulan permintaan rata-rata per produk ini — melindungi Anda dari pemesanan berlebih untuk produk yang perputarannya lambat. |
| Bulatkan ke kemasan | aktif / nonaktif | aktif | Membulatkan kuantitas pesanan ke atas hingga kuantitas pesanan minimum pemasok dari info pemasok di ERP Anda. Di setiap paket berbayar. |
| Daftar jangan-pernah-pesan | kode produk | kosong | Kode produk yang dipisahkan koma yang tidak boleh dipesan oleh AutoPURCHASE (misalnya barang yang sudah dihentikan) — daftar hitam mutlak. |
| Gunakan Target AutoSTOCK | aktif / nonaktif | aktif | Mengutamakan hasil AutoSTOCK terbaru sebagai target stok. Saat nonaktif (atau saat hasilnya sudah usang), aturan pemesanan ulang dari ERP Anda akan digunakan sebagai gantinya. |
| Buat Pesanan Pembelian | aktif / nonaktif | aktif | Membuat draf pesanan pembelian (RFQ) di ERP Anda yang dikelompokkan per pemasok, dengan menambahkan ke draf terbuka milik AutoPURCHASE untuk pemasok tersebut. Saat nonaktif, AutoPURCHASE hanya mengirim usulan via email. Di setiap paket. |
| Konfirmasi Pesanan Otomatis | aktif / nonaktif | nonaktif | Mengonfirmasi pesanan pembelian yang dibuat secara otomatis alih-alih membiarkannya sebagai draf untuk ditinjau — tetapi hanya di bawah batas nilai Anda per pesanan dan per proses; pesanan yang lebih besar tetap berupa draf dan ditandai dalam laporan. Pengiriman RFQ ke pemasok tetap dilakukan di ERP Anda. Tingkat Family ke atas — aktifkan hanya jika Anda benar-benar memercayai pengaturannya. |
| Laporan email | setelah setiap proses / hanya saat pesanan dibuat / ringkasan mingguan | setelah setiap proses | Kapan laporan pembelian dengan detail pesanan per pemasok dikirim via email. Dalam Mode Demo, laporan dikirim setelah setiap proses, juga saat tidak ada yang perlu dipesan. Laporan yang memerlukan tindakan selalu langsung dikirim. |
| Jadwal berjalan | per jam / harian / mingguan | harian | Seberapa sering AutoPURCHASE memeriksa stok Anda dan membuat pesanan. Semua pesanan ditujukan ke gudang utama perusahaan Anda yang terhubung. |
🛡️ Fitur Keamanan Bawaan
AutoPURCHASE dirancang agar bahkan proses yang salah konfigurasi pun tidak dapat membanjiri pemasok Anda dengan pesanan:
📝 Draf Secara Bawaan
Pesanan pembelian dibuat sebagai draf RFQ — AutoPURCHASE tidak pernah mengirim apa pun ke pemasok; Anda yang mengirim RFQ dari ERP Anda. Konfirmasi otomatis tersedia mulai tingkat Family, tetapi nonaktif secara default dan hanya mengonfirmasi pesanan di bawah batas nilai Anda.
🔁 Satu Draf Terbuka per Pemasok
Dua mekanisme bekerja bersama: satu draf per pemasok — proses berikutnya menambahkan produk baru ke draf terbuka milik AutoPURCHASE untuk pemasok tersebut alih-alih membuat pesanan kedua, dan produk yang sudah ada di dalamnya dilewati; serta draf dihitung sebagai barang masuk — kuantitas yang sudah dipesan mengurangi kebutuhan yang dihitung. Draf yang dibuat oleh orang atau oleh ERP Anda tidak pernah disentuh.
🏭 Minimum Order Vendor Dihormati
Kuantitas pesanan minimum pemasok dari ERP Anda dipatuhi (dengan Bulatkan ke kemasan aktif), dan pemasok di bawah nilai pesanan minimum Anda dilewati alih-alih direpotkan dengan pesanan mikro.
📉 Batas Cakupan & Daftar Hitam
Batas cakupan maksimum memastikan tidak ada produk yang pernah dipesan melebihi jumlah bulan permintaan yang wajar, dan daftar larangan-pesan memberi Anda hak veto mutlak per kode produk.
🔍 Mode Demo
- Hanya proposal — Mode Demo menjalankan perhitungan kebutuhan lengkap dan mengirimkan email proposal pembelian lengkap, tetapi tidak membuat pesanan pembelian apa pun di ERP Anda.
- Berjalan paling banyak sekitar satu kali sehari — terlepas dari jadwal penjadwal Anda, proposal demo baru ditagih paling banyak kira-kira satu kali setiap 24 jam.
- Kuota penggunaan Anda tetap terpakai — usulan itu sendiri adalah pekerjaan yang ditagih, sehingga proses demo dihitung sama seperti proses live.
- Aktif secara default — setiap konfigurasi AutoPURCHASE baru dimulai dalam Mode Demo. Matikan di tab Kontrol pada BOTS4.me/bots saat Anda siap untuk draf RFQ yang sesungguhnya.
📊 Membaca Laporan Proposal
Setelah setiap proses — atau hanya saat pesanan dibuat, atau mingguan, sesuai pilihan Anda di Laporan email — Anda menerima laporan pembelian via email. Berikut cara membacanya:
📋 Blok Ringkasan
- Pengaturan yang digunakan proses ini (nilai pesanan minimum, batas cakupan, pembulatan)
- Berapa banyak pesanan pemasok yang dibuat (atau diusulkan, dalam Mode Demo), dengan total baris dan total nilai EUR
- Pemasok mana saja yang dilewati karena berada di bawah nilai pesanan minimum
- Produk yang perlu dipesan tetapi tidak memiliki vendor yang dikonfigurasi di ERP Anda — perbaiki data vendor agar produk ini disertakan pada proses berikutnya
📄 Tabel Baris Pesanan
Satu baris untuk setiap baris pesanan yang diusulkan, dikelompokkan berdasarkan pemasok, menampilkan seluruh perhitungan:
- Target, Tersedia, Masuk, Penjualan terbuka — setiap masukan dari formula kebutuhan, sehingga Anda dapat memeriksa sendiri setiap kuantitasnya
- Kuantitas pesan — kuantitas pesanan akhir setelah pembulatan dan batas
- Harga dan nilai — harga pemasok dan nilai baris dalam mata uang perusahaan Anda, sehingga Anda melihat jumlah uangnya sebelum mengonfirmasi
🆓 Apa yang Dibuka di Setiap Tingkatan
- Setiap paket, termasuk bulan Discovery gratis: Buat Pesanan Pembelian — draf RFQ dibuat di ERP Anda, dikelompokkan per pemasok — dan Bulatkan ke kemasan.
- Tingkat Family ke atas: membuka Konfirmasi Pesanan Otomatis — pesanan di bawah batas nilai Anda dikonfirmasi secara otomatis alih-alih menunggu sebagai draf (nonaktif secara default).
- Tingkat Business ke atas: membuka Penahanan Pembelian — tidak ada stok yang dibeli untuk pesanan terbuka pelanggan yang Anda tahan.
Lihat paket dan harga terkini di halaman produk AutoPURCHASE.
📦 Lebih Baik Bersama AutoSTOCK
AutoSTOCK menghitung berapa seharusnya tingkat stok Anda dari riwayat penjualan nyata Anda; AutoPURCHASE mengubah tingkat tersebut menjadi pesanan pemasok yang konkret. Jadwalkan AutoSTOCK untuk berjalan sebelum AutoPURCHASE, dan seluruh siklus pengisian ulang stok — analisis permintaan → target stok → draf pesanan pembelian — berjalan tanpa perlu campur tangan, dengan Anda hanya mengonfirmasi pesanan akhir di ERP Anda.
❓ Pertanyaan yang Sering Diajukan
Laporan menyatakan tidak ada target stok yang ditemukan. Apa yang harus dilakukan?
AutoPURCHASE membutuhkan target sebagai acuan pemesanan. Jalankan AutoSTOCK terlebih dahulu (dengan Use AutoSTOCK Targets diaktifkan), atau atur aturan pemesanan ulang (min/maks) pada produk Anda langsung di ERP — AutoPURCHASE akan menggunakannya secara otomatis saat hasil AutoSTOCK tidak ada atau sudah usang.
Mengapa pemasok ini dilewati pada proses ini?
Nilai pesanan gabungannya berada di bawah pengaturan Min. order value Anda (50 EUR secara default). Ini memang disengaja — pesanan kecil menghabiskan lebih banyak biaya penanganan daripada nilainya. Kebutuhannya tidak hilang; setelah bertambah melebihi ambang batas pada proses berikutnya, pemasok akan menerima RFQ-nya.
Sebuah produk yang jelas-jelas perlu dipesan tidak muncul dalam pesanan. Mengapa?
Biasanya karena produk tersebut tidak memiliki vendor yang dikonfigurasi di ERP Anda — AutoPURCHASE mengelompokkan pesanan per pemasok pilihan, sehingga produk tanpa data pemasok tidak dapat dimasukkan ke RFQ mana pun. Produk semacam ini dicantumkan secara terpisah dalam laporan di bagian “produk tanpa vendor yang dikonfigurasi”; tambahkan vendor pada produk tersebut di ERP Anda dan produk itu akan disertakan pada proses berikutnya. Periksa juga apakah produk tersebut tidak ada dalam daftar larangan-pesan Anda.
Bisakah AutoPURCHASE memesan ganda jika dijalankan dua kali?
Tidak. Proses berikutnya menambahkan ke draf terbuka milik AutoPURCHASE untuk pemasok tersebut alih-alih membuat pesanan kedua, produk yang sudah ada di dalamnya dilewati, dan kuantitas yang sudah dipesan dihitung sebagai stok masuk. Menjalankan ulang selalu aman.
Seberapa sering AutoPURCHASE berjalan?
Per jam, harian (default), atau mingguan — Anda memilihnya di tab Kontrol di BOTS4.me/bots. Dalam Mode Demo, usulan baru yang ditagih dibuat paling banyak sekitar sekali per hari. Jika Anda juga memiliki AutoSTOCK, jadwalkan agar berjalan sebelum AutoPURCHASE sehingga targetnya selalu terbaru.
Apakah Mode Demo benar-benar memakai kuota penggunaan saya?
Ya. Perhitungan kebutuhan lengkap dan laporan proposal adalah pekerjaan yang dapat ditagih — dalam Mode Demo hanya penulisan ke ERP yang dilewati. Proses demo dibatasi sekitar satu kali sehari, sehingga pengujian tetap terjangkau.
Apakah Auto-Confirm aman?
Fitur ini kuat, dan justru karena itu nonaktif secara default, tersedia mulai tingkat Family, dan dibatasi oleh batas nilai: pesanan di atas batas per pesanan atau per proses tidak pernah dikonfirmasi — pesanan tetap berupa draf dan ditandai dalam laporan. Jalur yang disarankan: jalankan dalam Mode Demo, lalu dengan draf RFQ selama beberapa minggu, dan aktifkan Konfirmasi Otomatis hanya setelah draf secara konsisten sesuai dengan apa yang akan Anda pesan sendiri.
Saya butuh bantuan! Bagaimana cara mendapatkan dukungan?
Periksa dulu log pemrosesan di BOTS4.me/bots — setiap proses mencatat apa yang dilakukannya dan alasannya. Masih mengalami kendala? Hubungi kami melalui halaman kontak dan kami akan membantu.
🔧 Pemecahan Masalah
⚠️ Tidak ada draf pesanan pembelian yang muncul di ERP saya
Periksa hal-hal berikut:
- Mode Demo nonaktif (tab Kontrol di BOTS4.me/bots)
- Fitur Buat Pesanan Pembelian aktif (aktif secara default)
- Di Odoo 14 dan yang lebih baru, aturan pemesanan ulang produk adalah milik AutoSTOCK atau diatur ke Trigger = Manual — aturan yang otomatis diserahkan ke Odoo
- Di ERPNext, Auto Material Request nonaktif — selama fitur itu aktif, AutoPURCHASE hanya membuat usulan dan laporan mengingatkan Anda sekali sehari
- Akun ERP sudah ditetapkan ke AutoPURCHASE di Access Manager
- Memang ada kebutuhan riil — jika stok sudah mencukupi target dan penjualan terbuka, tidak ada pesanan yang dibuat
- Periksa log pemrosesan di dashboard untuk mencari kesalahan
⚠️ Kuantitas pesanan terlihat terlalu besar
Sesuaikan hal-hal berikut, lalu periksa kembali dalam Mode Demo:
- Turunkan Max. cover cap — pengaturan ini membatasi setiap produk hingga N bulan permintaan
- Periksa target stok itu sendiri — jika berasal dari AutoSTOCK, tinjau pengaturannya; jika berasal dari aturan ERP, tinjau nilai minimum aturan tersebut
- Round to packaging dapat menaikkan kuantitas hingga minimum vendor — periksa kuantitas minimum vendor di ERP Anda
⚠️ Pesanan pergi ke pemasok yang salah
AutoPURCHASE menggunakan vendor pilihan dari ERP Anda:
- Buka produk tersebut di ERP Anda dan periksa urutan baris vendornya — vendor pilihan (yang pertama) yang akan dipakai
- Perbaiki prioritas vendor atau hapus data vendor yang sudah usang
- Proses berikutnya akan mengelompokkan produk tersebut di bawah pemasok yang sudah diperbaiki